Content Surveyor 1.0: Wissensmanagement für den Desktop
Das Problem tritt früher oder später bei jedem PC-Anwender auf: Mit der Zeit "verschwinden" Dateien auch auf dem bestorganisierten Rechner irgendwo in den Tiefen des Dateisystems. Sie sind zwar noch vorhanden, aber man kennt weder ihren genauen Speicherort noch den Inhalt. Wird eine Information aus einer solchen Datei benötigt, gestaltet sich die Suche mit den Windows-Bordmitteln entsprechend langwierig und aufwendig.
Eine mögliche Lösung bietet die junge deutsche Software-Firma NeuroPower mit ihrem Produkt Content Surveyor 1.0. Das Tool bietet Wissens- und Dokumentenmanagement in zahlreichen Dateiformaten und über dreissig Sprachen.
Intuitive Bedienung mit Assistentenunterstützung
Nach der einfachen Installation von Content Surveyor startet ein Assistent, der den Anwender durch die ersten Tasks und die Konfiguration der ersten Bibliothek führt. Dabei werden zunächst die zu benützenden Sprachen definiert und anschliessend die sogenannten Quellen hinzugefügt.
Unter Quellen versteht das Programm beispielsweise Windows-Ordner, die lokal oder auf einem Server im Netzwerk lagern können. Weitere Quellentypen sind Mail-Systeme wie Outlook, Outlook Express und Netscape Messenger, ausserdem können ZIP- und RAR-Archive sowie Unix-Message-Boxes als Quelle genutzt werden. Das Hinzufügen oder Ausschliessen von Quellen zu einer Bibliothek ist sowohl per File-Browser als auch per Drag&Drop möglich.
Sind die Quellen bestimmt, werden deren Inhalte angezeigt, also die einzelnen Dateien oder Mails. Content Surveyor unterstützt neben den Office-Formaten DOC, XLS und PPT weitere Textformate wie TXT, RTF, WPD und WIR, ausserdem HTML und einige Varianten davon sowie PostScript-Dokumente (PS). Leider fehlt derzeit allerdings die Unterstützung für PDF.
In der Dateianzeige kann der Anwender auswählen, ob er alle Dokumente in einer Quelle indizieren will oder nur eine Auswahl davon. Dateien mit nicht unterstützten Formaten werden dabei schlicht ignoriert.
Schliesslich wird der Aktualisierungsmodus für die eben erstellte Bibliothek festgelegt. Zur Auswahl stehen dabei die manuelle und die automatische Aktualisierung mit Scheduler. Auf Wunsch lassen sich auch nur neu hinzugefügte oder veränderte Dokumente aktualisieren.
All diese Tasks, die sich beim Erstellen jeder Bibliothek wiederholen, werden von einem Wizard geführt; falsch machen kann man dabei nichts.