Google Docs als Office-Ersatz

Die eigene Hochzeit ist wohl eines der einschneidensten Erlebnisse im Leben eines Menschen. Doch dass seine Hochzeit nicht nur sein privates Glück vollkommen machen sollte, sondern auch seinen beruflichen Alltag, damit hat Stefan Grob wahrscheinlich nicht gerechnet. Genau so kam es aber. Denn als er zum ersten Mal mit Google Docs - auf Deutsch auch Google Text & Tabellen genannt - in Berührung kam, wusste er sofort: Dieses Tool würde die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern und Kunden seiner Firma Complecta um einiges vereinfachen. Damals brauchte er Google Docs, um den wichtigsten Tag seines Lebens zu organisieren: «Als meine Frau und ich heiraten wollten, gab es so viel zu organisieren und natürlich wollte jeder mitreden», so Stefan Grob. Wer es selbst schon erlebt hat, weiss wie es ist: Es müssen Termine vereinbart und abgestimmt werden, die Trauzeugen brauchen Adresslisten der geladenen Gäste und die Mutter wiederum will wissen, wer an welchem Tisch sitzt. Zudem gibt es ein Budget, das eingehalten werden muss. Deshalb stellte Grob diese Informationen kurzerhand auf Google Docs und gewährte den wichtigsten Personen Zugriff darauf. Das ist nun fünf Jahre her und Grob arbeitet heute intensiver mit Google Docs denn je. Doch inzwischen braucht er es in erster Linie geschäftlich.

Seine Firma Complecta erstellt Marketing- und Kommunikationskonzepte sowie Texte und Artikel für Kunden wie Coop und Spick, das Schülermagazin. Grob gründete Complecta im August 2000, damals existierte Google Docs noch nicht und wie die meisten Unternehmen arbeitete auch Grob anfangs noch mit einem einfachen Office-Paket von Microsoft. Doch als die Aufträge zunahmen und die Firma von damals einem Mitarbeiter auf heute fünf wuchs, stiegen auch die Anforderungen an die Server-Infrastruktur: «Wir haben eine sehr einfache Server-Infrastruktur, die keine Zugriffe von extern ermöglicht», so Grob. Schnell merkte er, dass eine Lösung her musste. Denn der Datenverkehr nahm immer mehr zu und die verschickten E-Mails mit Anhang wurden immer grösser. Also begann er, Dokumente, die er mit jemandem Teilen wollte, auf Google Docs zu stellen. Als er dann 2010 die Projektleitung für ein Lifestyle-Magazin für die Stadt St. Gallen übernahm, entschied er sich, für die Erstellung der Zeitschrift komplett auf die Office-Anwendungen von Google umzusteigen. «Für dieses Magazin arbeiten wir mit vielen externen Mitarbeitern zusammen – dazu gehören Autoren, Fotografen, Graphiker sowie ein Art Director», so Grob. Sie alle brauchen Zugriff auf die Texte und Bilder, die für das Magazin zusammen kommen. «Da lag es auf der Hand, für dieses Projekt Google Docs einzusetzen», erklärt Grob. Klar, es hätte andere Möglichkeiten gegeben – beispielsweise, einen Microsoft Exchange Server oder Windows Small Business Server zu nutzen. «Aber diese Alternativen sind sehr teuer. Zudem bräuchte es ein gewisses IT-Know-how, um diese Software-Pakete aufzusetzen», meint Grob. Er habe dieses Wissen nicht und hätte es deshalb von einem Fachmann installieren lassen müssen – was erneute Kosten verursacht hätte. «Das war nicht in meinem Sinn. Ich suchte etwas Praktisches und Günstiges.»