Drucken im Unternehmen: IT-Manager unter Kostendruck

Drucken im Unternehmen: IT-Manager unter Kostendruck

4. September 2011 - Dass Drucken teuer ist, hat sich inzwischen bei den meisten Unternehmen herumgesprochen, so ein Ergebnis von Europas grösster Studie zur Druckgerätenutzung. Doch die Massnahmen, die die Firmen für Kosteneinsparungen ergreifen, sind oft nicht optimal. IT-Manager planen häufig zu kurzfristig und am Anwender vorbei, so die Studie.
von Oliver Jendro
Artikel erschienen in IT Magazine 2011/09
Die Printerumfrage11, durchgeführt vom Beratungsunternehmen Dokulife mit Unterstützung von Brother, befragte in diesem Jahr 6121 Anwender, Händler und IT-Manager aus der Schweiz, Österreich und Deutschland zu den Themen Druckinfrastruktur, Druckgeräte-Nutzung und Einkauf von Druckern, Multifunktions- und Faxgeräten. Obwohl der wirtschaftliche Aufschwung in den meisten Unternehmen angekommen ist, wird durch die Umfrage klar, dass auch in besseren Zeiten für die IT-Beauftragten Sparen angesagt ist – zumindest bei der Druckinfrastruktur. Geringe Kosten stehen bei den befragten IT-Managern beim Betrieb und Support der Druckinfrastruktur ganz oben auf der Agenda. So lautete die häufigste Antwort, dass ihnen geringe Seitenkosten am wichtigsten wären, gefolgt von geringer Störanfälligkeit. An dritter Stelle stand die leichte und zentrale Administrierbarkeit, an vierter Position wurde die einfache Wartung genannt. Erst dann wurden die eigentlichen Bedürfnisse der Gerätenutzer gelistet: die kurzen Laufwege für Anwender und ein einheitliches Bedienkonzept.

Der Kampf um den Arbeitsplatzdrucker

Gespart werden soll laut der Befragung der IT-Manager vor allem durch eine Vereinheit­lichung und Zentralisierung der Druckgerätelandschaft. Die am häufigsten genannten Sparstrategien lauteten «Druckermodelle durch ein einheitliches Druckgerätemodell zu ersetzen» und «die Arbeitsplatzgeräte durch zentrale Etagengeräte zu ersetzen». Durch die Reduktion der Anzahl der Geräte werden Kostenersparnisse erwartet: Je weniger Geräte beschafft werden, desto geringer die Anschaffungs- und Betriebskosten, so die Auffassung der befragten IT-Manager. Das Problem dabei ist aber: Anwender, die Druckgeräte zur tagtäglichen Arbeit nutzen, haben völlig andere Prioritäten als der IT-Administrator, der die Infrastruktur verwalten muss. So gaben die Anwender in einer vorhergegangenen Befragung aus dem Jahr 2008 an, dass sie ein arbeitsplatznahes Gerät einem zentralen System vorziehen. 72 Prozent der Angestellten wollten ein Multifunktionsgerät direkt am Arbeitsplatz. Die Folgen dieses Interessenskonflikts sind absehbar. Folgt die Umsetzung primär den Bedürfnissen der IT, wird der Drucker zum Streitfall zwischen Anwendern und IT-Beauftragten. Denn Mitarbeiter betrachten das Druckgerät als persönliches Arbeitsmittel zur besseren Produktivität, der IT-Administrator betrachtet das Gerät primär als Kostenfaktor.
Die Praxis zeigt, dass IT-Manager, die ihre Druckerstrategie gegen den Willen der Anwender durchsetzen, unter dem Strich gesehen scheitern. Denn der Anwender versucht sich bei ungünstiger Infrastruktur mit eigenen Beschaffungen zu behelfen und durchkreuzt so die Sparpläne der IT-Abteilung. Der arbeitsplatznahe Drucker wird dann vom Anwender aus anderen Budgets beschafft, ohne Rücksprache mit der IT. Diese Erfahrung wird von den Umfrageergebnissen der Printerumfrage11 bestätigt. Zwar sind 64 Prozent der IT-Beauftragten, die ihre Druckinfrastruktur langfristig und aktiv geplant haben, mit ihrer Druckinfrastruktur zufrieden, aber 12 Prozent beklagen, dass «zu viele Anwender mit Sonderwünschen die Strategie ausgehebelt haben». Die Dunkelziffer dürfte noch deutlich höher liegen, denn in der Regel ist nicht genau bekannt, wie viele Druckgeräte sich im Unternehmen befinden.
 
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