DMS: Auch für KMU ein Thema

DMS: Auch für KMU ein Thema

3. Juni 2012 - Die Auswahl an DMS-Lösungen für KMU ist gross – die Wahl der passenden Lösung nicht einfach. «Swiss IT Magazine» zeigt, worauf es zu achten gilt.
Artikel erschienen in IT Magazine 2012/06
DMS: Auch für KMU ein Thema
DMS können Dokumente der unterschiedlichsten Art speichern und diese in der Regel auch wieder im Original-Format sowie als PDF exportieren. (Quelle: Saperion)
Die Archivierung von relevanten Dokumenten müsste für kleine Unternehmen eigentlich genauso ein Thema sein wie für Grossfirmen. Nichtsdestotrotz sind dafür notwendige Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) heute primär bei grossen Unternehmen im Einsatz. Dies bestätigt auch Jörg Eckhard, Leiter Vertrieb bei DMSFactory, einem von vielen DMS-Anbietern: «DMS ist nur etwas für Grossunternehmen, lautete ein lange gehegtes Vorurteil im Mittelstand. Doch die heute verfügbaren DMS-Lösungen sind weitaus preisgünstiger, lassen sich wesentlich einfacher bedienen als früher und enthalten oft bereits vorkonfigurierte Szenarien für Eingangsrechnungen, E-Mail-Archivierung, Personal Management und anderes. Dadurch sind sie auch für KMU einsetzbar und führen dort schon bei kleinsten Mitarbeiterzahlen zu Effizienz-Zuwächsen.» Uwe Hoffmeier, COO bei Document Concepts, ergänzt: «Gerade in kleineren Unternehmen steigt der Kostendruck und damit die Notwendigkeit, die administrativen Aufwände auf ein Minimum zu beschränken. DMS-Systeme gestatten eine effiziente Ablage aller geschäftsrelevanten Dokumente und erlauben den elektronischen Zugriff zum Beispiel auch für Treuhänder und Steuerberater. Gerade für KMU, wo sich teure ERP-Systeme nicht lohnen, kann ein DMS ergänzend eingesetzt werden, zum Beispiel zur Erstellung und Verwaltung von Offerten, Verträgen, Rechnungen, Lieferscheinen und zur Automation des Mahnwesens.»

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In unserer Marktübersicht finden Sie 35 Schweizer DMS-Lösungen für KMU.

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Gemäss den Anbietern ist es keinesfalls so, dass der Betrieb eines DMS einfach ein weiterer Kostenfaktor in der KMU-IT ist – im Gegenteil: «Die Suche nach Dokumenten und der damit gebundene Ressourceneinsatz treffen die KMU genauso wie die grösseren Unternehmen. Um die durch das Ordnen von und Suchen nach Dokumenten ausgelösten Aufwendungen und Kosten zu verringern, ist ein DMS gerade für KMU eine sehr interessante und vor allem nachhaltige Investition», erklärt Manfred Terzer aus der Geschäftsleitung von Kendox. Und die von Terzer angesprochene Suche nach Dokumenten ist für jedes Unternehmen ein Thema. Thomas Uhlmann, Geschäftsleiter des Luzerner Easy-Software-Partners Löwenfeld Partner, erklärt: «Gesetzliche und branchenspezifische Vorschriften verlangen von Unternehmen heute eine umfangreiche Dokumentation für eine lückenlose Nachweispflicht. Diese Nachweise sind für KMU mit herkömmlichen Mitteln – sprich Papierform, Mikrofiche, Mappen und so weiter – ab einem gewissen Volumen nicht mehr effizient zu handhaben.»
Und deshalb sei die Frage, ob ein DMS auch für ein KMU Sinn machen kann, eher eine Frage darüber, «inwieweit ein einzelnes Unternehmen, unabhängig von Branche und Grösse, offen ist für neue, zukunftsweisende Technologien», wie Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer von Elo Digital Office, erklärt.
 
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