ERP-Software über eigene Cloud nutzen

ERP-Software über eigene Cloud nutzen

1. Mai 2011 - Das Neue Rechnungsmodell beim Bund zwang das EDA und die Auslandsvertretungen dazu, ihre Finanzbuchhaltung neu aufzustellen. Die Wahl fiel auf eine Online-Lösung von Abacus.
Artikel erschienen in IT Magazine 2011/05
Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) unterhält weltweit rund 150 Auslandsvertretungen. Die knapp 800 Anwender nutzen die Online-Version der betriebswirtschaftlichen Software der Ostschweizer Entwicklungsfirma Abacus Research über eine eigene Cloud. Dazu gekommen ist es, weil das Neue Rechnungsmodell beim Bund seit dem 1. Januar 2007 monatliche Finanzabschlüsse der Verwaltung vorschreibt. Da das konsularische Personal bis zu diesem Zeitpunkt weltweit quartalsweise, jeweils um ein Quartal verzögert ihre Buchungen der Finanzbuchhaltung per Datei nach Bern sandten, erschien eine Online-Lösung als neuer Ansatz ideal: Die Applikationen und alle Daten sollten zentral auf Servern installiert und gehalten werden, so dass die Auslandsniederlassungen auf die Finanz-Software über eine eigene Cloud zugreifen könnten. Jede Buchung respektive Finanztransaktion würde damit unmittelbar der Berner Zentrale zur Verfügung stehen. Davon erwartete man eine Reduktion im Unterhalt und der Wartung, eine grössere Datenaktualität und gleichzeitig eine einfachere Datenübernahme.
Das EDA setzte nach einer Voranalysephase auf die bestehende Abacus-Software. Für diesen Entscheid brauchte es eine gewisse Portion Mut und ein grosses Vertrauen in die Fähigkeiten der Entwickler. Zwar erledigten seit 2003 alle Schweizer Botschaften und Konsulate ihre Buchhaltungen mit Abacus. Auch konnten die Ostschweizer Entwickler bereits 2007 ihre Finanzbuchhaltung erstmals als Web-taugliche Version vorstellen. Aber damals standen weder sämtliche Software-Komponenten in Online-Modulen zur Verfügung, noch gab es eine Referenzinstallation. Zu Beginn der Konzeptphase Anfang 2008 einigte man sich auf folgende Zielvorgaben: Die Datenablieferung sollte monatlich in konsolidierter Form an das zentrale SAP-System erfolgen. Da der Mehraufwand für neu zwölf anstelle von bisher vier Abschlüssen pro Jahr nicht auf die Vertretungen überwälzt werden sollte, hat die Zentrale die Erstellung der Monatsabschlüsse zu übernehmen. Wiederkehrende Arbeiten im monatlichen Rhythmus für die Auslandvertretungen sollten ebenfalls so weit wie möglich automatisiert werden.
Zudem sollte die Zentrale die Vertretungen zusätzlich mit der Übernahme der Benutzer- und Stammdatenverwaltung, der Erstellung der Monatsabschlüsse und der Durchführung der Updates entlasten. Nur eins war völlig klar, als das EDA gemeinsam mit dem Software-Entwickler und dem Implementierungspartner Axept Business Software den Migrationsplan in Angriff nahm: Es betrat Neuland.
 
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