Eine Box fürs Dokumentenmanagement

Was nützt die tollste Lösung mit dem besten Datenhaltungskonzept, wenn bereits das Aufsetzen zum Spiessrutenlauf zwischen Betriebssystem, Rechner und Applikation verkommt? Mit diesem Argument propagiert die Archivista GmbH ihre DMS- und Archivierungslösung. Die Archivistabox wird in Form einer vorkonfigurierten, Linux-basierten Appliance samt Wartungs- und Supportvertrag ausgeliefert.

Die Hardware ist in verschiedenen Modellen zur Verarbeitung von maximal 200 bis 40’000 Seiten pro Tag erhältlich. Der Hersteller deckt damit sowohl kleinste Unternehmen als auch grosse Organisationen ab und belegt dies mit Referenzen vom Amt für Grundstückschätzungen des Kantons Schaffhausen bis zum Raumfahrtunternehmen EADS Astrium mit 12’000 Mitarbeitern. Bei grösseren Volumen lassen sich zwei Boxen in einer redundanten Konfiguration zusammenfassen, und auch die Kombination mehrerer Geräte zu einem Clus­ter mit separaten Scan- und Verarbeitungsstationen ist mit wenig Aufwand möglich.


Die Software umfasst neben den grundsätzlichen serverseitigen Funktionen und dem Web-Front-end auch Module für die Text-, Barcode- und Formularerkennung – und sie ist, mit Ausnahme der nur in der kommerziell vertriebenen Appliance-Variante enthaltenen Finereader-OCR-Engine, unter der GPLv2-Lizenz veröffentlicht. Wer dies bevorzugt, kann die Lösung also auch auf einem eigenen Server oder als virtualisierte Appliance implementieren


Für unseren Test haben wir die multiuserfähige Archivistabox «Säntis» gewählt, die auf Dokumentenvolumen bis 500 Seiten pro Tag ausgelegt ist. Das rund ein Kilo schwere Gerät kommt in einem stabilen Industrierechnergehäuse daher, das in etwa das Volumen eines externen DVD-Brenners einnimmt. Zum Einscannen von Papierdokumenten hat der Hersteller den Doppelseiten-Einzugsscanner Scansnap S510 von Fujitsu mitgeliefert – das System unterstützt eine breite Palette von SANE-konformen Scannern aller gängigen Anbieter.


Die getestete Software entspricht dem neuesten Stand 2008/XI: Der Hersteller bringt jährlich zwei grössere Updates im Frühling und Herbst, dazwischen werden Fehler mit Patches oder kompletten Bugfix-Images ausgebügelt. Und er reagiert schnell: Beim Testen hatten wir ein Problem bei der Eingabe bestimmter Buchstaben unter Webkit-basierten Browsern entdeckt und gemeldet. Innerhalb eines Tages war der Fehler, der offenbar auf einen Konflikt mit der verwendeten Ajax-Bi­bliothek zurückging, mit einem neuen Image behoben.