DMS: Auch für KMU ein Thema

DMS: Auch für KMU ein Thema

Artikel erschienen in IT Magazine 2012/06

DMS muss zur Firma passen

Der Punkt Integrationsfähigkeit beziehungsweise die Möglichkeit zur Anbindung an Mail-, Office- und ERP-Systeme ist sicher einer der Faktoren, die ein Unternehmen bei der Wahl des richtigen DMS berücksichtigen sollte. Zu den wesentlichen Funktionen, die ein DMS bieten sollte, erklärt Archivista-Geschäftsführer Urs Pfister derweil: «Bei den Funktionen können heute fast alle Systeme deutlich mehr bieten, als die Kunden je benötigen werden. Die Schwierigkeit besteht nicht in der Wahl eines bestimmten Systems, sondern darin, ein DMS-System für den Kunden passgenau zu implementieren. Ein KMU ist daher gut beraten, bei der Evaluation darauf zu achten, wie die gestellten Anforderungen realisiert werden.»
Und auch Thomas Uhlmann führt einen interessanten Punkt abseits von Funktionen und Features an: «Ein DMS muss primär zur Arbeitsweise eines Unternehmens passen. Wichtig ist das Bewusstsein, dass die Einführung eines DMS alle Hierarchiestufen eines Unternehmens tangieren kann und erfahrungsgemäss zu einem Organisationsprojekt führt. Vorzugsweise erfolgt eine Einführung etappenweise. Dabei sind Führungsverantwortliche gefordert, sich aktiv in diese Projekte einzubringen und das Verständnis im Unternehmen dafür zu schaffen», erklärt der Löwenfels-Partner-Geschäftsführer.

Angebots-Dschungel

Durch den KMU-Fokus in dieser Marktübersicht fehlen die sogenannten Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM), die sich primär dadurch von DMS unterscheiden, dass sie nicht nur Dokumente in einem zentralen System verwalten, sondern vielmehr jeglichen Content, der in einem Unternehmen anfällt. Dazu gehören etwa auch Video- oder Audiofiles oder Web-Content. DMS ist demnach ein Teilbereich von ECM.
Sabine Mittelstädt, ECM Consultant bei Docuportal, erklärt die Unterschiede: «Ein DMS steht für reines Dokumentenmanagement, gleich welchen Formates. Es zeichnet sich aus durch einmalige, zentrale oder dezentrale Ablage von Dokumenten, schnelles Wiederfinden von Dokumenten durch verschiedene Suchfunktionen (auch über Attribute und Metadaten), Archivieren mit definierten Aufbewahrungsfristen, Versionierung der Dokumente, Nachvollziehbarkeit durch eine Historie und vieles mehr. Hervorzuheben ist die Abbildung von Geschäftsprozessen durch Workflows, zum Beispiel für Freigabeprozesse, Rechnungsläufe oder die Einhaltung von Fristen. ECM hingegen ist keine Software, sondern ein Konzept für die ganzheitliche Verwaltung, Speicherung, Bearbeitung, Erfassung und Archivierung von sämtlichen Unternehmensinformationen. Hierbei wirken verschiedene Software-Systeme miteinander – wie Dokumentenmanagement, Langzeitarchivierung, Output-Management, Input-Management, Web Content Management und so weiter.»
Doch auch ohne die ECM-Angebote finden sich in dieser Markt-übersicht – die keinen Anspruch auf Vollständigkeit hat und für die nur Lösungen angefragt wurden, die speziell auf die Bedürfnisse von KMU (die «grösste» kommt dabei von IBM und ist ab 50 Usern geeignet) zugeschnitten sind – die Systeme von 35 verschiedenen Anbietern. Ein Unternehmen, das die Einführung eines DMS ins Auge fasst, muss aus diesem Dschungel der verfügbaren Lösungen zuerst einmal die Systeme finden, die für es in Frage kommen. Keine einfache Aufgabe, wie auch Jörg Eckhard von DMSFactory bestätigt: «Der Markt ist unübersichtlich, und die Frage, welches Produkt für die eigenen Zwecke das richtige ist, daher nicht einfach zu beantworten.» Eckhard empfiehlt, folgende Punkte zu beachten:

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