Grenzenloses Zusammenarbeiten

Grenzenloses Zusammenarbeiten

28. Juni 2010 - Mit Office 2010, den Office Web Apps und Office Mobile 2010 verschwinden bei der Dokumentenerstellung die Grenzen zwischen Geräten, Plattformen und Mitarbeitern.
Artikel erschienen in IT Magazine 2010/07
Wer kennt das nicht? Man erstellt ein Dokument, eine Produktbroschüre beispielsweise. Diese Datei tauscht man regelmässig mit seinen Team-Kollegen aus, ergänzt das Dokument, korrigiert Fehler und schickt es irgendwann zur Endkontrolle und in die Druckerei. Diese Art der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten ist heute in Unternehmen sehr weit verbreitet. Oft wird der Prozess zusätzlich noch durch weitere Tools wie Instant-Messaging-Systeme, Social Networks oder ganz einfach «reale» Besprechungen unterstützt.

Solche Collaboration-Systeme funktionieren, sind aber etwas umständlich. Und sie bergen auch einige Gefahren in sich: Zum einen ist der E-Mail-Weg nicht gerade der sicherste, um unternehmenswichtige Daten auszutauschen – ausser das Ganze geschieht verschlüsselt. Zum anderen entsteht so gerne ein Versionschaos: Welche ist nun schon wieder die neueste Ausgabe des Dokuments und wer hat was verändert? Microsoft verspricht, dass Office 2010 genau hier ansetzt und solche Prozesse verbessert.


In der neuesten Office-Version stecken deshalb verschiedene Features, die es Unternehmen ermöglichen, effizienter und besser mit anderen zusammen an Dokumenten zu arbeiten. Office 2010 ermöglicht es ausserdem, auch in Echtzeit über Plattformen hinweg an Dokumenten zu arbeiten, also auf Windows-PCs, online in einem beliebigen Browser oder auf Mobiltelefonen – auch gemeinsam. Ausserdem wurde in die Vernetzung der gemeinsam an einem Dokument arbeitenden Personen investiert.


Geteilte Arbeitsplätze

In der Office-2010-Edition Professional Plus, der High-End-Version für Unternehmen – die einzelnen Editionen haben wir Ihnen ja im ersten Teil der Office-2010-Serie ausführlich vorgestellt – stecken am meisten neue oder überarbeitete Collaboration-Tools. Mit dabei ist Sharepoint Workspace, der Nachfolger von Office Groove 2007.


Bei Sharepoint Workspace handelt es sich um eine Client-Anwendung, die den interaktiven Zugriff auf Sharepoint-Dokumente und -Listen in Sharepoint Server 2010 und Sharepoint Foundation 2010 ermöglicht. Sharepoint Workspace 2010 bietet ausserdem Optionen zum Erstellen von Groove-Arbeitsbereichen für die Zusammenarbeit und von Arbeitsbereichen für freigegebene Ordner ohne Sharepoint-Server, kann also auch eigenständig ausgeführt werden.

Information-Worker können mit Sharepoint Workspace also Online- und Offlineinhalte mit einer festgelegten Sharepoint-Website synchronisieren oder aber mit externen Partnern und Teammitgliedern mithilfe von freigegebenen Arbeitsbereichen zusammenarbeiten.


Betrachten wir die beiden Arbeitsbereichstypen, die ohne Zusatzsoftware, also ohne Sharepoint Server 2010 auskommen, noch etwas näher. Die simpelste Lösung zuerst: Arbeitsbereiche für freigegebene Ordner. Diese Funktion unterstützt ganz einfach die Freigabe von Windows-Ordnern zwischen verschiedenen Clients.

Groove-Arbeitsbereiche bieten da schon mehr. Sie ermöglichen die sogenannte Peer-Zusammenarbeit, das heisst sie unterstützen die Synchronisierung von Inhalten zwischen Client-Computern, von denen ein freigegebener Arbeitsbereich gehostet wird. Durch das Erstellen eines Groove-Arbeitsbereichs und mit dem Dateitool können Sharepoint-Workspace-Benutzer Word-, Text- und sonstige Dokumente speichern, anordnen und freigeben sowie automatisch mit Teammitgliedern synchronisieren. Man hat also jederzeit Zugriff auf die aktuellsten Dokumentenversionen. Weiter können in den Arbeitsbereichen auch Besprechungen angesetzt oder Diskussionen durchgeführt werden.


Für alle, die Interesse an Sharepoint Workspace haben, sich allerdings bereits gegen die Professional-Plus- und für eine andere Edition von Office 2010 entschieden haben: Sharepoint Workspace kann auch als Einzellösung dazugekauft werden. Und für alle Nicht-Unternehmen-User von Office 2010: Microsoft bietet mit seinem Cloud-Storage-Dienst Live Skydrive, in Kombination mit den neuen Office Web Apps, ein ähnliches Tool wie die Sharepoint Workspaces. Damit lassen sich Dokumente und Ordner in der MS-Cloud untereinander austauschen und synchronisieren.

 
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