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Online-Datenbank mit Tabellenkalkulations-Interface

Online-Datenbank mit Tabellenkalkulations-Interface

Artikel erschienen in IT Magazine 2021/04

Reichhaltige Datentypen

Wer schon einmal versucht hat, in einer Excel-Tabelle einen Datensatz mit einem anderen Datensatz zu verknüpfen, also nicht nur von einer Zelle auf eine andere Zelle zu verweisen, sondern von einem Tabelleneintrag (also einer Zeile) auf eine andere Zeile als Ganzes, der weiss, dass das nicht so einfach möglich ist. Dabei handelt es sich vielmehr um eine Funktion von relationalen Datenbanken wie SQL. In Seatable können solche Verknüpfungen jedoch erstellt werden. Ganz konkret bedeutet das: Man kann 1:1-, 1:n- oder n:m-Verknüpfungen erstellen, Seatable kümmert sich um die ganze Datenbanklogik im Hintergrund, ohne Zutun des Nutzers. Ausserdem kann man über diese Verknüpfungen auch Berechnungen durchführen sowie Auswertungen laufen lassen. Damit bringt sich Seatable in Stellung, nicht nur eine Alternative für Excel, sondern auch für Datenbankanwendungen zu sein.

Ganz grundlegend ist in Seatable jede Spalte ein bestimmter Datentyp, wobei verschiedenste Datentypen verfügbar sind. Zusätzlich zu den üblichen, wie Text, Zahlen und Datum, können etwa auch Bilder, Dateien, Mitarbeiter, Prüfungen und etliche weitere Datentypen gespeichert werden. Wählt man also zum Beispiel den Typ Bild, kann man ein solches direkt hochladen, und das Bild wird dann als Miniaturansicht angezeigt. Wenn es sich um einen Auswahltyp handelt, wird die ausgewählte Option mit einer farbigen Beschriftung angezeigt.

Das kann äusserst praktisch sein. Um ein Beispiel zu nennen: Es sollen in einer Tabelle verwaltete Objekte wie Wohnungen, Häuser und Garagen erfasst werden. Die erfassten Informationen unterliegen keinerlei Einschränkungen. So können auch Bilder vom Objekt eingefügt und Eigenschaften des Objekts anhand von Schlagworten strukturiert erfasst werden. In einer zweiten Tabelle werden Mieter erfasst. Und in einer dritten Tabelle wird der Geldeingang erfasst. Über die Datenbankverknüpfungen können nun die Einträge in der einen jeweils mit den Einträgen in den anderen Tabellen in Beziehung gesetzt werden. Ein Mieter gehört zu einem Objekt (1:1-Beziehung) und jeder Mieter leistet monatliche Mietzahlungen (1:n-Beziehung). Das Ganze macht die Datenerfassung sehr struktuiert und übersichtlich. Wenn man etwa prüfen möchte, ob es bei den Mietzahlungen irgendwelche Unregelmässigkeiten gab, dann erhält man innert Sekunden eine entsprechende Auswertung.

Ein anderes Beispiel: Asset-Management. Ein IT-Administrator muss die Übersicht behalten, wo welcher Computer, Monitor und Drucker steht. Besonders schwierig dürfte das zum Beispiel bei Gegenständen wie Beamern sein, die mobil sind. Auch hier kann Seatable mit seiner strukturierten Datenerfassung aushelfen. Tabelle eins erfasst die Gegenstände (idealerweise mit Barcode, Anschaffungsdatum und weiteren Infos), Tabelle zwei die Orte. Nun kann man das auch noch erweitern und Benutzer aufnehmen, so dass jedes Asset einem Benutzer zugewiesen ist. Integriert man nun noch ein Webformular für Geräte-Anfragen, dann hat man in Seatable ein praktikables Asset-Managementsystem für eine kleine und mittelgrosse Organisation implementiert. Mit ein wenig Übung ist die Erstellung der Tabellen und des Formulars in einer Stunde erledigt.
Nach der Aufzeichnung respektive dem Einpflegen von Daten können in Seatable direkt Diagramme und Pivot-­Tabellen für Statistiken und die weitergehende Analyse der Daten erstellt werden. (Quelle: Seatable)
Arbeiten mehrere Personen an derselben Tabelle zusammen, können einzelne Ansichten gesperrt werden, um etwa zu verhindern, dass Personen nach Belieben Änderungen vornehmen können oder dafür zu sorgen, dass diese nur Daten zu sehen bekommen, zu deren Betrachtung sie berechtigt sind. (Quelle: Seatable)
In Seatable kann verschiedenen Spalten ein bestimmter Datentyp zugeordnet weden. Neben den üblichen Datentypen wie Text, Zahlen und Datum sind auch Bilder, Dateien, Mitarbeiter und mehr verfügbar. (Quelle: Seatable)


Visuelle Darstellungen

Eine Ansicht in Seatable ist eine Kombination aus verschiedenen Filter-, Sortier- und Gruppierungsregeln, die auf eine Tabelle angewendet werden. Dabei können mehrere Ansichten erstellt werden, von denen jede unterschiedliche Filter- und Sortierregeln haben können. So kann man schnell zwischen verschiedenen Ansichten wechseln, um Daten aus unterschiedlichen Perspektiven zu betrachten.Nimmt man eine zeitliche Perspektive als Beispiel, kann man so etwa wählen, ob man nur die Aufgabenliste einer Woche ansehen möchte. Will man danach die Aufgabenliste des ganzen Monats sehen, kann man einfach auf die Ansicht Aufgaben des Monats umschalten.

Wenn mehrere Personen an der gleichen Tabelle zusammenarbeiten, können einzelne Ansichten ausserdem auch gesperrt werden, um zu verhindern, dass andere Personen Änderungen an den Regeln der Ansicht vornehmen oder auch, dass vertrauliche oder private Informationen nicht von allen betrachtet werden können. Zudem bietet Seatable neben der grundlegenden Tabellendarstellung auch andere Darstellungsmöglichkeiten, wie zum Beispiel einen Kalender.

Nachdem man erstmals Daten erfasst hat, erlaubt es Seatable, auf einfache Art Diagramme und Pivot-Tabellen für Statistiken und Analysen der Daten zu erstellen. Hier kommt dann doch Excel als Konkurrenz ins Spiel. So kann Seatable durchaus einfach als erweiterte Online-Tabellenkalkulation verwendet werden. Für solche Anwendungsfälle bietet Seatable jedoch einige Vorteile gegenüber Excel in Bezug auf die Datenverwaltung und die Analysefunktionen. Beschränkt sich die Nutzung auf einfache(re) Tabellen und Kalkulationen, findet man sich in der App schnell zurecht. Auch der Funktionsumfang in diesem Bereich ist respektabel und bietet alle grundlegenden Funktionen, die man aus Excel kennt, so dass man Seatable durchaus als Alternative zu Excel verwenden kann. Natürlich ist Microsofts Angebot aber deutlich ausgereifter, und bietet letztlich gerade für Spreadsheet-Experten so ziemlich alles, was das Herz begehrt. Das ist bei Seatable definitiv anders, die Stärken der Software liegen nicht darin, einfach Excel inklusive aller Features und Funktionen zu kopieren.

Dafür lassen sich alle Arten von Daten in einer einzigen Plattform speichern, anstatt etwa in vielen Excel-Tabellen verstreut. Dadurch ist es möglich, Daten zwischen verschiedenen Tabellen quer zu referenzieren, was auch die Analyse der Daten erleichtert. Da jede Spalte einen spezifischen Datentyp hat, muss man sich bei der Dateneingabe zudem keine Gedanken über Formatierungsprobleme machen. Die in eine Tabelle eingegebenen Daten werden stets in einem korrekten Format abgebildet sprich erkannt. Ausserdem ist es auch möglich, unbegrenzt Metadaten oder Tags an Dateien (die auch in Spalten abgebildet werden können) anzuhängen, indem weitere Spalten in die Tabelle eingefügt werden.

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