Auf dem Weg zur automatisierten Buchhaltung

Auf dem Weg zur automatisierten Buchhaltung

Artikel erschienen in IT Magazine 2021/05

Workflows im Rechnungs- und Zahlungswesen

Viele Schweizer KMU handeln mit Waren und erbringen Dienstleistungen. Ein effizientes Zahlungswesen ist für sie wirtschaftlich essenziell und trägt gleichzeitig zu einem professionellen Kundenservice bei. Gerade in diesem Bereich sind jüngst die Voraussetzungen für vereinfachte Prozesse stark gestiegen.

Betrachten wir zuerst die Beschaffungsseite. Auf dem Weg vom Einkauf und der Bestellung von Waren und Dienstleistungen bis zur Bezahlung und Verbuchung von Lieferantenrechnungen (Kreditoren) gibt es verschiedene buchhalterische Schritte, die sich mithilfe moderner Buchhaltungssoftware und Workflows vereinfachen lassen. Dazu zählen der automatisierte Freigabeprozess von Rechnungen, die Generierung von automatischen Zahlungsvorschlägen sowie die automatische Verknüpfung einer eingehenden Kreditorenrechnung mit der entsprechenden Bestellnummer. Während KMU diese Prozesse selbst definieren und umsetzen können, standen sie bislang einer Vielzahl von Rechnungsformaten und Einzahlungsscheinen gegenüber. Ein wichtiger Schritt in Richtung Automatisierung im Zahlungswesen erfolgte vor einem Jahr mit der Einführung der QR-Rechnung. Sie ist der neue Einzahlungsschein und ersetzt nach einer Übergangsphase die bisherigen orangen und roten Einzahlungsscheine. Der maschinenlesbare, am Schweizerkreuz in der Mitte erkennbare Swiss-QR-Code enthält sämtliche zahlungsrelevanten Daten wie die international standardisierte IBAN oder QRIBAN des Rechnungsstellers, Adresse des Zahlungspflichtigen, Referenznummer und geschuldeter Betrag.

Die QR-Rechnung bietet die Voraussetzung, um die Verarbeitung und Verbuchung von Lieferantenrechnungen zu automatisieren. Damit Kreditorenrechnungen verarbeitet werden können, muss die Software auf QR-Rechnung vorbereitet und der SIX-Bankenstamm mit der QR-IBAN aktualisiert sein. Wird eine Buchhaltungssoftware eingesetzt, die alle QR-Funktionen vollständig integriert, wird die Rechnung eines erfassten Lieferanten direkt in die Kreditorenbuchhaltung gesendet, wo die Daten mit der Rechnung verglichen und unmittelbar verbucht werden. Für die Erfassung einer postalisch zugestellten QR-Rechnung bieten moderne Softwarehersteller kostenlos eine QR-Code-Scanner-App. Für Rechnungen, die per E-Mail versendet werden, bietet sich die Möglichkeit, die Rechnung aus dem E-Mail-Programm in die Buchhaltungssoftware einzulesen und zu verarbeiten. Die Zahlung erfolgt anschliessend via E-Banking gemäss den automatisierten Zahlungsvorschlägen direkt und ohne manuelle Bearbeitung zum gewünschten Termin.
Die Einführung der QR-Rechnung ist für Unternehmen auch der ideale Zeitpunkt, um auf elektronische Rechnungsstellung zu wechseln. Dadurch lässt sich der Ablauf vom Auftrag, über die Leistungserfassung bis zur Zahlung und Archivierung der Debitorenrechnung weitgehend automatisieren. Erforderlich ist eine Debitorensoftware, die QR-Rechnungen unterstützt und die in der Lage ist, automatisch einen QR-Code zu erzeugen. In ausgereiften Softwarelösungen wird dafür die Swico-Syntax mitgeliefert mit strukturierten Rechnungsinformationen wie Belegdatum, Rechnungsnummer oder Unternehmer-ID. Setzt der Kunde eine QR-fähige Buchhaltung ein, erkennt und verarbeitet das System die erhaltene Rechnung mit Swico-Syntax automatisch.

In einem vollautomatisierten Debitoren-Workflow können QR-Rechnungen (Ablösung von ESR) erstellt, als E-Rechnung, ZUGFerRD oder eBill versendet (siehe Kasten) und die Zahlungseingänge mit Hilfe der E-Banking-Schnittstelle automatisch eingelesen und verarbeitet werden. Die Rechnung ist somit von der Erstellung bis zur Verbuchung vollständig digitalisiert.
E-Rechnung: Spart Zeit & Ressourcen
Die QR-Rechnung schlägt eine wichtige Brücke zwischen der digitalen und der papierbasierten Welt. Sie enthält viele Informationen, welche elektronisch erkannt und verarbeitet werden können, und sie kann als E-Rechnung versendet werden. Bei jährlich rund 700 Millionen Rechnungen, die in der Schweiz ausgestellt werden, resultiert daraus für Rechnungssteller und -empfänger ein enormes Einsparpotenzial an Zeit und Kosten. Doch was genau ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist ein elektronisches Dokument, das die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen hat wie eine Papierrechnung. Die Rechnungsdaten müssen in strukturierter Form vorliegen, damit diese vom Empfängersystem einlesbar und verwertbar sind. Elektronische Rechnungen werden in der Praxis häufig als PDF/A-Dateien online bereitgestellt. Eine MWST-konforme Rechnung erfordert zusätzlich, dass der Nachweis des Ursprungs und der Integrität erfüllt ist. Keine elektronischen Rechnungen sind gescannte Papierrechnungen oder unstrukturierte Rechnungsdaten wie E-Mails, PDF- oder Word-Dokumente.

Es gibt bereits verschiedene Methoden von elektronischen Rechnungen. So können moderne ERP-Systeme E-Rechnungen im B2B-Bereich mit strukturierten Daten erstellen und direkt via Schnittstelle an das Finanzinstitut übermitteln. Eine zweite Methode, die sich nach der Aufhebung der elektronischen Signaturpflicht für E-Rechnung in der Schweiz etabliert hat, ist das Datenformat ZUGFeRD (Akronym für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Moderne Softwarenanbieter bieten bereits seit längerem die Möglichkeit, Rechnungen basierend auf dem ZUGFeRD-Format als PDF mit strukturierten Daten MWST-konform zu erstellen, sicher zu versenden und zu archivieren. Neu in der Schweiz im B2C-Bereich ist eBill. Mit eBill wird dem Empfänger die Rechnung direkt in sein E-Banking-Portal gestellt. Aktuell wird eBill von über 90 Finanzinstituten angeboten.

Gesetzeskonform archivieren

Der letzte logische Schritt eines grösstenteils automatisierten Zahlungswesens ist die elektronische Archivierung, wobei diese bei strukturierten E-Rechnungsformaten ebenfalls automatisch erfolgt. Anbieter von ERP- und Buchhaltungssoftware bieten dafür zu ihren Lösungen ein Dokumenten Management System (DMS) an, mit welchen sich eine gesetzeskonforme und sichere Ablage organisieren lässt. Diese erlauben einen schnellen Zugriff gemäss definierten Zugriffsrechten und die Möglichkeit der Volltextsuche. Rechnungen und Belege in Papierform lassen sich zudem via Scanner im DMS erfassen und nach deren buchhalterischen Verarbeitung entsprechend den Aufbewahrungspflichten ebenfalls elektronisch aufbewahren.

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