Aus Excel mach Dashboard

Business Intelligence fängt mit Excel an - in vielen Unternehmen analysieren Mitarbeiter aller möglichen Abteilungen ihre Daten in selbsterstellten Spreadsheets. Mit ihrer umfassenden Funktionsbibliothek ermöglicht die Spreadsheet-Urmutter Excel erstaunlich weitgehende Analysen, ohne dass dazu weitere Software beigezogen werden muss. Weniger rosig sieht es auf der Präsentationsseite aus: Je umfangreicher eine Tabelle ausfällt, desto schwieriger lassen sich im Zellen-Dschungel relevante Informationen und Zusammenhänge erkennen.

Spreadsheet-Visualisierung

Abhilfe verspricht Crystal Xcelsius, seit der Übernahme des ursprünglichen Entwicklers Infommersion ein Mitglied der Crystal-Produktepalette des BI-Herstellers Business Objects. Der Umgang mit dem Programm erfolgt in einem dreistufigen Prozess:

- Als erstes wird ein bestehendes Excel-File importiert und in der internen Spreadsheet-Engine abgelegt. Xcelsius unterstützt ausschliesslich das Original: Das Programm lässt sich überhaupt nur auf einem System installieren, auf dem Excel 2000, XP oder 2003 bereits vorhanden ist, und importiert nur xls-Dateien. Links zwischen mehreren Tabellen und Excel-Makros werden nicht unterstützt.

- Jetzt folgt die eigentliche Arbeit, die Gestaltung eines Frontends zur Tabelle, in Xcelsius-Terminologie Report oder Model genannt. Das Programm stellt dazu zahlreiche Komponenten zur Verfügung, die sich mit einer Zelle oder einem Bereich der Tabelle verknüpfen lassen. Diese Komponenten dienen der Anzeige und/oder der Manipulation des verknüpften Tabellenwerts. Ein Beispiel: Mit einem Slider lässt sich der Wert in der verknüpften Tabellenzelle verändern. Dadurch ändern sich berechnete Werte in einem anderen Tabellenbereich - das damit verknüpfte Xcelsius-Chart passt sich dynamisch an. Auf diese Weise entstehen ohne Programmierung ansprechende Visualisierungen mit What-If-Funktionalität im Stil der heute gängigen BI-Dashboards, Scorecards und Drill-Down-Reports.

- Wenn das Model komplett zusammengestellt und getestet ist, generiert Xcelsius auf Knopfdruck eine swf-Datei, die sich auf jedem Computer mit installiertem Flash-Player betrachten lässt.

Vielseitige Bibliothek

Die mitgelieferte Komponenten-bibliothek ist umfangreich und enthält die gängigen Standard-Controls wie Buttons, Checkboxen, Aufklappmenüs und Textfelder sowie diverse Charts vom Balkendiagramm bis zum Kiviatgraph. Die Teilbereiche der Charts lassen sich anklicken und so zum Beispiel als Selektoren für einen Drill-Down-Report einsetzen. Dazu kommt eine ganze Reihe von Steuer- und Anzeige-Elementen, die man sonst nirgends findet beziehungsweise von Grund auf selbst programmieren muss: Single-Value-Anzeigen in Form von Thermo- und Tachometern, Drehknöpfe in verschiedenen Stilarten, Trend-Icons, ein interaktiver Kalender, Hintergrundgrafiken, eine in anklickbare Kontinente eingeteilte Weltkarte sowie nach Ländern gegliederte Karten der einzelnen Kontinente. Über den URL-Link-Button lassen sich Webseiten aufrufen, und die Komponente «External Slideshow» zeigt Bilder und Flash-Movies anhand von URLs an, die in Tabellenzellen gespeichert sind.

Einfache Bedienung

Alle verfügbaren Komponenten stehen in einer aufklappbaren Baumdarstellung zur Auswahl;
die gerade angewählte Komponente wird zusätzlich in einer Vorschau angezeigt. Aus der Galerie plaziert man die gewünschte Komponente per Drag&Drop auf die Arbeitsfläche. Die Eigenschaften lassen sich im Component Inspector anpassen: Am wichtigsten ist die Angabe des Tabellenbereichs, der mit der Komponente verknüpft werden soll. Unter «Appearance» legt man visuelle Aspekte wie Farben, Schriften und Transparenz fest. Interessant ist der Punkt «Dynamic Visibility»: Hier lässt sich ein zweiter Tabellenbereich angeben, der die Sichtbarkeit der plazierten Komponente steuert - man kann zum Beispiel festlegen, dass ein Element nur angezeigt wird, wenn ein bestimmter Tabellenwert negativ ist. Komponenten, die einen Wert anzeigen, bieten ausserdem die Möglichkeit von «Alerts»: Je nach prozentualem oder absolutem Wert der verknüpften Tabellenzelle wird die Komponente dynamisch in einer bestimmten Farbe dargestellt.

Drei Varianten

Crystal Xcelsius 4 ist in den drei Produktvarianten Standard, Professional und Workgroup erhältlich. Wir haben die Professional-Variante getestet, die mit rund 640 Franken zu Buche schlägt. Die Standard-Variante ist im Online-Shop des Herstellers zwar bis Anfang Mai für günstige 139 Franken zu haben und kostet auch danach nur rund das Doppelte - sie ist aber eindeutig als Teaser angelegt und soll zum Kauf der Professional-Variante anregen. Wichtige Funktionen wie Drill-Down-Charts und Komponenten mit fortgeschrittener Funktionalität fehlen im Standard-Paket, darunter zum Beispiel der Kalender und die External Slideshow. Xcelsius Professional unterstützt zudem mehr Excel-Funktionen: Insbesondere die Funktionen zur String-Verarbeitung fehlen in der Standard-Ausgabe. Und nur das Professional-Paket erlaubt Add-On-Libraries mit zusätzlichen Komponenten - der «Add-on Marketplace» auf der Xcelsius-Website beschränkt sich bis dato allerdings auf detailliertere Karten von Europa und Asien/Pazifik. An einem Defizit leiden systembedingt beide Varianten: Die Excel-Daten samt allen Formeln werden beim Import im Xcelsius-Dokument abgelegt; nachträgliche Änderungen am ursprünglichen Spreadsheet lassen sich nur mit einem erneuten Import einbinden. Der funktioniert aber nur dann reibungslos, wenn sich bloss die Werte, nicht aber die Struktur der Tabelle oder die Formeln verändert haben. Die dynamische Verknüpfung mit externen Datenbeständen ist nur mit der wesentlich teureren Workgroup-Ausgabe möglich, die dazu mit Schnittstellen zu SOAP-konformen Web-Service und XML-fähigen Datenbanken aufwartet.