Optimierte Prozesse – vierfache Effizienz

Optimierte Prozesse – vierfache Effizienz

14. Juli 2009 - Roman Probst gründete 2005 das Übersetzungsbüro Translation-Probst. Mittels einer selbstentwickelten Online-Lösung steigerte er die Effizienz und gewann viele Preise.
Artikel erschienen in IT Magazine 2009/08

Schön für einen Jungunternehmer, wenn er sich vor Aufträgen kaum retten kann. Blöd nur, wenn das Geschäftsmodell zwar gut, aber zu wenig skalierbar ist, um das Wachstumspotential auch auszuschöpfen. Roman Probst kennt dieses Problem. 2005 gründete er das Übersetzungsbüro Translation-Probst. Die Idee: Der Kunde lädt seinen Text zum Übersetzen auf der Homepage hoch, wählt die Lieferfrist und Zielsprachen und erhält die Offerte für die Übersetzung gleich online. Damit hatte Probst offenbar eine Marktlücke entdeckt.


«Dank strikter Qualitätssicherung wuchs das Auftragsvolumen sehr schnell», so Probst. Bald stiess das junge Unternehmen an seine Kapazitätsgrenzen, denn die gesamte Auftragsabwicklung wurde manuell erledigt: Für jeden Auftrag war der geeignete Übersetzer anhand von Listen zu selektieren. Der Versand der übersetzten Texte sowie der Rechnungen wurde einzeln durchgeführt. «Das war ein riesiger Aufwand, und jeweils Ende Monat eine wirkliche Herausforderung», erinnert sich Probst. Der starke Zuwachs an Aufträgen führte dazu, dass der aktuelle Stand der Arbeiten nur mit viel Arbeit zu überblicken war.

Weitere Probleme entstanden durch die ständige Zunahme an verfügbaren Sprachen: Zunächst übersetzte Translation Probst vor allem in den Sprachen Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch, auf Wunsch eines Grosskunden kamen bald weitere Sprachen hinzu. Das Netz der für die Agentur arbeitenden Übersetzer wuchs und mit ihm die Überlastung. «Ich hatte die Wahl, zusätzliches Personal zu engagieren oder die Arbeitsprozesse zu automatisieren», erinnert sich Probst.



Keine Standardlösung

Eine neue Software musste her. Es ergab sich eine Lösung in Zusammenarbeit mit den beiden IT-Dienstleistern Comsulting und Zynex – Unternehmen, die auf diese Aufgabenstellung spezialisiert sind. Schnell war klar, dass die speziellen Anforderungen einer Übersetzungsagentur nicht mit einem Standardprodukt erfüllt werden können, sondern einer Neuentwicklung bedürfen. «Der Entscheid war nicht ganz einfach», sagt Probst. Er hatte keine potenten Investoren in der Hinterhand, sondern musste den bisher erarbeiteten Gewinn reinvestieren. Zu Beginn waren es zwischen 15’000 und 20’000 Franken. Mittlerweile hat ihn die Software über 100’000 Franken gekostet. «Eine riesige Summe für ein junges Unternehmen», so Probst. «Wenn man Tag und Nacht für den Aufbau seiner Firma arbeitet und dann endlich Geld verdient, ist man schon versucht, sich etwas Schönes zu gönnen, anstatt das Geld wieder ins Unternehmen zu stecken.»

 
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