Das Büro passt sich an
Der Traum vom papierlosen Büro ist ausgeträumt
Weniger mit der Arbeitsumgebung als vielmehr mit dem Arbeitsmaterial beschäftigen sich die Forscher der Xerox Research Centre in Grenoble und Palo Alto. So sind die Experten beispielsweise überzeugt, dass das papierlose Büro, das nun schon seit Jahrzehnten durch die Zukunftsträume vieler geistert, eine Illusion bleiben wird. Eine aktuelle Studie zeigt, dass jährlich rund 7,5 Milliarden geschäftliche Dokumente produziert werden – auch wenn elektronische Dokumente im XML-, PDF- oder anderen Formaten einen zunehmenden Anteil besetzen, wird gleichzeitig auch eine Menge ausgedruckt, Tendenz ebenfalls steigend. Aus derselben Studie geht auch hervor, dass 60 bis 80 Prozent der Schreibtischarbeiter kaum oder nicht mehr in der Lage sind, in der Menge des Papiers die relevanten Dokumente auch nur zu finden, geschweige denn, Kopien oder veränderte Versionen mit den Originalen zu verknüpfen.
Die Xerox-Forscher sehen hier einen Ansatzpunkt für intelligentere Dokument- und Content-Management-Systeme. Mit verbesserten Routinen für Suche, Filterung, Kategorisierung, Umwandlung und Anzeige sollen diese in der Lage sein, den Umgang mit Dokumenten zu vereinfachen und effizienter zu gestalten. «Dumme» Geräte wie Drucker, Scanner und Multifunktionsgeräte, wie sie zu Tausenden in Büros herumstehen, sollen im Zusammenspiel mit Softwarelösungen zu Informationsportalen werden.
Xerox hat bereits eine ganze Reihe von Softwareservices vorgestellt, die auf dieses Ziel ausgerichtet sind. Unter diesen neuen Technologien finden sich der CopyFinder und der Categorizer.
CopyFinder dient dazu, automatisch digitale Kopien (oder Originale) aufgrund von Papierdokumenten zu finden, beispielsweise, um unvollständige Papiere zu ergänzen, Veränderungen aufzuspüren oder vergleichbare Unterlagen zu finden. Die zugrundeliegende Technik ist eigentlich recht simpel: Das vollständig oder teilweise erhaltene Papierdokument wird gescannt und danach per OCR-Software «gelesen». Eine weitere Softwarekomponente sucht nun aufgrund von Schlüsselwörtern und -sätzen im gesamten Dokumentenbestand nach gleichen oder ähnlichen Dokumenten, die darauf weiterbearbeitet oder gedruckt werden können.
Der Categorizer sorgt dafür, dass elektronische Dokumente schnell wieder aufgefunden werden können – basierend auf den Tatsachen, dass schlecht verschlagwortete Dokumente oft innert kürzester Zeit zu Datei-Leichen mutieren und gemäss Untersuchungen bis zu dreissig Prozent der gesamten Arbeitszeit draufgehen, um in Repositories abgelegte Dokumente wieder zu finden. Das Tool basiert auf linguistischen Analyse-Methoden und besteht aus einem Trainingsmodul sowie einem Kategorisierungsmodul. Ersteres versucht, aufgrund einer Sammlung von bereits kategorisierten Dokumenten Modelle für künftige Texte zu finden, während das Kategorisierungsmodul diese Modelle anwendet, um das Archiv mit vernünftigen Kategorien zu versehen.
Papier mit Intelligenz
Auf einer anderen Forschungsschiene versuchen die Xerox-Erfinder, die Fälschungssicherheit von Dokumenten zu erhöhen. In Zeiten von Scannern, Druckern und Bildbearbeitungssoftware ist es ein Kinderspiel, Dokumente zu verändern und zu reproduzieren. Gleichzeitig wird es immer schwieriger, die Authentizität eines Originals zu beweisen.
Eine mögliche Lösung für dieses Problem ist die Glossmark-Technologie. Diese Markierung, die für den Betrachter wie ein im Dokument integriertes Hologramm aussieht, ist normalerweise unsichtbar und kann nur unter einem bestimmten Lichtwinkel zum Vorschein gebracht werden. Entsprechend lässt sich die Markierung auch weder durch Scannen noch durch Kopieren reproduzieren.
Im Gegensatz zu Hologrammen und ähnlichen Sicherheitstechnologien wie Laminaten ist die Herstellung eines Glossmarks deutlich simpler: Es wird schlicht zusammen mit dem Text aufs Papier aufgedruckt. Allerdings geschieht dies nach einem speziellen Verfahren, das Halbtöne, Papier, Toner und das abschliessende Fusing umfasst.
Noch einen Schritt weiter wird man mit dem sogenannten «Smart Paper» gehen. Dieses Material ist ähnlich flexibel wie Papier und wird mit «Intelligenz» ausgerüstet, indem darin elektronische Bauteile eingebaut werden. Es ist in der Lage, mit Hilfe von zweifarbigen Kügelchen Text und schwarzweisse Bilder anzuzeigen. Als künftige Anwendungen für das «Smart Paper» sieht Xerox beispielsweise flüchtige Dokumente, aktive Schreibtischunterlagen und elektronische Zeitungen – erste Prototypen wurden bereits vorgestellt.