Eine Box fürs Dokumentenmanagement

Die Archivistabox lässt sich vollständig über das Intranet konfigurieren und nutzen – mit zwei Ausnahmen: Bei der Erstinstallation müssen für die Netzwerkkonfiguration Maus, Tastatur und Bildschirm direkt an die Box angeschlossen werden. Auch das Aufspielen einer neuen Softwareversion erfolgt auf diese Weise. Für alle übrigen Aufgaben stehen die drei Browser-basierten, separat aufzurufenden Front-ends Webconfig (Grundkonfiguration), Webadmin (Konfiguration der Archivdatenbank, zum Beispiel Benutzer-definierte Felder und Masken) und Webclient (die eigentliche DMS-Oberfläche) bereit. Die Trennung der drei Aufgabenbereiche ist einerseits sinnvoll – wer Dokumente verarbeitet, sollte nicht unbedingt Zugriff auf die Systemverwaltung haben. Auf der anderen Seite ist es manchmal lästig, wenn für die Definition eines zusätzlichen Feldes zu einer anderen Webanwendung gewechselt werden muss.

Archivista setzt für das Dokumentenmanagement auf ein sehr simples Paradigma und verzichtet auf die sonst oft übliche Unterteilung in Aktenschränke, Ordner und so weiter. Alle Dokumente – im Archivista-Jargon «Akten» genannt – sind ohne weitere Unterstrukturen direkt in der «Datenbank» abgelegt. Zum Wechseln zwischen verschiedenen Archiv-Datenbanken muss man den Webclient verlassen und sich neu anmelden.


Für die Klassifizierung und Beschlagwortung kommen bis zu 80 vom Anwender definierbare Felder zum Einsatz, ausserdem bietet die Software dank durchgängiger Texterkennung eine Volltextsuche in sämtlichen Dokumenten, die Text enthalten.
Neben Text-, Zahlen- und Datumsfeldern bietet Archivista mehrere andere Feldtypen, zum Beispiel 1:N-Felder zum Aufbau hierarchisch gegliederter Schlagwortbäume sowie Auswahlfelder, bei denen aus einer vorgegebenen Liste von Einträgen gewählt werden muss. Diese Liste lässt sich direkt im Webclient ergänzen, allerdings auf etwas komplizierte Art mit Hilfe von drei nicht auf Anhieb verständlichen Symbolen. Die Definition der Daten- und Feldtypen erfolgt nicht im Webclient, sondern in der Webadmin-Anwendung.


Generell ist die Oberfläche zwar mit Ajax-Elementen angereichert, aber sehr einfach gehalten. So erscheinen die Auswahlfelder visuell wie gewöhnliche Textfelder, erst bei der Eingabe eines Buchstabens erscheint eine Aufklappliste mit den passenden bereits erfassten Begriffen. Felder vom Typ «Ja/Nein» werden in Textform angezeigt – eine Checkbox wäre sowohl beim Editieren als auch beim Durchsehen der Akten intuitiver erfassbar.