Vom richtigen Umgang mit der digitalen Post

You need e-mail data management more than you think - so bewirbt Storagetek seine Mail-Archivierungslösung in einem White Paper. Tatsächlich hat sich die elektronische Post zum eigentlichen Renner entwickelt: Über E-Mail teilt man sich nicht mehr bloss den Termin für den nächsten Firmenapero mit, sondern auch geschäftsrelevante Informationen von der Produktanfrage über die Bestellung bis hin zum Vertrag.

Gemäss einer IDC-Studie finden sich heute 60 Prozent der geschäftskritischen Informationen in Messaging-Systemen; 1999 waren es noch 33 Prozent. Pricewaterhouse Coopers berichtet, dass der E-Mail-Verkehr eines Unternehmens rund die Hälfte der Informationen enthält, die bei allfälligen Rechtsstreitigkeiten relevant werden - das wohl bekannteste Beispiel dafür sind die Mails, mit denen Bill Gates seine Mitarbeiter angeblich zu unfreundlichen Geschäftspraktiken angehalten hat.

Ähnliche Verhältnisse bringt eine von Legato gesponserte Umfrage von Osterman Research bei IT-Verantwortlichen in den USA an den Tag. Hier gaben 79 Prozent der Befragten an, E-Mail für wichtige Geschäftsabläufe wie die Aufzeichnung von Freigaben und Transaktionen zu nutzen.

Die Osterman-Studie zeigt zudem erhebliche Probleme mit der E-Mail-Flut auf: So haben 35 Prozent der Befragten schon E-Mails wegen technischer Fehler oder Viren verloren; bei der Hälfte der Unternehmen gab es deshalb Betriebsunterbrüche und finanzielle Einbussen. Rund ein Viertel der Umfrageteilnehmer mussten deswegen sogar Auseinandersetzungen mit Kunden oder Lieferanten in Kauf nehmen.