Digitalisierter Posteingang

Digitalisierter Posteingang

Artikel erschienen in IT Magazine 2009/11

Systemhoheit bei der Valiant

Da das Projekt unmittelbar aus der praktischen Anforderung der Bank heraus entstand, waren die späteren Nutzer eng in alle Stufen des Entscheidungsprozesses eingebunden. Auch während der Projektphase bestand das Team aus Entris Banking, Valiant und dem Software-Lieferanten Beta Systems – ein sehr guter Mix aller Beteiligten.


Zudem wechselten zwölf Beschäftigte der Valiant Bank zu Entris Banking nach Gümligen bei Bern und bildeten das Business-Process-Outsourcing-Center (BPO), das sich um die Aufbereitung der Dokumente für das Scanning und die Sondernachbehandlung kümmerte. Los ging es mit acht Dokumentarten, darunter die allgemeinen Geschäftsbedingungen, Kartenanträge, gescannte Ausweise und Schrankfachmeldungen. Das Layout der hierzu gehörenden Dokumente wurde im Verlaufe des Pilotbetriebs für die Erkennung optimiert und die Dokumenteigenschaften in einem Barcode festgehalten. Seit dem Start des Echtbetriebes Anfang 2009 ist der Barcode auf den Dokumenten aufgebracht und ermöglicht die schnellstmögliche Weiterverarbeitung der Kundendokumente im zentralen Posteingangssystem in Gümligen bei Bern.


Sämtliche Dokumente digitalisiert

Am Schalter erzeugt der Valiant-Mitarbeiter heute aus dem Bank-Sys-tem IBIS oder einem von Entris Banking erstellten Doc Wizzard seine Kundendokumente. Diese enthalten bereits einen Barcode mit Angaben, unter anderem zum Bankcode, zur Partner- und zur Kontonummer. Das Dokument wird gedruckt, unterschrieben und sofort am Arbeitsplatz eingescannt. Jeder Scanner erstellt eine Namenkonvention des Files, die mit Bank- und User-Kurzzeichen, IP-Adresse, Seriennummer, Ablagepfad sowie Seitenanzahl, in einer XML-Datei, abgespeichert wird. JPG- und XML-Datensatz werden dann an einen zentralen Share im Posteingangssystem mandantengetrennt eingeliefert. Die Lösung prüft anhand der XML-Daten, ob alle Seiten ordnungsgemäss übermittelt wurden und gleicht die ausgelesenen Indizes automatisch mit dem eigens dafür eingerichteten Datenbestand ab. Nach erfolgreichem Matching, also wenn alle Kundendaten richtig erkannt wurden, gehen die Dokumente inklusive der Indexfiles via Schnittstelle an das Archivsystem OnDemand. Ausserdem ist eine Empfangsquittierung aus OnDemand an die Posteingangslösung programmiert.


Dank der neuen Posteingangs-Lösung von Beta Systems, die der IT-Dienstleister Entris Banking der Valiant Bank zur Verfügung stellt, kann das Finanzinstitut nun also sämtliche Kundendokumente sofort digitalisieren. Kontoeröffnungs- und Kreditkartenanträge, Unterschriftskarten und sons-tige Kundendokumente stehen in weniger als einer Stunde nach ihrer Erstellung in elektronischer Form an beliebigen Arbeitsplätzen zur Verfügung. Für die Valiant Bank bedeutet dies, dass Schattendossiers wegfallen und die Kundendokumente sofort verfügbar sind. Die Mitarbeiter in allen Filialen sind sofort auskunftsfähig. Ausserdem entfallen Kosten für tägliche Kurierdienste und teuren Archivraum.


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