Test Center – Seatable

Online-Datenbank mit Tabellenkalkulations-Interface

Online-Datenbank mit Tabellenkalkulations-Interface

Artikel erschienen in IT Magazine 2021/04

Seatable als leichtgewichtige Datenbank

Die Verwendung von Seatable als erweiterte Online-Tabellenkalkulation deckt jedoch, wie bereits erwähnt, nur einen Teil des Potenzials der Applikation ab. So ist Seatable auch eine Online-Datenbank, und kann dabei helfen, Geschäftsprozesse zu automatisieren.

Konkret bietet Seatable dazu ein paar spezifische Funktionen, wie das Sammeln von Daten von Benutzern via Formularen oder das Importieren von Daten aus anderen Geschäftssystemen über die Restful API. Ebenfalls zur Verfügung steht ein SDK, mit dem Benutzer kleine Skripte schreiben können, um Datenänderungen in einer Datenbank oder Tabelle zu überwachen. Wenn bestimmte Änderungen erkannt und dem Programm mitgeteilt werden, kann dieses die Daten automatisch verarbeiten und Ergebnisse basierend auf den Daten erzeugen. Die Ergebnisse können zudem auch direkt in die Tabelle zurückgeschrieben werden.

Ein einfaches Beispiel hierfür ist eine statische Website. Sollen auf einer grundsätzlich statischen Website doch einige dynamische Daten angezeigt werden, so lässt sich dies mit Seatable machen, indem die Daten dazu direkt in Seatable gespeichert werden, welche dann wieder auf der Website angezeigt werden. Damit erübrigt es sich, noch eine separate Datenbank pflegen zu müssen. Die dynamischen Daten können derweil auch direkt in der Benutzeroberfläche von Seatable bearbeitet werden. In diesem Anwendungsfall ebenfalls nützlich ist die Möglichkeit, direkt in Seatable Formulare zu erstellen. So kann man etwa einfach einen Link zum Formular auf der Webseite platzieren, und die dadurch gewonnenen Daten werden direkt in die Seatable-Datenbank eingespeist.

Ein weiteres einfaches Beispiel: Ein Unternehmen verfügt über eine interne Anwendung zu einem bestimmten Zweck. Diese Anwendung generiert beispielsweise automatisch ein Word- oder PDF-Dokument (z. B. für Rechnungen) auf der Grundlage von durch Benutzer eingegebenen Daten. Mit dem SDK von Seatable lässt sich mit wenigen Zeilen Code ein Hintergrundskript schreiben. Die Benutzer geben die erforderlichen Informationen in eine Tabelle ein und das Skript erkennt automatisch neue Daten in der dafür vorgesehenen Tabelle. Und immer, wenn neue Daten eingegeben werden, generiert das Skript das Dokument und speichert es in einer Spalte in der Tabelle. Benutzer können das Dokument dann direkt herunterladen. So erübrigt sich die ursprüngliche Anwendung und kann durch ein simples Skript (einige Zeilen Code) ersetzt werden.

Auf der Github-Seite von Seatable sind zudem etliche Scripts und Beispiele verfügbar, die entweder für einen bestimmten Anwendungsfall gebraucht werden oder aber den Lernprozess erheblich erleichtern können. Beim Selbstversuch mit einem Script-Beispiel zum oben erwähnten Fall mit Rechnungen liess sich dies in rund 30 Minuten Arbeit einrichten – was im Vergleich zu einem kleinen Python-Programm oder etwas Ähnlichem zwar nicht wirklich schneller ist, aber auf lange Sicht den Vorteil bietet, dass direkt alles in und über die Seatable-Anwendung abgewickelt werden kann.

Formulare und Umfragen

Wie bereits erwähnt integriert Seatable auch Online-Formulare, und zwar als Standardfunktion. Wenn also das Tabellen-Layout definiert wurde, ist das entsprechende Webformular bereits einsatzbereit. Dieses kann man aber auch noch bearbeiten, indem etwa Felder gesperrt werden und gewählt wird, ob enthaltene Felder obligatorisch sind oder nicht.

Ebenfalls nützlich ist die Möglichkeit, bedingte Fragen einzurichten. Angenommen, die Frage «Würden Sie unser Produkt Ihren Freunden empfehlen?» ist so eingestellt, dass sie drei mögliche Antworten hat: Ja, Nein, Vielleicht. Dabei wäre es vielleicht interessant, mehr von den unzufriedenen Kunden zu erfahren. Die Lösung: Man erstellt zwei zusätzliche Spalten «Warum würden Sie uns nicht weiterempfehlen?» und «Sie sind sich nicht sicher. Was können wir verbessern?» und stellt dann in den Formulareinstellungen ein, dass diese beiden Fragen nur dann erscheinen, wenn die vorherige Antwort Nein beziehungsweise Vielleicht war. Natürlich sehen die zufriedenen Teilnehmer diese beiden Fragen nicht.

Ist die Umfrage fertig, kann man diese mit einem Klick als Link teilen – oder auch gleich via QR-Code. Wenn die Teilnehmer dann den Link öffnen und das Formular ausfüllen, werden ihre Eingaben automatisch und in Echtzeit in die Tabelle eingetragen. Jede Antwort wird dabei durch eine Zeile in der Tabelle repräsentiert.

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