«Rundum sorglos» für den Drucker

«Rundum sorglos» für den Drucker

Artikel erschienen in IT Magazine 2009/09

Versteckte Kosten im «papierlosen Büro»

Gartner konstatiert weiter, das Drucken sei der letzte grosse Bereich mit unkontrollierten Kosten. Dies wird durch die Canon-Studie erhärtet: Fast zwei Drittel der befragten Unternehmen haben keine klar definierte Druckstrategie. Das heisst unter anderem, dass in manchen Firmen nach wie vor jede Abteilung nach Gutdünken Drucker, Kopierer und Verbrauchsmaterial einkauft und die Mitarbeiter nach Herzenslust drucken lässt – kostenrelevante Aspekte wie «Farbe oder Schwarzweiss», «Tonersparmodus oder Bestqualität» und «Duplex oder jede Seite einzeln» werden kaum berücksichtigt, von der Grundfrage «Muss das überhaupt gedruckt werden?» ganz zu schweigen.


Ein Musterfall fürs Outsourcing

Druckbezogene Aufgaben, von der bedarfsgerechten Beschaffung der Tonerkartuschen über das automatische Aufbieten des Servicetechnikers im Fehlerfall und die laufende Aktualisierung der auf den PCs installierten Treiber bis zur Komplettbetreuung der Drucker- und Kopiererflotte mit oder ohne Finanzierung, lassen sich im Vergleich mit anderen IT-Aktivitäten sehr leicht auslagern: Die Schnittstellen zu den IT-Systemen und zum Beschaffungswesen sind einfach, vieles lässt sich automatisieren und konsolidieren und spart so nicht nur Geld durch Vereinheitlichung des Geräteparks oder kostengünstigere Grossbestellung von Verbrauchsmaterial, sondern auch Arbeitszeit und Nerven – zum Beispiel dann, wenn sich das eigene Personal nicht mehr um das Auffüllen des Toners und das Nachbestellen des Papiers kümmern muss. Laut Gartner lassen sich die Druckkosten durch effizientes Print-Management um bis zu 30 Prozent senken.

Was je nach Hersteller und Auslagerungsgrad «Printer Outsourcing», «Output Management», «Managed Print Services» oder ähnlich heisst, empfiehlt sich somit selbst für Organisationen, die dem Outsourcing von geschäftskritischeren Bereichen eher skeptisch gegenüberstehen, und gleicht punkto Sicherheit und Datenschutzrelevanz eher der Auslagerung der Büroreinigung als dem Betrieb des zentralen ERP-Systems als SaaS-Lösung.


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