Die Vorteile einer digitalisierten KMU-Buchhaltung

Die Vorteile einer digitalisierten KMU-Buchhaltung

Artikel erschienen in IT Magazine 2021/05

Die digitale Buchhaltung schafft Durchblick

Eine digitale Buchhaltung ist im Idealfall modular ausgestaltbar, das heisst, sie ist je nach Bedarf an die Anforderungen und Grösse des KMU einfach anpassbar. Ebenfalls wünschenswert ist, dass die Lösung zu Monatskosten inklusive Applikations- und Daten-Hosting in der Cloud mit integrierter Wartung, mit Updates und einer Hotline angeboten wird, sei dies pro User, pro Modul oder Volumen-basierend, und dass sie auf die elek­tronische Zusammenarbeit im Home Office und mit dem Treuhänder ausgerichtet ist. Dies birgt den Vorteil, dass je nach Unterstützungsbedarf und -wunsch des KMU die digitale Buchhaltung quasi mit fliessendem Übergang von einer überwiegenden Inhouse-Anwendung hin zur kollaborativen Lösung bis zum vollen Outsourcing eingesetzt werden kann.

Mit einer durchgängig digitalen Buchhaltung einher geht ein Finanzcockpit, das wichtige Führungskennzahlen für das Unternehmen aus der Buchhaltung bereithält. Zu diesen gehören nebst dem aktuellen Stand der liquiden Mittel sowie der Cash-Burn-Rate – also der Information, wie viele Monate die Liquiditätsreserven bei Null-Umsatz reichen – auch der Umsatz selbst, die Bruttomarge (in Prozent) vom Umsatz, der EBITDA (in Prozent) vom Umsatz und die Eigenkapitalquote. Zu diesen Kennzahlen, die per Stichtag erhoben werden, wird empfohlen, sich auch Vergleichszahlen zu den Budgetzahlen und der Vorperiode/Vorjahresperiode anzeigen zu lassen, damit die Entwicklung respektive Trends erkennbar werden und nötigenfalls vertieft und rasch analysiert und notwendige Massnahmen frühzeitig ergriffen werden können.

Erfahrene KMU-Unternehmer sind gute Rechner und wissen, wo sie in etwa stehen mit ihrer Firma. Sie haben das Gefühl für den Markt, die Kundenanforderungen, die richtigen Produkte und wissen Bescheid über den ungefähren Auftragsbestand und die Auslastung. Eine gewisse Unsicherheit aber bleibt, wenn die eigene Einschätzung nicht mit effektiven Ist-Zahlen untermauert werden kann. Dank der quasi tagesaktuellen Zahlen aus der digitalen Buchhaltung und der neutralen Einschätzung durch den Treuhänder mit Zugriff auf diese Zahlen, gepaart mit seinem Analyseflair und Vergleichsmöglichkeiten (Branchenindex, ähnlich gelagerte Betriebe), ermöglicht dies dem Unternehmer ein fundiertes Bild über den aktuellen Stand seiner Unternehmung und erlaubt ihm, entsprechende Justierungsmassnahmen rechtzeitig anzugehen und umzusetzen. Das KMU wird dadurch agiler und kann auf Chancen und Risiken frühzeitig reagieren, was auch das Fortführungsrisiko mindert.

Was kostet eine digitale Buchhaltung?

Bezüglich Kosten für eine durchgängig digitale Buchhaltung empfiehlt es sich, eine Vergleichsrechnung zu machen, welche auf einer Gesamtkostenbetrachtung basiert. Das bedeutet, dass nicht nur die Projekt- respektive Investitions- und wiederkehrenden Kosten gewertet werden, sondern dass man auch die Einsparungen aus dem Einsatz einer digitalen Buchhaltung mit einkalkuliert. Dabei sind unter anderem diese Faktoren zu beachten:

- Kosteneinsparung (Mietanteil, Archivplatz, Material, IT/Geräte, Reisekosten)
- Zeitersparnis x Unternehmerlohn
- Zeitersparnis x Mitarbeiterlohn (auch wenn der Ehepartner die Buchhaltung «gratis» führt)
- reduzierte Fachausbildungskosten
- reduzierte Personal-, Rekrutierungs- und Fachausbildungskosten durch (Teil-)Outsourcing
- agilere finanzielle Führung des KMU und dadurch positive Auswirkung auf Geschäftserfolg
- hohe Auskunftsbereitschaft, jederzeit Zugriff auf elektronisches Belegarchiv
- Treuhänderkosten für Unternehmer-Sparring anstelle für repetitive Arbeiten
- Reputation gegenüber Stakeholdern steigt (Kunden, Mitarbeiter, Aktionäre, Bank)
- Wertsteigerung des Unternehmens dank Einsatz von digitalen Anwendungen

Für KMU und speziell auch für kleinere Unternehmen lohnt sich der Einsatz einer modernen digitalen Buchhaltung, insbesondere auch im heutigen Home-Office-Umfeld und in der kollaborativen Zusammenarbeit mit einem digital affinen Treuhänder. Die heute auf dem Markt angebotenen Schweizer Lösungen sind inzwischen ausgereift und dynamisch an die Anforderungen und Grösse des KMU anpassbar. Und sie lassen sich mit bereits bestehenden und nützlichen Apps ergänzen.
Der moderne Treuhänder ist in der Lage, seinen KMU-Kunden auf deren Bedürfnisse zugeschnittene digitale Anwendungen anhand von Best Practices zur Verfügung zu stellen; als Variante zukünftig auch im Abo-Modell inklusive Dienstleistungen zum Monats-Fixpreis. Dies ermöglicht dem KMU eine schlanke Einführung der durchgängig digitalen Buchhaltung und führt zu einer massgeblichen Entlastung der Unternehmens- und Unternehmer-Ressourcen.
Die wichtigsten Anforderungen an eine digitale Buchhaltungslösung
- Online, Datenhaltung in der sicheren Cloud
- Geräte- und Standort-unabhängiger Zugang (mit sicherem Login)
- integrierte Scan-App mit Belegs-Inhalterkennung ab Scanner, PDF, Smartphone
- Finanzbuchhaltung, Budget, Debitorenbuchhaltung, Mahnwesen
- Kreditorenbuchhaltung, Zahlungsvorschlagswesen,
- automatischer Zahlungsverkehr und Kontoabgleich Bank (EBICS-Standard, Pay Together)
- MWST-Abrechnung, elektronische Übermittlung der MWST-Abrechnung
- Belege sind direkt beim Buchungssatz hinterlegt, mit Click abrufbar
- Lohn-/Personalwesen/HR (Mitarbeiter-Dossier, elektronische Meldungen AHVeasy, Swissdec, ELM)
- elektronisches Archiv - zertifiziert gemäss Geschäftsbücherverordnung (GeBüV)
- einfaches Auffinden von Belegen, Geschäftsdokumenten über intelligente Suchfunktionen
- Finanzcockpit (Dashboard) für Unternehmer/GL, Bilanz, Erfolgs-, Mittelflussrechnung
- sichere Übermittlung von Dokumenten, Auswertungen (Zugangslink, terminierter Ablauf)
- Visum-/Freigabeprozesse für Spesen, Löhne, Kreditoren
- Zugangsberechtigungen je nach Rolle/Funktion (Unternehmer, Finanz-Admin., Treuhänder)

Mögliche weitere sinnvolle Module zur Ergänzung der digitalen Buchhaltung
- Kunden-/Projektverwaltung, Leistungserfassung, Fakturierung (QR-Rechnung), E-Dossier
- Smartphone-App für Spesenerfassung/Auslagen-Scan, Leistungserfassung, Dossier-Abruf
- digitales Post-Office mit Eingangspost (Outsourcing / elektr. Posteingang digital mit Posteingangsarchiv) und Ausgangspost (Upload in Printcenter / mit Postversand in Couvert frankiert)

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