Online-Kollaboration via Aktenordner

Online-Kollaboration via Aktenordner

3. Juni 2012 - Trotz moderner Lösungen hakt es beim Thema Online-Kollaboration immer wieder. Die Basler Firma Usekit will das mit Hilfe unserer Gewohnheiten ändern.
Artikel erschienen in IT Magazine 2012/06
Online-Kollaboration und Wissensmanagement sind heisse Themen. Dutzende von Lösungen ringen um die Gunst der Unternehmen oder besser gesagt die Aufmerksamkeit derer Mitarbeiter. Genau hier liegt auch die Crux, denn die teuer erworbenen Systeme werden oft gar nicht oder zu wenig eingesetzt. Der Grund dafür liegt nicht selten in einer mangelhaften Benutzerfreundlichkeit. Genau hier setzt die Firma Usekit aus Basel mit ihrer Lösung Probindr an. «Wir haben uns gefragt, warum die Systeme nicht eingesetzt werden», so Sven Rizzotti, Mitgründer und CEO von Usekit. Die Antwort: Sie weichen zu weit von den Gewohnheiten der Offline-Welt ab. An vielen Orten werden Dokumente nach wie vor in Ordnern und Regalen abgelegt. Bei Usekit beschloss man, dieses Vorgehen einfach zu digitalisieren. Auf einer virtuellen Plattform steht ein Regal mit Ordnern. Die Ordner verfügen über Register und sind, wie gewohnt, an der Rückseite beschriftet. Darin lassen sich Dokumente und Dateien aller Art ablegen, die auch ohne Download einsehbar sind. Zeitgemäss lassen sich alle Inhalte mit beliebigen Dritten teilen. Die Zugriffsrechte können individuell auf Order- und Registerebene festgelegt werden. Ordner mit Änderungen werden durch einen roten Punkt auf dem Einband gekennzeichnet.
«Swiss Made Software»
Weitere Infos und alle Mitglieder auf einen Blick: www.swissmade-software.org
Jedes Regal fasst 36 Ordner, jeder Ordner bis zu neun Register. Die Einschränkung mag willkürlich erscheinen, soll aber dem User den Kopf frei machen für Wesentliches, meint Rizzotti: «Das sind Begrenzungen, die wir kennen und mit denen wir arbeiten können. Zu viele Einstellungsmöglichkeiten hemmen die Produktivität». Zurzeit gibt es Probindr als Standardlösung sowie für zwei gesonderte Anwendungsbereiche: Architektur und GL-Mitglieder. Beide Varianten wurden in Zusammenarbeit mit Unternehmen entwickelt. Letzteres, das Executive Reporting, versucht, den mit Sitzungen der Geschäftsleitung verbundenen Aufwand zu reduzieren. Anstatt wie bisher mit einer Zusammenfassung der letzten Sitzung in die nächste zu gehen und diese um neue Notizen anzureichern, erhält jedes Mitglied ein Tablet. So besteht immer Zugriff auf ältere Daten und die neuen Daten landen direkt im System und müssen nur kurz nachbearbeitet werden. Alle betroffenen Parteien können den Report dann direkt online einsehen. So schrumpft der administrative Aufwand um die Digitalisierung der Dokumente sowie den Versand der Mails. Bei einem Testkandidaten fielen so allein zwölf Arbeitstage im Jahr weg.
 
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Kommentare

Dienstag, 12. Juni 2012 Marie Hauser-Adee
Excellente Idee, viel Glück Usekit!!!

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