Die IT-Kosten in den Griff bekommen

Die IT-Kosten in den Griff bekommen

31. Mai 2010 - Bei der SBB IT sorgte die dezentrale Planung immer wieder für Ungenauigkeiten bei der Kalkulation der IT-Kosten. Ein Tool von Catenic soll nun für Ordnung sorgen.
Artikel erschienen in IT Magazine 2010/06
Mit der Financial-Management-Lösung Anafee von Catenic wurden die Kosten transparent und der Fokus kann auf die inhaltlichen Aspekte der Services gelegt werden, um das Business besser zu unterstützen. (Quelle: Vogel.de)

Pro Jahr befördern die Schweizerischen Bundesbahnen (SBB) 322 Millionen Passagiere und 54 Tonnen Güter. Dazu sind die SBB auf die Unterstützung von SBB IT angewiesen. Die SBB IT mit seinen 750 Mitarbeitern gewährleistet heute unter anderem den Betrieb von insgesamt 3000 Billett-Automaten, Zugpersonalgeräten und des Web-Portals. Hinzukommen die Betreuung von 14’000 Desktops, des SAP-Systems und 1200 weiteren Business-Applikationen sowie die Realisierung von rund 200 Projekten pro Jahr im Konzern. Die SBB IT gewährleistet damit nicht nur den internen Betrieb der IT, sondern erreicht mit ihren Services den Bahnkunden unmittelbar. Die Funktionalität, Ausfallsicherheit und Bedienerfreundlichkeit der Geräte im Tagesgeschäft der Bahn sind eine wesentliche Basis für die Zufriedenheit der Kunden. Und sie sind ein veritabler Umsatzfaktor des Konzerns. «Das Betriebs- und Inves-titions-Controlling zählen daher zu den wichtigsten Aufgaben des Finanzbereichs der SBB IT. Eine exakte und vor allem flexible Planung von Services und Investitionen ist essentiell, damit die Kosten nicht entgleisen», erläutert Andreas Kistler, Leiter des Financial-Management-Teams von SBB IT.


Bei der SBB IT hat man daher bereits in der Vergangenheit die Systemlandschaft und die Organisation umgestaltet. So wurden unter anderem Teile der IT-Bereiche der verschiedenen SBB-Divisionen integriert. Auch hat man neue Kontrollinstrumente wie Management Cockpits, eine divisionsbezogene, SAP-basierte Leistungsverrechnung und ein Business Warehouse für das Ergebnis-Controlling eingeführt.



Bremsklotz IT-Planung

Trotzdem sorgte die zu 80 Prozent dezentral organisierte Planung immer wieder für Ungenauigkeiten bei der Analyse, Kalkulation und Berichterstattung der IT-Kosten. Excel, das bis dahin zur Planung eingesetzte Kalkulations-Tool, schuf zusätzliches Fehlerpotential und erwies sich zunehmend als ungeeignet. «Da Excel nicht Multi-User-fähig ist, verschickten wir Planungs-Sheets an die einzelnen Divisionen. Dort wurden sie dann zum Teil so stark individualisiert, dass wir sie nur mit grosser Mühe wieder konsolidieren konnten», erinnert sich Kistler. Die Korrekturen waren so zeitintensiv, dass notwendige Datenanalysen und Plausibilitätsprüfungen schlichtweg auf der Strecke blieben: «Wir waren bei der Planung viel zu stark reaktiv, die Qualität der Planungsdaten blieb insgesamt schlecht und es entstanden erhebliche Mehrkosten, weil sich zu viele Leute allein mit der Fehlerkorrektur herumschlagen mussten. Diese Ineffizienz hatte zur Folge, dass seitens der Divisionen zunehmend unsere Kompetenz und Wirtschaftlichkeit in Frage gestellt wurde.»

 
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