Rechnungen abtippen ist von Gestern

Doxeo

Rechnungen abtippen ist von Gestern

Artikel erschienen in IT Magazine 2019/09
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Das Setup und die Usability

Doxeo ermöglicht die Einrichtung eines 14-Tage-Testabos der Lösung, in der alle Funktionen des Produktes zur Verfügung stehen. Einmal eingeloggt, wird der Anwender von einer freundlich ausschauenden und übersichtlichen Oberfläche begrüsst. Die Funktionen sind verständlich, die Navigation durch die Web-­Applikation ist schnell und flüssig. In den Einstellungen findet sich ausserdem ein einfaches Berechtigungssystem, welches erlaubt, mit wenigen Klicks neue Benutzer einzuladen und deren gewünschten Berechtigungen zu konfigurieren. Beim Test wurde grösstenteils mit einem Admin-­Account und vollen Berechtigungen gearbeitet. Während das Erstellen von neuen Benutzern und das Setzen deren Berechtigungen problemlos funktionierte, konnten im Test bestehende Berechtigungen nicht bearbeitet werden. Offenbar ein Bug – der hoffentlich rasch behoben wird.

Weiter gibt die Oberfläche Zugriff auf ein persönliches sowie auf ein firmenweites Postfach, wo die Dokumente eingeliefert werden, und bietet ein Archiv für abgearbeitete Dokumente. Auch eine einfache Funktion für geplante Tasks, die beliebigen Benutzern zugeordnet werden können, ist Teil der Lösung.

Die Texterkennung

Das Herzstück von Doxeo – die Daten­extraktion aus Dateien mit reinen Bildinformationen – beginnt mit dem Import der Dokumente. Die einzige verfügbare Schnittstelle ist derzeit der Upload per E-Mail. Die Dokumente werden dabei als Anhang an eine spezielle E-Mail-Adresse gesendet und so in Doxeo importiert. Ein Bulk-Import ist nicht verfügbar, dem Feature-Voting-Forum ist aber zu entnehmen, dass diese Funktion bereits Teil der Roadmap ist. Der Vorteil am bestehenden E-Mail-Import ist aber, dass entsprechende Nachrichten automatisch an ­Doxeo weitergeleitet und Dokumente damit automatisiert importiert werden können.

Getestet wurde Doxeo mit fünf zufälligen Rechnungs-Layouts sowie einer Rechnung eines bekannten Lieferanten (Brack.ch). Der Import einer einseitigen, gescannten Rechnung nahm im Test einige Sekunden in Anspruch. Bis das Dokument vollständig eingelesen ist und weiterverwendet werden kann, wartet man insgesamt ein bis zwei Minuten.

Im Anschluss zeigten sich im Test aber erste ernsthafte Schwächen des Systems: Viele Dokumente werden zwar eingelesen und übersichtlich abgelegt, die Qualität der Extraktion lässt aber zu wünschen übrig. So wurden in einer Rechnung fünf von sechs Rechnungspositionen erfasst, die sechste fehlte. In einem anderen Beispiel konnte Doxeo die Lieferanten­adres­se nicht finden, obwohl diese offen ersichtlich und als Absender zu erkennen war.
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