Smarte Helfer selbst gemacht

Smarte Helfer selbst gemacht

22. Oktober 2001 - Die neuen SmartTags in Office XP können im Alltag ein hervorragendes, zeitsparendes Hilfsmittel sein. InfoWeek zeigt, wie Sie die mitgelieferte Funktionalität erweitern.
Artikel erschienen in IT Magazine 2001/37

Eines der am stärksten beworbenen Features von Microsofts Office-Version XP sind die sogenannten SmartTags. Diese "intelligenten" Funktionen erkennen in Word-Dokumenten und in Excel-Tabellen Schlüsselwörter und bieten in einem Kontextmenü Optionen an, die im Zusammenhang mit diesen Schlüsseln von Bedeutung sein könnten.



Mit den mit Office gelieferten SmartTags erkennt Word beispielsweise einen Namen, zu dem es im Kontextmenü Links auf die Adresse, die E-Mail-Adresse oder auch eine Website anbietet. Die Daten dazu holt das Programm aus dem Personal Information Manager Outlook. Diese SmartTag-Gruppe nennen wir hier Informations-SmartTags.



Unspektakulärer, aber ebenfalls als SmartTag gelöst sind in Word Funktionen, die nach einem Copy&Paste-Vorgang verschiedene Formatierungsoptionen anbieten oder nach einer AutoKorrektur nachfragen, ob der Vorgang korrekt gewesen ist oder ob der Anwender künftig lieber darauf verzichtet. Diese zweite SmartTag-Gruppe wollen wir Funktions-SmartTags nennen.



Ähnlich bei Excel: Dieses ist (zumindest in der amerikanischen Version) in der Lage, einschlägige Börsenkürzel zu "verstehen" - im Kontextmenü erscheinen Links zur Firma, zu weiterführenden Informationen und zu den aktuellen Börsenkursen. Auch die Excel-SmartTags übernehmen profanere Aufgaben, indem sie etwa nach Fehlern in Formeln forschen oder das AutoAusfüllen von Zellen anbieten.



Mit den Informations-SmartTags eröffnen die Office-Anwendungen neue Wege, um auf Informationen zuzugreifen, die auf dem eigenen Computer, aber auch irgendwo im Internet gespeichert sind. Die wenigen in Office bereits integrierten Informations-SmartTags dienen dabei als Beispiel - ihre wahre Macht entfalten die intelligenten Helferlein aber erst, wenn man eigene Tags programmiert. Die Zahl der möglichen Einsatzbereiche tendiert nämlich gegen unendlich, nur die Phantasie (und allenfalls der erforderliche Entwicklungsaufwand) setzt Grenzen.



Die Korrektur-, Formatier- und weiteren funktionalen SmartTags sind übrigens sowohl in Word als auch in Excel automatisch aktiviert - sie lassen sich auch nicht ausschalten, weil sonst wesentliche Teile der neuen Funktionalität der Office-XP-Suite wegfallen würden.



Anders die Informations-SmartTags: Diese sind nach der Installation zunächst deaktiviert und müssen explizit eingeschaltet werden. Dazu öffnet man in Word wie in Excel über das Menü Extras die AutoKorrektur-Optionen und aktiviert im Register SmartTags die beiden Schaltkästchen Text mit SmartTags versehen und SmartTag-Aktionsschaltflächen anzeigen.


Einfache Programmierung per XML

Grundsätzlich lassen sich simple SmartTags, die etwa zu bestimmten Stichwörtern weiterführende Informationen aus dem Internet anbieten, auf einfachste Weise erstellen. Es genügt, eine entsprechende Liste als XML-Datei zu schreiben, die die Schlüsselwörter mit den zugehörigen Hyperlinks verknüpft.



Ein (zugegebenermassen sehr gesuchtes) Beispiel: Nehmen wir an, dass in einer Firma Mitarbeiter beschäftigt werden, die wenig Ahnung von PCs und deren Komponenten haben, die sich aber (beispielsweise in Rechnungen) ständig mit Fachbegriffen wie RAM, SCSI und ähnlichem herumschlagen müssen. Die Mitarbeiter wollen mit der Zeit wissen, was diese Abkürzungen bedeuten und wie die Technologien funktionieren. Als Chef dieser Firma, die Office XP einsetzt, hat man nun mehrere Möglichkeiten: Man kann sich selber schlau machen und den Angestellten die Technik erklären. Alternativ greift man auf externe Lehrer zurück. Oder man schreibt eine einfache SmartTag-Liste, die auftaucht, sobald die entsprechenden Abkürzungen geschrieben werden, und Links auf passende Informationsangebote im Internet bereithält.



Derartige XML-SmartTag-Listen lassen sich in jedem beliebigen Texteditor erstellen, beispielsweise mit dem Windows-Notepad. Wichtig ist allerdings zweierlei: Einerseits muss die Datei zwingend mit der Endung .xml versehen sein. Wurde sie mit dem Windows-Notepad erstellt, ist es deshalb manchmal nötig, nach dem Speichern die Dateiendung über den Windows-Explorer zu ändern. Andererseits müssen sämtliche Office-XP-Anwendungen geschlossen sein, wenn man die Datei in das SmartTag-Verzeichnis speichert oder verschiebt. Andernfalls ist das korrekte Funktionieren offenbar nicht gewährleistet.



Das eben angesprochene SmartTag-Verzeichnis findet sich unter ProgrammeGemeinsame DateienMicrosoft SharedSmart TagLists. Im allgemeinen befindet sich der Ordner auf der Systempartition (C:), selbst wenn Office auf einer anderen Partition installiert wurde.



Sobald man nun eines der Worte in der Liste von Zeile 8 in Word eintippt, wird es von einer violetten, gepunkteten Linie unterstrichen. Führt man die Maus darüber, erscheint die SmartTag-Aktionsschaltfläche, ein Klick darauf bringt das Kontextmenü hervor. Hier kann man nun die Links anklicken, worauf in einem Browserfenster die entsprechende Website angezeigt wird.



In Excel funktioniert das gleichermassen, allerdings wird das Wort nicht unterstrichen. Statt dessen macht ein kleines violettes Dreieck in der unteren rechten Zellenecke auf den SmartTag aufmerksam. Wichtig zu erwähnen ist noch, dass SmartTags in gewissen Fällen auf Gross- und Kleinschreibung achten: In unserem Beispiel ergeben RAM und ram zwar dasselbe, bei Namen dagegen werden Hans Müller und hans müller nicht gleich behandelt.



 
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