BPM befreit das Freizügigkeitskonto

BPM befreit das Freizügigkeitskonto

12. Juni 2009 - Die Stiftung Auffangeinrichtung BVG verwaltet die Freizügigkeitskonten mit einer BPM-basierten Lösung, entwickelt in Rekordzeit und mit messbaren Erfolgen.
Artikel erschienen in IT Magazine 2009/07

Die Stiftung Auffangeinrichtung BVG ist in vier Geschäftsfeldern rund um die berufliche Vorsorge tätig: Sie fungiert einerseits als Vorsorgeeinrichtung gemäss dem Gesetz für die berufliche Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenvorsorge (BVG) und ist in der Arbeitslosenversicherung und der Wiederanschlusskontrolle aktiv. Auf der anderen Seite führt und verwaltet die Auffangeinrichtung rund 630’000 Freizügigkeitskonten – und ist damit in diesem Bereich mit Abstand die grösste Organisation der Schweiz, gefolgt von der UBS und der CS. Rechtlich gesehen arbeitet die Auffangeinrichtung als Stiftung, getragen vom Bund, den Arbeitgeberverbänden und den Arbeitnehmerorganisationen.


Insourcing stösst BPM-Projekt an

Bis 2008 wurden die Geschäfte der Auffangeinrichtung im Mandatsverhältnis durch Partner erledigt. Für die Vorsorge und die Freizügigkeitskonten war die Versicherungsgesellschaft Swiss Life zuständig. Aus verschiedenen Gründen entschloss sich die Stiftung nach einer Neuausschreibung im Jahr 2007, die Geschäfte künftig nicht mehr mit externen Partnern, sondern im eigenen Haus abzuwickeln. Vor allem für die Verwaltung der Freizügigkeitskonten war unter diesen Voraussetzungen ein neues IT-System unabdingbar.


Die Leitung des ambitiösen Projekts – der Zeitrahmen für die Umsetzung war auf neun Monate festgesetzt – übernahm Max Meili, der 2008 zur Geschäftsleitung der Auffangstiftung stiess. Mit dem Projekt verfolgte die Auffangeinrichtung zwei Ziele: Die Effizienz der Verwaltungsabläufe sollte gesteigert und gleichzeitig die Qualität der Dienstleistung verbessert werden.

«Effizienzsteigerung und Qualitätsverbesserung stehen sich eigentlich diametral entgegen», stellt Meili fest. «Wir wollen das Geschäft mit möglichst geringen Verwaltungskosten betreiben – das Geld, mit dem wir arbeiten, gehört ja schliesslich den Versicherten.» Den Mitarbeiterstab kann die Auffangstiftung aus diesem Grund nicht beliebig ausdehnen, auch wenn dies die naheliegendste Massnahme zur Qualitätsverbesserung wäre.


Für Max Meili, der sich seit Jahren in verschiedenen Positionen mit den Themen Workflow- und Business-Prozess-Management auseinandersetzt, ist es klar: «Mit herkömmlichen Verwaltungsapplikationen lassen sich die beiden Ziele Effizienzsteigerung und Qualitätsverbesserung nicht unter einen Hut bringen.» Meili hatte bei der Schweizerischen Kreditanstalt bereits 1995 ein erstes Prozessmanagementsystem in Betrieb genommen. «Schon damals erkannte ich, dass BPM der richtige Weg ist.»


Für das neue System zur Verwaltung der Freizügigkeitskonti galt dementsprechend von Anfang an eine Maxime: Jede Tätigkeit in der Administration findet im Rahmen eines Geschäftsprozesses statt. Nur durch eine stringente Standardisierung aller Abläufe lassen sich Effizienz und Qualität gleichzeitig erhöhen.

 
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