Printing-Strategien auf dem Vormarsch

Bis anhin herrschte bei der Beschaffung von Output-Geräten purer Wildwuchs. Im Zug des Kostendrucks gewinnen nach der Client-, Server- und Storage-Konsolidierung auch unternehmensweite Printing-Strategien an Gewicht.

Artikel erschienen in Swiss IT Magazine 2003/13

     

Noch nie wurde so viel gedruckt wie im "papierlosen Büro" - elektronisches Messaging und die Abwicklung praktisch aller Geschäftstransaktionen über IT-Systeme haben nicht etwa zu einem geringeren Druckvolumen geführt; der Papierverbrauch ist vielmehr explosionsartig gestiegen: Laut IDC-Studien stieg die Anzahl im Büroumfeld ausgedruckter Seiten weltweit allein zwischen 1997 und 2002 von fünfhundert Milliarden auf fast zweieinhalb Billionen.




Eine interessante Erkenntnis der IDC-Untersuchungen: Während immer mehr gedruckt wird, stagniert die Menge an Fotokopien seit einigen Jahren.


Drucken oder Kopieren?

Noch 1997 wurde mehr kopiert als gedruckt; seit 1998 liegen die Verhältnisse umgekehrt.
Ein Grund dafür ist die zunehmende Verschmelzung der ehedem getrennten Gerätekategorien: Es gibt kaum mehr einen modernen Kopierer, der nicht zumindest als Option mit einem Netzwerkanschluss ausgerüstet werden kann. Da druckt man schnell mal gleich fünf "Originale", statt einmal zu drucken und dann zu kopieren.



Auf der anderen Seite bieten viele Druckerhersteller zu ihren High-End-Laserprintern Scanner-Aufsätze an, mit denen der Drucker zu einem vollwertigen Kopierer wird - oft ist damit der Bedarf an Kopierleistung bereits gedeckt, und es muss kein dedizierter Fotokopierer mehr angeschafft werden.




IDC-Analyst Paul Withington sieht denn auch in den multifunktionalen Geräten (MFP) die eigentliche Output-Zukunft: "Multifunktionales Printing ist die Plattform, auf der Output-Lösungen realisiert werden sollten. Die Unternehmen befassen sich zunehmend mit dem Management und der Verteilung von Dokumenten, und MPF-Geräte bieten sich für diese Strategie als idealer Hub an." Kombigeräte sind also nicht bloss nette Nischenprodukte, sondern ein zunehmend wichtiges Marktsegment. Neben der Integration mehrerer Funktionen in einem letzten Endes weniger kapitalintensiven vereinigten Gerät benötigt ein MPF auch weniger Stellplatz und Energie als mehrere Geräte mit Einzelfunktionen.



Aus der Sicht der Druckerhersteller kommt, so IDC, dem Ersatz bestehender analoger Fotokopierer durch Multifunktionsdrucker besondere Bedeutung zu: "Hier ist eine grosse installierte Basis vorhanden, die es zu gewinnen gilt." Traditionelle Kopierer-Companies müssen sich also warm anziehen - das gilt aber auch umgekehrt: Immer mehr werden Drucker- und Kopiererhersteller um den gleichen Kuchen kämpfen. Ob Firmen wie Canon, Kyocera Mita oder Brother besonders gut dastehen, die heute schon beides anbieten, wird sich noch weisen. In die Bredouille geraten auf jeden Fall Hersteller, die nur reine Fotokopierer anbieten.




Schwarzweiss oder Farbe?

Im Privat- und SOHO-Bereich stellt sich die Frage schon fast nicht mehr: Hier kommen meist Tintenstrahler zum Einsatz, die es praktisch nur noch in der farbfähigen Variante gibt. Aber auch die Workgroup- und Abteilungsebene sieht sich immer mehr vor die Frage gestellt, ob statt eines zentralen Monochromlasers und einigen Farb-Inkjets nicht lieber von Anfang an ein farbfähiger Seitendrucker angeschafft werden soll: Die Preise für Laser- und LED-Drucker mit Color-Unterstützung fallen seit Monaten geradezu sturzartig.



"Zwar sehen viele Schweizer Unternehmen Farbe noch immer nicht so gern", führt Printing- und Imaging-Manager Arnold Marty von HP Schweiz aus, "die Geräte waren historisch ja sehr teuer. Das hat sich in den letzten Monaten relativiert, was wir auch an unseren Verkaufszahlen sehen - im Color-Bereich haben wir im letzten halben Jahr Wachstumszahlen von über 40 Prozent aufs Jahr gerechnet; früher waren es jeweils unter 20."




Dies entspricht den IDC-Zahlen für den gesamten Schweizer Druckermarkt: Während der Monochrom-Druckermarkt mit der Ausnahme von Lexmark (plus 4 Prozent) im letzten Jahr um 9 Prozent schrumpfte, wuchs der Color-Page-Printer-Markt im selben Zeitraum um 40 Prozent; dominant war HP mit 44 Prozent Marktanteil.



Im Schwarzweiss-Segment brachen insbesondere die Verkäufe von Entry-Level-Geräten mit unter 14 Seiten pro Minute zusammen: IDC erkennt einen klaren Trend hin zu höherwertigen Systemen, laut Withington konnten die Office-relevanten Segmente auch hier durchwegs zulegen.




Farbeinsatz nach Business-Kriterien

Wie in allen IT-Bereichen sollten, so Marty, auch beim Printerkauf die Business-Aspekte im Vordergrund stehen. Die Entscheidung ob Monochrom oder Farbe fällt idealerweise stets nach dem geschäftlichen Sinn und Zweck: "Bei HP halten wir es generell so: Wo Dokumente zum Kunden herausgehen, sollte man versuchen, Farbe einzusetzen. Vierfarbige Dokumente - ob Produktunterlagen, Präsentationen oder Rechnungen - machen halt schon einen anderen Eindruck." Für viele interne Dokumente wie die Monatsreports im Lager und Rechnungswesen genüge ein Schwarzweissdrucker aber absolut.



"Ein Schwarzweissdruck wird immer billiger sein als ein Farbdruck." Auch wenn der schwarze Toner im Farblaser nicht mehr kostet als im Monochromgerät, bringt der Farblaser mit seinen vier Toner-Cartridges ein grundsätzlich anderes Kostenmodell mit sich - irgendwann muss man auch bei sparsamer Ausgabe farbiger Seiten die Kassetten wechseln, die dazu am Lager vorhanden sein oder nachbestellt werden müssen - kurz: Das Farbgerät bringt mehr Management- und Unterhaltsarbeit mit sich. Auf der anderen Seite braucht ein Farblaser klar weniger verschiedenes Verbrauchsmaterial als die Kombination eines Monochromlasers mit einem Farb-Inkjet, und das Handling ist einfacher.





Der Desktop-Drucker hat ausgedient

Der billigste Inkjet-Drucker von HP kostet bei Interdiscount derzeit etwa 70 Franken, für wenig mehr gibt es ein Epson-Modell. Kleine Schwarzweisslaser sind ab 250 Franken zu haben - preislich äusserst attraktive Angebote, die ähnlich bei allen Händlern erhältlich sind.



Aber aufgepasst: Diese Geräte eignen sich wirklich nur für den Einsatz am einzelnen Arbeitsplatz; sie sind nur über externe Printserver netzwerkfähig, die ein Mehrfaches des Druckerpreises kosten.




Neben der mangelnden Netzwerkeignung spricht ein weiterer Punkt gegen den Einsatz von Arbeitsplatzdruckern im Unternehmen: Mit jedem Gerät fällt eine zusätzliche Quelle von Wartungs- und Supportbedarf an. Noch schlimmer wird es, wenn die Abteilungen die Modellwahl individuell treffen - dann kommt mit jedem Gerät eine neue Art von Tinte oder Toner ins Spiel, und Kosten wie auch Logistikaufwand geraten vollends ausser Kontrolle.



Arbeitsplatzdrucker sind generell für kleine Druckvolumen ausgelegt: Meist ist von maximal 10'000 Seiten pro Monat die Rede. Das klingt nach viel, erweist sich aber nach kurzer Rechnung nur für den einzelnen Mitarbeiter als genügend. Wird ein Drucker von 10 Personen genutzt, die im Durchschnitt pro Stunde je 20 Seiten drucken, beträgt das monatliche Druckvolumen 32'000 Seiten und liegt damit schon im Bereich der gängigen Workgroup-Printer. Ein weiterer Punkt, der gegen Desktop-Printer spricht: das Papierhandling. Während jeder Workgroup-Laser mit mehreren Papierzufuhren ausgerüstet werden kann und, teils optional, meist auch den automatischen Duplexdruck beherrscht, sucht man solche Funktionalität bei Arbeitsplatzdruckern vergeblich.



"Unsere Überzeugung ist klar: Einzelplatzdrucker, die nur für eine Person da sind, sollten im Unternehmen so wenig wie möglich zum Einsatz kommen", meint Arnold Marty. Als Ausnahme lässt der Output-Spezialist von HP vor allem Bereiche mit sensitiven Daten zu, die nicht von jedermann eingesehen werden sollten. Bei einem Personalverantwortlichen zum Beispiel mache ein Einzelplatzdrucker Sinn, bei Spezialanwendungen wie SAP-Applikationen, die nach bestimmten Druckerprotokollen verlangen, im CAD-Büro oder auch "beim Geschäftsführer, der gerne seinen persönlichen Drucker hat - schliesslich stehen hinter dem Business immer noch Menschen".




Noch selten, aber dringend nötig

Hat das Durchschnittsunternehmen überhaupt eine Printing-Strategie? Im allgemeinen nicht, wie Branchenkenner Marty aus über zehnjähriger Erfahrung weiss: Die wenigsten Kunden haben sich in der Vergangenheit auf Chefebene um den Druckerpark gekümmert.



Erst in den letzten paar Monaten hält im Management die Erkenntnis Einzug, dass sich nicht nur mit der Konsolidierung der "eigentlichen IT" - sprich: Server, Clients und Storage -, sondern auch durch Vereinheitlichung des bisher stiefmütterlich behandelten Output-Geräteparks bares Geld sparen lässt.




Unsere Fallstudie, die Verschmelzung von Compaq und HP (siehe separater Artikel), ist sicherlich ein Extrembeispiel, weil gerade bei HP als Druckerhersteller besonders viele verschiedene Modelle im Einsatz waren. Im Prinzip besteht aber in allen Unternehmen, die mehr als ein paar Geräte nutzen, ein beträchtliches Optimierungspotential. Der Zeitpunkt für eine Output-Konsolidierung ist jetzt besonders günstig:




• Vielerorts sind ziemlich alte Geräte in Betrieb, die immer fehleranfälliger werden und sowieso in Kürze ersetzt werden müssen.




• Erst seit kurzem bieten multifunktionale Systeme eine echte Alternative zur bisher getrennten Drucker- und Kopiererflotte: Die Drucker erreichen Geschwindigkeiten, die auch das Kopieren attraktiv machen; die Kopierer warten immer mehr mit Netzwerkanschluss auf.




• Das wichtigste Kapital des Unternehmens, der Mitarbeiter, ist teuer. Jede Minute, die mit der Bedienung und Wartung einer unübersichtlichen Druckerflotte anfällt, ist im Grunde verschwendet. Wenn sich die Modellvielfalt von mehreren Dutzend auf einige wenige unterschiedliche Geräte verkleinert, reduziert sich auch das benötigte Know-how enorm.




• Analoges gilt für das Verbrauchsmaterial: Wenige standardisierte Tonervarianten kommen in der Lagerhaltung und im Handling bedeutend billiger zu stehen.


Wer kümmert sich um die Output-Flotte?

Verschiedene Druckerhersteller, einige spezialisierte Unternehmen wie die Thuner Alteco AG, aber auch typische Outsourcing-Anbieter wie EDS bieten die Betreuung der Output-Infrastruktur als Dienstleistung an. Die Service-Palette reicht von handelsüblichen Wartungsverträgen, die in erster Linie im Fehlerfall zum Zug kommen, über das komplette Output-Gerätemanagement inklusive Lagerhaltung und Auffüllen von Toner und Tinte bis zum voll fremdfinanzierten Druckerpark.



Da kaum zwei Firmen identische Output-Bedürfnisse haben, ist das Printer-Outsourcing im allgemeinen Sache individueller Verträge. Dennoch fassen verschiedene Hersteller ihre Output-orientierten Dienstleistungen in standardisierten Paketen zusammen. Ein Beispiel ist "PrintAdvantage" von HP, das Marty für Unternehmen mit einer Flotte ab etwa zehn bis zwanzig Druckern empfiehlt. Das Programm wird seit dem HP-Compaq-Merger angeboten; bisher verzeichnet HP in der Schweiz rund ein Dutzend laufende Verträge. Zu den Kunden gehören beispiesweise die Tobler IT, die Derendinger und die allgemeine Gewerbeschule Basel.




PrintAdvantage umfasst auch die Finanzierung: Die Geräte werden nicht gekauft, sondern von HP geleast. Als Einstiegsschwelle gilt eine Erstbestellung im umgerechneten Kaufwert von 25'000 Euro. Für Wartung und Betreuung sind zertifizierte HP-Händler zuständig; den gesamten Vertrag schliesst der Kunde jedoch mit HP selbst ab.



Die Überwachung der Druckerfunktionen geschieht übers Internet: Beim Kunden ist eine Printmonitoring-Software installiert, die im Normalbetrieb täglich ein E-Mail zuhanden einer Datenbank auf HP-Seite generiert. Das Verbrauchsmaterial wird je nach dem so ermittelten Bedarf automatisch nachgeliefert; der Kunde erhält zudem Web-basierte Verbrauchsstatistiken. Im Fehlerfall garantiert der Vertrag eine Reaktionszeit von vier Stunden oder wahlweise Next-Day-Service.



Die Kostenvorteile schildert die HP-Broschüre wie folgt: Bei einem gekauften Drucker koste eine Seite zwischen 5 und 6 US-Cents; mit einem verbrauchsbasierten Vertrag - die PrintAdvantage-Kosten richten sich nach dem Druckvolumen - verringere sich der Seitenpreis bis hinab zu 2,5 Cents. Ein Charakteristikum von PrintAdvantage: Der Service umfasst ausschliesslich HP-eigene Hardware.



Anders positioniert sich Canon. Das Serviceprogramm "Total Printer Maintenance" (TPM) kümmert sich ausdrücklich auch um Geräte anderer Marken. Im Zentrum steht dabei der Service analog zu den branchenüblichen Wartungsverträgen - Canon führt als Argument "über 200 kompetente Servicetechniker" in der ganzen Schweiz an. Je nach Abmachung umfasst TPM aber auch Optimierung des Druckerparks, Verwaltung und Outsourcing inklusive Finanzierung.



Andere Hersteller operieren ähnlich. So sieht sich etwa Lexmark immer weniger als reiner Druckerhersteller und bietet sich als Generalunternehmer fürs Output-Wesen an; Xerox offeriert Output-Management unter dem Dach seiner "Global Services". Auffallend an diesem Trend: Outsourcing-Geschäftsmodelle waren aufgrund der für den Ankauf prohibitiv hohen Gerätepreise im Bereich der Kopierer schon immer Usus; in den heutigen IT-Sparzeiten wird der Ansatz nun in vielen Firmen für die gesamte Output-Infrastruktur attraktiv.




Fallstudie: "Das Thema Printing ist bei mir vom Tisch"

Seit Ende 2001 braucht sich Franz Buffon, der CIO des Kantonsspitals Basel, nicht mehr um Druckerprobleme zu kümmern: Ein vor Ort stationierter HP-Mitarbeiter erledigt die gesamte Bewirtschaftung der Output-Geräte in allen Kliniken und Abteilungen des weit verzweigten Universitätsspitals vom Auffüllen des Verbrauchsmaterials über die Behandlung von Enduser-Problemen bis zur Organisation von Reparaturen - InfoWeek berichtete.



Bevor HP als Outsourcing-Partner den Betrieb der Output-Flotte übernehmen konnte, mussten der Ist-Zustand analysiert und die zahlreichen veralteten Geräte durch eine moderne, einheitliche Flotte ersetzt werden. Nur so war die Vorabe des Kantonsspitals einzuhalten: Ohne finanziellen Mehraufwand sollten erstens 25 Prozent der Drucker, Fax- und Kopiergeräte eingespart, zweitens Volumen und Qualität der Ausdrucke beibehalten und damit die Zufriedenheit der Mitarbeiter garantiert und drittens die Supportdienste des Hauses vollständig von Printing-orientierten Problemen entlastet werden. Das Resultat der Umstellung: Nur noch rund 1000 statt über 1600 Geräte von fünf statt vormals vierzig Herstellern, ein topaktueller Gerätepark statt über zehnjährige Printer-Dinosaurier, kein hauseigenes Lager mit teils veraltetem Verbrauchsmaterial mehr.




Laut Buffon hat es sich vollumfänglich gelohnt, das Printing in die Hände eines externen Dienstleisters zu legen: "Printing als Thema ist bei mir vom Tisch - ich kann mich jetzt wieder um meine eigentlichen Aufgaben kümmern. Vorher ging es bei einem guten Teil der Supportanfragen ums Output-Wesen - und Sie wissen ja: Probleme landen immer beim Chef."



Konkrete Zahlen zu Einsparungen kann Buffon nicht nennen; das "Nullsummenspiel" als Hauptanliegen von Buffon wird durch das Outsourcing-Abkommen mit HP jedoch auf jeden Fall erfüllt: Die früher drei unterschiedlichen Output-orientierten Budgetposten Investition, Verbrauchsmaterial und Support sind nun kostenneutral zu einem einzigen, gut kontrollierbaren Gesamtbetrag zusammengefasst. Das Fazit für den CIO: "Ich würde es wieder so machen und kann es jedem nur empfehlen."




Günstiger drucken in sieben Schritten

Ob Sie Ihren Druckerpark in Eigenregie oder durch einen Outsourcing-Dienstleister betreiben - Sie sollten bei Ihrem Output-Konzept in jedem Fall auf die folgenden Aspekte achten:



1. Bestandesaufnahme

Wissen Sie überhaupt, wo welche Drucker, Faxgeräte und Kopierer im Unternehmen installiert sind? Ein
exaktes Inventar ist unabdingbare Grundlage für alle Optimierungen.



2. Weg mit den Einzelplatzdruckern

Ausser für Spezialanwendungen (Ausdruck sensitiver Daten direkt am Schreibtisch, besondere Anforderungen an Formate, Farben usw.) sollten ausschliesslich netzwerkfähige Printer zum Einsatz kommen.



3. Weg mit den Dinosauriern

Unterhalt und Verbrauchsmaterial für ältere Geräte kommen oft teurer zu stehen als der Ersatz durch ein Neugerät.



4. Weniger ist oft mehr

Wägen Sie bei der Neukonzeption der Output-Flotte sorgfältig zwischen der benötigten Anzahl Geräte (möglichst wenige) und der Mitarbeiterproduktivität ab (möglichst kurze Wege zwischen Arbeitsplatz und Output-Gerät).



5. Vereinheitlichung

Beschränken Sie die Modellvielfalt auf wenige unterschiedliche Gerätevarianten. Damit verringert sich der Know-how-Bedarf für Bedienung, Wartung und Support, und das Handling des Verbrauchsmaterials vereinfacht sich dramatisch.



6. Multifunktionalität

Setzen Sie wo immer möglich multifunktionale Geräte ein, oder ergänzen Sie zum Beispiel Drucker mit einer Kopierer/Scanner-Option. Bei jeder Zusammenfassung voher getrennter Funktionen fällt der Platz-, Strom- und Wartungsbedarf für mindestens ein Gerät weg. Achtung: Auch hier gilt Punkt 2; die gängigen Desktop-Multifunktionsgeräte eignen sich nur für den Privat- und SOHO-Bereich.



7. Zentrales Management

Nutzen Sie wo immer möglich die integrierten Management-Features moderner Netzwerkdrucker. Die Abfrage des Druckerstatus übers Web oder automatisch generierte E-Mails an den Administrator bei schwindendem Tonervorrat vereinfachen den Betrieb erheblich.



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