Mieten statt kaufen: Der moderne Arbeitsplatz im Abo

Marktforscher sehen den Markt für Workplace as a Service (WaaS) auf steilem Wachstumskurs. Im Jahr 2019 schätzten sie den globalen WaaS-Markt auf 4,9 Milliarden Dollar. Bis 2025 sollte er, so die Prognose, ein Volumen von 8,54 Milliarden Dollar erreichen, was einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 9,7 Prozent entspricht. Für das Jahr 2021 wurde der Markt bereits auf 6,5 Milliarden Dollar geschätzt, mit einer prognostizierten Steigerung auf 28,6 Milliarden Dollar bis 2031. Wieder drei Jahre später, also im Jahr 2024, lag die Schätzung bei einem Gesamtmarktvolumen von 9,94 Milliarden Dollar. Bis Ende 2030 soll der Markt immerhin noch 21,31 Milliarden Dollar erreichen.

Vom Nischenservice zum Gamechanger

Was angesichts dieser Einschätzungen als junge Entwicklung erscheinen mag, ist jedoch nicht wirklich brandneu. Bereits ab etwa 2005 begannen grosse IT-Dienstleister wie HP oder IBM, komplette Arbeitsplatzservices für Konzerne bereitzustellen – allerdings meist massgeschneidert und somit komplex und teuer. Mit der Transformation durch Cloud-Technologien begannen viele Anbieter, WaaS als Paketlösung anzubieten: Gerät + Software + Support + Security-Lösungen, gegen eine monatliche Gebühr. Den entscheidenden Schub bekam WaaS jedoch 2020 im Gefolge der COVID-19-Pandemie. Plötzlich mussten tausende Unternehmen ad hoc Remote-Arbeitsplätze bereitstellen – und suchten nach schnellem Geräte-Rollout, standardisierten Software-Umgebungen, sicheren Zugängen und zentralem Management. WaaS wurde zur konkreten Antwort auf diese Herausforderung, zum Enabler, zum Möglichmacher für hybrides Arbeiten schlechthin.

Dafür gibt es mehrere gute Gründe:
Flexibilität: Mit WaaS lassen sich IT-Arbeitsplätze schnell, standardisiert und ortsunabhängig bereitstellen. Neue Teammitglieder – egal ob im Homeoffice, unterwegs oder im Büro – können in kürzester Zeit mit einem voll ausgestatteten ­Arbeitsplatz versorgt werden – Zero-Touch-Bereitstellung, Cloud-PCs und mobile Endgeräte machen es möglich.


Kosteneffizienz: WaaS ermöglicht es Unternehmen, ihre IT-Infrastrukturkosten zu senken, indem sie Hardware- und Wartungsausgaben reduzieren. Dies entspricht dem wachsenden Fokus auf Betriebsausgaben (OPEX) statt auf Investitions­ausgaben (CAPEX).

Einheitliche User Experience: WaaS sorgt dafür, dass der digitale Arbeitsplatz überall gleich aussieht und funktioniert – egal ob der Zugriff über ein Firmengerät im Büro, ein Thin Client im Homeoffice oder einen Laptop im Co-Working-Space erfolgt.

Sicherheit und Governance: WaaS-Modelle können integrierte Sicherheitsfeatures enthalten wie Endpoint Protection, automatisierte Updates, Zero-Trust-Zugänge und rollen­basierte Zugriffskontrollen, die einheitlich im Unternehmen ausgerollt und überwacht werden können. Damit lassen sich auch dezentral arbeitende Teams sicher einbinden, ohne Kompromisse bei der Compliance (mehr dazu ab Seite 48).

Entlastung der IT: WaaS kann viele Aufgaben im IT-Management mit hybriden Teams übernehmen – von der Gerätebereitstellung über den First-Level-Support bis hin zur Rücknahme defekter Hardware. Die IT wird dadurch entlastet und kann sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren.

Skalierbarkeit und Agilität: WaaS bietet die nötige Agilität, um Geräte und Software dynamisch zuzubuchen oder abzubestellen. Selbst kurzfristige Schwankungen können so einfach abgefangen werden. So macht WaaS den hybriden ­Arbeitsplatz nicht nur möglich, sondern auch skalierbar und zukunftssicher.

Mit der Verbreitung hybrider Arbeitsmodelle, dem Fachkräftemangel in der IT, steigenden Security-Anforderungen und wachsendem Fokus auf OPEX statt CAPEX hat sich WaaS als zukunftsorientiertes Bereitstellungsmodell etabliert. Es handelt sich nicht um ein nettes Add-on, sondern um einen tragenden Pfeiler moderner IT-Administration. Unternehmen, die längerfristig auf hybride Modelle setzen, sollten WaaS daher nicht als blosse IT-Auslagerung betrachten, sondern als strategische Grundlage für eine neue, mobile Arbeitskultur.

Baukasten für digitale Arbeitsplätze

Aber, was ist denn nun Workplace as a Service genau? Ganz einfach ist das nicht zu beantworten. Denn WaaS ist kein fix definiertes Produkt, sondern ein flexibler Service-Baukasten. Je nach Anbieter kann damit nur die Hardware im Abo gemeint sein (mehr dazu ab Seite 56) – oder eine vollständig ge­managte Arbeitsplatzumgebung mit allem Drum und Dran: Software, Sicherheit, Support, Benutzerverwaltung und Infrastruktur.

Die Angebote sind meist modular aufgebaut und stark abhängig vom jeweiligen Ökosystem: Ein Systemhaus denkt dabei an Geräteleasing mit Wartung, ein Cloud-Anbieter an virtuelle Desktops. Dazu kommt: WaaS überschneidet sich häufig mit verwandten Konzepten wie DaaS, Managed Services oder dem Digital Workplace – klare Abgrenzungen gibt es selten.


Und nicht zuletzt ist der Begriff «Workplace» selbst Interpretationssache: Mobile Berater haben ganz andere Anforderungen als Mitarbeitende in der Anwaltskanzlei oder im Architekturbüro – sei es in Bezug auf Hardware, Mobilität, Compliance, Sicherheitsniveau oder Benutzerrollen. Deshalb kann WaaS keine Einheitslösung sein, sondern muss sich immer individuell an den jeweiligen Kontext anpassen. Dieses IT-Bereitstellungsmodell richtet sich sowohl an Grossunternehmen mit komplexer IT-Landschaft als auch an kleinere Betriebe, die mit begrenzten Ressourcen professionelle IT-Arbeitsplätze bereitstellen möchten.

Vom Geräte-Abo bis zum Rundum-sorglos-Paket

Das eine WaaS-Modell gibt es nicht – vielmehr ist Workplace as a Service ein flexibles Konzept, das je nach Anbieter, Unternehmensgrösse, Anforderungen und technischer Strategie unterschiedlich ausgestaltet ist. Trotzdem lassen sich die gängigen WaaS-Modelle in fünf Haupttypen unterteilen, die sich entlang der Dimensionen Infrastruktur, Serviceumfang und Verantwortungsbereich unterscheiden.

Das gerätebasierte WaaS (Device-Centric WaaS) konzentriert sich auf die Bereitstellung und das Lifecycle-Management von Endgeräten wie Notebooks, Desktops oder Tablets. Diese werden in der Regel auf Miet- oder Abonnementbasis bereitgestellt und kommen mit ergänzenden Services wie Lieferung, Austausch, Reparatur, Rücknahme sowie zertifizierter Daten­löschung. Das eigentliche IT-Management – also etwa Softwareverteilung oder Benutzerverwaltung – verbleibt jedoch beim Unternehmen selbst. Dieses Modell eignet sich vor allem für Firmen mit eigener IT-Abteilung, die gezielt die Hardware auslagern möchten. Der grosse Vorteil liegt in der Planungs­sicherheit und dem Wegfall von Investitionsrisiken. Allerdings bleibt der Entlastungseffekt für die interne IT begrenzt.


Ein deutlich flexibleres Konzept verfolgt das Cloud-PC- oder Virtual-Desktop-WaaS. Hierbei werden komplette Arbeitsplätze virtuell über eine Cloud-Infrastruktur wie Windows 365 oder AWS Workspaces zur Verfügung gestellt. Mitarbeitende können dadurch von überall aus arbeiten – ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Zur Nutzung reichen einfache Thin Clients oder auch private Endgeräte. Verwaltung, Betriebs­systeme, Anwendungen und Sicherheitsmechanismen sind zentral organisiert. Das macht dieses Modell besonders attraktiv für Unternehmen mit mobilem oder hybridem Setup. Die hohe Flexibilität und Skalierbarkeit sind klare Vorteile, allerdings setzt das Modell eine stabile Internetverbindung zwingend voraus.

Für Unternehmen, die möglichst wenig internen Aufwand wünschen, bietet das Full-Service-WaaS, auch bekannt als Managed Workplace, eine Rundum-sorglos-Lösung. Dieses Modell kombiniert Hardware, Betriebssystem, Software, Security und Support zu einem umfassenden Gesamtpaket. Vom Helpdesk über regelmässige Updates bis hin zu Monitoring und Collaboration-Tools ist alles inklusive. Oft steht zusätzlich ein zentrales Self-Service-Portal zur Verfügung, über das die User selbst kleine Änderungen vornehmen oder Support anfordern können. Besonders geeignet ist dieses Modell für Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung oder mit hohem Entlastungsbedarf. Der Komfort einer Komplettlösung bringt allerdings auch eine gewisse Abhängigkeit vom Dienstleister mit sich.

Wer hingegen mehr Flexibilität wünscht, kann sich für ein modulares WaaS entscheiden. Bei diesem komponenten­basierten Ansatz wählen Unternehmen gezielt einzelne Services aus – etwa nur die Geräte oder eine Kombination aus Hardware, Software und Security-Services. Das Modell eignet sich ideal für Mischbetriebe oder Firmen mit spezifischen Anforderungen, bei denen einige Bereiche selbst betrieben und andere ausgelagert werden sollen. Unterschiedliche Service-­Levels können dabei individuell je nach Benutzergruppe oder Abteilung definiert werden. Die hohe Anpassungsfähigkeit ist ein klarer Vorteil, erfordert allerdings auch einen höheren ­Koordinationsaufwand.

Schliesslich gibt es auch branchenspezifische WaaS-Lösungen, die auf die besonderen Anforderungen einzelner Branchen zugeschnitten sind – etwa im Gesundheitswesen, Baugewerbe oder im Bildungsbereich. Hier kommen spezielle Gerätekonfigurationen zum Einsatz, wie medizinisch zertifizierte Tablets, besonders robuste Rugged Devices oder interaktive Touchscreens. Zudem werden branchentypische Softwarepakete und Compliance-Vorgaben wie die Datenschutz-Grundverordnung DSGVO oder die internationale Norm für Informationssicherheits-Managementsysteme ISO 27001 direkt berücksichtigt. Diese Lösungen sind besonders schnell einsatzbereit und passgenau, bieten jedoch mitunter weniger Flexibilität.

Planbare Kosten statt böser Überraschungen

Einer der zentralen Vorteile von WaaS ist wie bereits erwähnt die Umwandlung von hohen Einmalkosten (CAPEX) in kalkulierbare, laufende Betriebsausgaben (OPEX). Anstelle grosser Investitionen in Hardware und Infrastruktur entstehen monatlich feste, planbare Kosten pro Arbeitsplatz. WaaS-Modelle bieten dadurch nicht nur finanzielle Flexibilität, sondern auch Transparenz: Es ist jederzeit klar, welche Leistungen inkludiert sind und welche Kosten bei Skalierung entstehen. Gerade in Wachstumsphasen oder bei Personalfluktuation ist diese Planbarkeit ein grosser Vorteil gegenüber klassischen IT-Modellen. Gleichzeitig lassen sich unnötige Investitionen in überdimensionierte Hardware vermeiden. Moderne WaaS-Anbieter ermöglichen es, Geräte aufgabenbasiert zu wählen – von leichten Office-Geräten bis hin zu High-end-Laptops für spezialisierte ­Anwendungen.


WaaS-Modelle bieten in der Regel eine monatlich kalkulierbare Pauschale pro Arbeitsplatz. Das erleichtert die Budgetplanung und reduziert unvorhergesehene Investitionen. Obwohl die monatlichen Kosten bei WaaS höher erscheinen können, relativieren sich diese durch den Wegfall von Investitionen in eigene IT-Infrastruktur, Personalkosten für Support sowie durch schnellere Bereitstellung und geringeren Verwaltungsaufwand.

Trends, Tech & Tempo: Wohin sich WaaS gerade entwickelt

Die dynamische Entwicklung des WaaS-Marktes wird von mehreren technologischen und organisatorischen Trends geprägt. Moderne Anbieter entwickeln sich von klassischen Hardwarelieferanten zu ganzheitlichen Workplace-Plattformen. Nicht zuletzt diesem Umstand ist geschuldet, dass sich der «Workplace» im Kürzel WaaS vielerorts zum «Work­space» ausgedehnt hat.

Hybrides Arbeiten als Standard
Die steigende Akzeptanz hybrider Arbeitsmodelle hat den Bedarf an flexiblen, ortsunabhängigen IT-Arbeitsplätzen deutlich erhöht. WaaS reagiert darauf mit standardisierten Lösungen, die es ermöglichen, neue Mitarbeitende innerhalb von Tagen – oft sogar Stunden – auszustatten. Cloud-PCs, VPN-freie Zugänge und vorkonfigurierte Geräte machen es möglich, dass Mitarbeitende weltweit produktiv arbeiten können.


Predictive Maintenance: Proaktiv statt reaktiv
WaaS-Anbieter setzen vermehrt auf KI-gestützte Predictive Maintenance, um Probleme zu erkennen, bevor sie auftreten. Ziel ist es, potenzielle Störungen frühzeitig zu eliminieren. Dabei kommen fortschrittliche Sensorik und Telemetriesysteme zum Einsatz, die kontinuierlich Daten wie Akkuleistung, Temperaturentwicklung, Lüfteraktivität, Auslastung oder Fehlercodes erfassen. Diese Daten werden in Echtzeit analysiert und mit intelligenten Algorithmen ausgewertet. So lassen sich Auffälligkeiten identifizieren, die auf einen drohenden Defekt hindeuten. Neben höherer Verfügbarkeit und Zufriedenheit bei den Endanwendern bringt dieser proaktive Ansatz der vorausschauenden Wartung auch wirtschaftliche Vorteile: Er reduziert Notfalleinsätze, senkt Reparaturkosten und verlängert durch gezielte Pflege die Lebensdauer der Geräte. Gleichzeitig unterstützt er Nachhaltigkeitsziele, da Ressourcen gezielter eingesetzt werden.

Ganzheitliches Lifecycle Management
Ein professionelles Lifecycle Management umfasst alle Phasen im Leben eines Geräts – von der ersten Bereitstellung über den laufenden Betrieb bis hin zur umweltgerechten Rücknahme und Entsorgung. Dabei übernehmen spezialisierte Anbieter sämtliche Aufgaben: Sie sorgen für eine reibungslose Inbetriebnahme, führen regelmässige Wartungen und Software-Rollouts durch, koordinieren bei Bedarf den schnellen Austausch defekter Geräte und kümmern sich um das fachgerechte Recycling. Diese ganzheitliche Betreuung entlastet ­Unternehmen erheblich. Sie gewinnen Planungssicherheit und reduzieren interne Aufwände. Zugleich wird Nachhaltigkeit aktiv gefördert, indem Ressourcen geschont und Altgeräte richtig entsorgt oder wiederverwendet werden. Für die Sicherheit entscheidend ist zudem, dass die Daten auf der jeweiligen Hardware nach der Benutzung sicher gelöscht werden. Das ­Ergebnis: ein effizientes und sicheres Gerätemanagement über den gesamten Lebenszyklus hinweg.

Sicherheit als integrierter Bestandteil
WaaS-Lösungen setzen konsequent auf «Security by Design» – Sicherheit ist von Anfang an Teil der Systemarchitektur. Dazu gehören automatische Patches, Echtzeit-Endgeräteschutz, Multi-Faktor-Authentifizierung und Zero-Trust-Prinzipien, bei denen jeder Zugriff überprüft wird, unabhängig davon, ob er aus dem internen Netzwerk oder von aussen erfolgt. Dadurch lassen sich Angriffsflächen erheblich reduzieren – insbesondere bei Remote Work oder BYOD-Szenarien. Der grosse Vorteil für Unternehmen: Sie profitieren von einem hohen Sicherheits­niveau, ohne selbst tiefgreifendes IT-Security-Know-how aufbauen oder ständig auf dem aktuellen Stand bleiben zu müssen. Sicherheitsupdates, Bedrohungserkennung und Incident-­Response-Prozesse werden zentral durch den WaaS-Anbieter gemanagt.

Integration moderner Collaboration-Tools
WaaS-Plattformen bieten heute mehr als nur Gerätebereitstellung. Sie integrieren auch Collaboration-Tools wie Teams oder Zoom direkt in die Arbeitsplatzumgebung. Lizenzen, Benutzerrollen und Sicherheitsrichtlinien werden zentral gesteuert. ­Dadurch entsteht ein durchgängig digitaler Arbeitsplatz, der Kommunikation, Projektmanagement und Dateifreigabe mit­einander verzahnt.

Self-Service-Portale für mehr Autonomie
Ein wachsender Trend sind Self-Service-Portale, über die Mitarbeitende selbst Software aus einem geprüften Katalog installieren, Support-Tickets erstellen oder Geräte verwalten können. Gleichzeitig behalten IT-Verantwortliche über Dashboards den Überblick über Lizenznutzung, Gerätegesundheit und Supportfälle. Das reduziert den IT-Aufwand, verbessert die Nutzer­erfahrung und erhöht die Reaktionsgeschwindigkeit bei Problemen.

WaaS – ein Modell für moderne Arbeitskultur

Workplace as a Service ist längst mehr als nur ein IT-Beschaffungsmodell – es ist ein strategischer Hebel zur Gestaltung moderner, flexibler Arbeitswelten. Durch die Kombination aus Technologie, Service und Planbarkeit kann WaaS interne Ressourcen entlasten, die Sicherheit erhöhen und eine professionelle Arbeitsumgebung für unterschiedlichste Szenarien schaffen – vom Einzelbüro bis zum globalen Remote-Team. Wer sich heute für WaaS entscheidet, investiert nicht nur in Effizienz, sondern auch in Zukunftsfähigkeit.