«Oft kennen sie ihre Druckkosten überhaupt nicht»

«Oft kennen sie ihre Druckkosten überhaupt nicht»

2. April 2011 - Viele Schweizer Unternehmen drucken und kopieren heute nicht effektiv. Durch modernere Geräte und ein verändertes Anwenderverhalten liesse sich viel Strom und Geld sparen.
Artikel erschienen in IT Magazine 2011/04
Swiss IT Magazine: Drucken Schweizer KMU heute energieeffizient?
Adrian Schwizer: In vielen Schweizer KMU sind immer noch heterogene, nicht zweckmässig verwaltete und veraltete Druckerflotten anzutreffen, deren Verbrauch weit über den heutigen technologischen Möglichkeiten liegt. Das treibt die Kosten unnötig in die Höhe. Ersetzt man diesen Altbestand durch einen homogenen, modernen Gerätepark, kann die Effizienz signifikant gesteigert und können die Kosten gesenkt werden.
Um die Effizienz der Büroinfrastruktur im Unternehmen zu erhöhen, ist übrigens nicht einmal eine riesige Anfangsinvestition notwendig und es müssen nicht zwingend einfach alle energieintensiven Systeme gegen energieeffizientere ausgetauscht werden. Es gibt nämlich durchaus Zwischenlösungen, die auch ein beachtliches Resultat bringen können.
Nur schon gezielte Schulungen hinsichtlich des Anwenderverhaltens bei der Nutzung aller Output-Systeme, in Kombination mit dem Schaffen von mehr Bewusstsein für ein ökologisches Druckverhalten, helfen nachweislich, die Effizienzsituation zu verbessern. So lässt sich zum Beispiel in jedem Betrieb durch eine konsequente Nutzung der Duplex-Druckfunktion eine grosse Menge an Papier einsparen. Andere Massnahmen führen dazu, den Energieverbrauch zu drosseln.
Wie gross sind die Einsparungen, die bezüglich Stromverbrauch und -kosten in einem KMU im Schnitt erzielt werden könnten?
Zunächst einmal muss gesagt werden, dass viele Firmen die Kosten ihrer Dokumenten-Management-Strategie gar nicht kennen – sofern eine solche überhaupt existiert. Dabei wird hier Geld ausgegeben, das sich ohne Verzicht oder nennenswerten Aufwand einsparen liesse. Das gilt übrigens für Unternehmen jeder Grössenordnung, nicht nur für KMU.
Durch den Austausch von überalterten Druckern und Kopierern durch eine zeitgemässe, effiziente Geräteflotte kann allein beim Stromverbrauch eine Reduktion von 15 bis 40 Prozent erreicht werden. Durch die Auslagerung des Flotten-Managements können zusätzlich die internen Kosten gesenkt werden. Ein weiterer zentraler Faktor ist, dass sich der Gerätepark in der Regel um rund 30 Prozent verkleinern lässt, indem Geräte mit Einzelfunktion durch einheitliche Multifunktionssysteme ersetzt werden. Abgesehen von den Einsparungen beim Stromverbrauch verkleinert dies auch den Wartungsaufwand erheblich. Und durch die gezielte Schulung der Mitarbeitenden lassen sich ausserdem die Arbeitsprozesse sowie das Druck- und Kopierverhalten optimieren.
Wie helfen Sie Unternehmen auf die Sprünge?
Der Ansatz von Ricoh ist der des «Total Green Office». Dabei handelt es sich um eine Strategie, mit welcher die Endanwender die Nutzung ihrer Geräte hinsichtlich Gerätefunktionen und umweltfreundlicher Effizienz optimieren können. Ein wichtiges Stichwort in diesem Zusammenhang heisst Managed Document Services (MDS). MDS leistet einen substantiellen Beitrag, um die Gesamtkosten für das Output-Management wirksam zu reduzieren und weitere Kosteneinsparungen zu erzielen. Mit MDS wird ein umfassender Ansatz verfolgt: Von der Bedarfsanalyse über die Installation der Geräte und die Konzeption von Nutzungsrichtlinien bis zur Implementation der kompletten Output-Prozesse, um nur die wichtigsten Bausteine zu nennen.
Ziel jeder MDS-Lösung ist eine Effizienzsteigerung, in deren Zentrum die drei Faktoren Reduktion des TCO (Total Cost of Ownership), Verminderung der CO2-Emissionen sowie Verbesserung der Kopier- und Druckleistung stehen. Hinzu kommt, dass durch den Einsatz energieeffizienter Bürokommunikationssysteme in Kombination mit einer auf die Bedürfnisse zugeschnittenen Lösung für das unternehmensweite Druck- und Dokumenten-Management die Umwelt messbar entlastet werden kann.
 
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