DMS-Akzeptanz dank Integration

DMS-Akzeptanz dank Integration

Artikel erschienen in IT Magazine 2012/06
Tatsächlich war Proffix im vergangenen Jahr unter anderem damit beschäftigt, das Dokumentenmanagement des Schweizer Anbieters Kendox in seine Software zu integrieren. So ist es seit Anfang dieses Jahres möglich, dass Proffix-Anwender dank Vollintegration des DMS von Kendox (beide Produkte basieren auf Microsofts .Net) ihre Dokumente und Daten zentral verwalten und archivieren können.
Da sich Kunz’ Anfrage mit dem Integrationsprojekt überschnitten hat, hatte Proffix mit dem Hotel Post auch gleich einen Pilot-Kunden. Auch wenn das Software-Haus mit der DMS-Integration quasi Neuland betrat, ein anderes System zu evaluieren, kam für Peter Kunz nicht in Frage. Der Grund dafür ist schnell erklärt: «Ich bin der Meinung, dass man möglichst alle Bedürfnisse über eine einzige Anwendung abdecken sollte. Somit gibt es weniger Schnittstellen und das Handling ist deutlich einfacher. Ich empfehle jedem kleinen Unternehmen, wenn immer möglich, auf eine integrierte Lösung zu setzen.»

Rasche Inbetriebnahme

Die Inbetriebnahme des DMS im Hotel Post erfolgte durch Proffix selbst. «Dies war aber eine absolute Ausnahme», wie Robert Caduff, Software-Entwickler und Mitinhaber von Proffix erklärt. «Normalerweise wird die Implementation durch unsere Partner vorgenommen. Doch weil das Hotel Post der erste Kunde war, der die integrierte Kendox-Lösung in Betrieb genommen hat, haben wir das Projekt selbst begleitet.» Während dieser Einführung habe man auch noch einige Erkenntnisse gewonnen, wie man das DMS noch besser integrieren könnte – beispielsweise im Bereich Suche, ergänzt Caduff. Ansonsten sei die Inbetriebnahme eine kurze Sache gewesen, berichtet Peter Kunz. Nach der Installation habe es eine kurze Schulung gegeben, und dann habe man das Programm rund zwei Wochen lang getestet. Dabei wurden primär Dokumente aus dem letzten Jahr ins DMS eingelesen, diese aber parallel noch in Ordnern abgelegt. «So habe ich testen können, ob das System auch funktioniert», erklärt Kunz. Seit Ablauf dieses Tests aber bewahre er praktisch keine Dokumente mehr physisch auf.

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