Mit MPS und DMS in die Zukunft

Mit MPS und DMS in die Zukunft

Artikel erschienen in IT Magazine 2019/07
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Dokumente zentral verwalten

Auf die Neuausrichtung der Druck-­Landschaft folgte die Entscheidung, alle Lern- und Unterrichtsmaterialien in Form von sogenannten Unterrichtsobjekten elektronisch abzulegen und zu verwalten. Bereits 2007 wurde hierfür der Einsatz der Open-Source-Lernplattform Moodle beschlossen, mit der man zuvor schon fünf Jahre Erfahrung gesammelt hatte. In diesem Bereich konnte die BBB aufgrund der spezifischen Bedürfnisse des Schulbetriebs nicht auf eine Lösung von Canon aufbauen. "Wir haben Moodle mit einem Repository-System verknüpft, damit Änderungen an den Dokumenten direkt in der Lernplattform abgebildet werden. Dieser nächste Schritt hin zu einem umfassenden digitalen Dokumenten-­Management hatte einen Kulturwandel innerhalb der Schule zur Folge. Fixe Arbeitsplätze wurden weitgehend abgeschafft und Lernende und Lehrpersonen mussten sich daran gewöhnen, zum Drucken, Kopieren oder Scannen den Weg an einen der wenigen noch verbliebenen Multifunktionsgeräte zu gehen. Dies hat unter anderem dazu geführt, dass heute bewusster gedruckt wird", ist Vogt sicher.

Wie der IT-Leiter der Schule weiter ausführt, wurde dieser Wandel nötig, weil davor rund 42 GB Daten oder 333’827 Dateien in 16’875 Ordnern abgelegt waren. Die Suche nach relevanten Inhalten war praktisch unmöglich geworden. "Im neuen System mit den Unterrichtsobjekten sind alle Materialien nach Themen strukturiert abgelegt und innerhalb kürzester Zeit auffindbar. Ausserdem haben sowohl die Lernenden als auch die Lehrpersonen auf alle Dokumente Zugriff, denn Transparenz ist uns sehr wichtig", beteuert Vogt. Vom papierlosen Betrieb sei man aber noch weit entfernt. Nicht zuletzt, weil beispielsweise gewisse Prüfungen aufgrund der Rekurssicherheit auf Papier gedruckt werden müssen.

Die Schule im Kulturwandel

"Dennoch hat sich viel bei uns verändert. So haben wir nur noch 14 Multifunktionsdrucker für die gesamte Schule im Einsatz. Das entlastet zunächst die IT, auch weil Canon sofort sieht, wenn der Toner zur Neige geht, und diesen automatisch nachliefert, oder einen Schaden an einem Gerät oft schon erkennt, bevor dieser auftritt, und einen Techniker vorbeischickt. Aber auch für die Lernenden und die Lehrpersonen ist drucken und scannen einfacher geworden, denn sie müssen nicht jedes Mal den richtigen Drucker anwählen, sondern können die Dokumente mit ihrem Badge an einem beliebigen Gerät ausgeben lassen. Ausserdem sind dank dem Dokumenten-Management-System alle Dateien digital abgelegt und über das Learning-Management-System Moodle rasch auffindbar", fasst Vogt zusammen.
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Kommentare

Mittwoch, 10. Juli 2019 Temperli
Leider ist die Computer Anlage nicht mehr auf dem neusten Stand, davon zeugen die ständigen Abstürze der IT Anlage und Vogt erläutert Selbstverständlichkeiten, die andere Schulen schon lange haben, aber weiter entwickelt haben.

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