AWS Summit Zürich 2026

Software muss nicht fliegen.» Gute fünf Jahre ist es nun her, seit ich die erste meiner Kolumnen unter dieser Metapher veröffentlicht habe. Die Botschaft damals: Weniger ist mehr. Das Thema hat nichts an Aktualität verloren. Im Gegenteil: Im KI-Zeitalter ist die Frage nach Sein oder Schein aktueller denn je. Bei der Delegation der Projektplanung an den KI-Chatbot sieht die Realität eher so aus: Ein Jahr nach der Einführung des neuen Systems kämpft man noch immer damit, die User zur konsequenten Erfassung wenigstens der Stammdaten zu bewegen. Und die strategische Portfoliobewertung findet – wenn überhaupt – weiterhin mit Excel statt, weil das PPM-System dafür zu starr ist. Von automatisierter Projektplanung fehlt jede Spur.


Seit der Gründung einer Fachgruppe der deutschen Projektmanagement-Gesellschaft GPM im Jahr 2020 bin ich Teil eines Expertenteams, das sich mit der erfolgreichen Einführung von Projektmanagement-Software befasst. Eine Erkenntnis aus unserer Arbeit: «Schwierigkeiten entstehen meist als Folge von zu viel, zu schnell, zu unkoordiniert». Übersetzt: Unrealistische funktionale Anforderungen an die Lösung werden zu Muss-Kriterien erhoben, während Prozesse, Methoden und organisatorische Voraussetzungen noch gar nicht gegeben sind. Die Regel «Weniger ist mehr» zieht sich deshalb wie ein roter Faden durch unsere Arbeit.

Die KI hat die Erwartungen an die IT-Unterstützung weiter erhöht. Nicht ganz zu Unrecht, denn die Leistungen der generativen KI sind – richtig eingesetzt – äusserst beeindruckend. Dies gilt – wie in dieser Kolumne bereits thematisiert – insbesondere für inhaltlich-konzeptionelle Aufgaben. Allerdings lauern hier auch Risiken. Gerade bei Managementaufgaben kann die Aufmerksamkeit von Planern und Entscheidern verloren gehen, wenn zu viel Verantwortung an die KI delegiert wird. Nicht etwa, weil die Technologie zu wenig leistungsfähig wäre. Der entscheidende Punkt ist ein anderer: Menschen sind oft gar nicht in der Lage, einer KI sämtliche relevanten Informationen, Rahmenbedingungen und Zusammenhänge zur Verfügung zu stellen, die anspruchsvolle Planungs- und Führungsaufgaben erfordern. Gefragt ist deshalb ein differenziertes Verständnis davon, wo KI echten Nutzen stiftet und wo ihre Grenzen liegen. Nicht jede Entscheidung wird besser, nur weil sie durch KI unterstützt wird.

Software trägt nur dann zum Erfolg des Unternehmens oder der Organisation bei, wenn sie nicht selektiv, sondern konsequent und in der Breite genutzt wird. Wenn die Datenqualität so beschaffen ist, dass sie die Realität zuverlässig abbildet. Wenn die Anwender den Ergebnissen vertrauen. Und wenn der Nutzen aus der Anwendung den Aufwand übersteigt.


Diese Feststellungen mögen logisch erscheinen, sind in der Praxis jedoch alles andere als selbstverständlich. Es liegt in der Verantwortung von Management und Entscheidern, Evaluations- und Einführungsprojekte mit der richtigen Haltung und Strategie anzugehen und Software-Einführungen nicht scheitern zu lassen.
Ein Tipp zum Schluss: Hören Sie vor allem auf die Normalanwender. Die Power User sind selten der richtige Massstab.