«Die Einführung einer Kollaborationslösung ist ein Change-Projekt»

Die Einführung von Teams erforderte eine ausgedehnte und breit abgestützte Pilotphase, wie Mauro Baumann erklärt: «Für uns war von Anfang an enorm wichtig, dass wir die Pilotphase vor allem mit Kolleginnen und Kollegen aus dem Business und nicht mit solchen aus der IT durchführen. Wir haben uns deshalb mit der Unternehmensentwicklung und dem HR über die Herangehensweise ausgetauscht und aus den verschiedenen Direktionen, sprich HR, Legal & Compliance, Rechnungswesen, Kommunikation & Medien sowie IT, mehrere Pilotgruppen gebildet. Schliesslich nahmen rund 150 Mitarbeitende in zehn Gruppen an der Pilot­phase teil.» Das Ziel war unter anderem herauszufinden, wie die Lösung skaliert. Daher wollten Baumann und sein Team eruieren, wie die unterschiedlichen Abteilungen arbeiten und welche Use ­Cases es gibt. Wichtig war vor allem, daraus herauszulesen, wie das Schulungs- und Kommunikationskonzept für den definitiven Rollout gestaltet werden muss.

«Wir haben die Pilotgruppen anschliessend während acht Monaten begleitet. Glücklicherweise hatten wir bereits in dieser Phase den Rückhalt des Top-Managements der IT, mit dem wir eng im Austausch standen», so Baumann. Von Beginn war ein Ziel des Projekt-Teams, unter den Mitarbeitenden das Verständnis für die Lösung zu schaffen und deren Nutzen und Mehrwert zu vermitteln. Der weitere Verlauf der Pilotphase war durch den täglichen Einsatz von Teams geprägt, gestützt durch mehrere Workshops. «Parallel dazu haben wir in Teams selbst mit Communities gearbeitet, in denen die Nutzer Fragen zum Tool stellen konnten», so Baumann.

Ende April wurde der Rollout von Microsoft Teams innerhalb des Migros-Genossenschafts-Bundes abgeschlossen. Jetzt gilt es, aus den Erfahrungen der Mitarbeitenden zu lernen und wo nötig Anpassungen vorzunehmen. Für Mauro Baumann ist klar, dass jetzt eine wichtige Phase beginnt, in der es darum geht, weiter aktiv zu kommunizieren und die Nutzer intensiv zu schulen: «Wir werden nun bis Ende Jahr weiterhin Workshops veranstalten und die Eignung von Teams in Bezug auf die Zusammenarbeit und die Steigerung der Effizienz evaluieren. In verschiedenen Abteilungen werden nämlich auch andere Lösungen wie beispielsweise Slack oder Trello eingesetzt. Nun geht es darum, mit Teams eine kritische Masse und eine breite Akzeptanz unter den Nutzern zu erreichen, damit die anderen Tools, die noch im Einsatz sind, komplett abgelöst werden können.»

Die Einführung von Teams hat die Group IT des MGB nicht allein gestemmt. Ihr zur Seite stand Isolutions, ein Partnerunternehmen von Microsoft, das unter anderem auf die Implementierung von Kollaborationslösungen spezialisiert ist. «Wir sind zwar eine grosse IT-Abteilung, aber im Bereich Consulting und ­Change Management haben wir nicht dieselbe Erfahrung wie ein spezialisierter IT-Dienstleister», erklärt Baumann. «Deshalb wollten wir einen solchen Partner an Bord haben. Auf Isolutions kamen wir, weil das Unternehmen schon früher in IT-Projekte der Migros involviert war. Wir haben sie kontaktiert und es hat von Anfang an gepasst. Obwohl Teams ein relativ junges Produkt ist, hat Isolutions bereits viel Erfahrung damit, vor allem, was die Governance angeht und die Schulung der Nutzer.»

Bereits kurz nach dem Rollout kann Mauro Baumanns Team auf erste Erfahrungswerte zurückgreifen. «Wir sind bei den Nutzern bisher auf wenig Widerstand gestossen. Die Coronakrise hat uns aber sicher in die Hände gespielt, denn seit einigen Wochen müssen sich die meisten Mitarbeiter zwangsläufig mit Teams beschäftigen, weil sie von Zuhause aus arbeiten. Und bereits während der Pilotphase haben rund 75 Prozent der Nutzer gesagt, dass Teams die Zusammenarbeit erleichtert und die Effizienz steigert», freut sich Baumann. Gleichzeitig gibt es auch Dinge, die er heute anders machen würde, wie beispielsweise die Datenhaltung: «Wir haben die Daten bis anhin auf unseren Servern gelagert, mit Office 365 kommt jedoch Sharepoint ins Spiel. Das führt dazu, dass die Daten nun in verschiedenen Gefässen gespeichert sind, was für viele Mitarbeiter undurchsichtig ist. Hätten wir schon von Anfang an ein klares Datenhaltungskonzept gehabt, hätten wir dies vermeiden können. Nun müssen wir uns in den folgenden Monaten damit auseinandersetzen.»