E-Mail-Archivierung in der Cloud

E-Mail-Archivierung in der Cloud

Artikel erschienen in IT Magazine 2012/06

Nicht jede Archivierung ist rechtskonform

Stattdessen versuchen viele KMU den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen, indem sie ihre E-Mails zusammen mit anderen Daten im Rahmen des ohnehin durchgeführten Backups sichern und aufbewahren. Beispielsweise wird auf Bänder gesichert, die dann für zehn Jahre aufbewahrt werden. Allerdings ist diese Form der Archivierung nicht rechtskonform, da die Backup-Dateien damit weder manipulationssicher aufbewahrt werden, noch das Entstehungsdatum der E-Mails zweifelsfrei nachgewiesen werden kann. Eine andere Möglichkeit ist es, eine spezielle Person damit zu beauftragen, sämtliche geschäftsrelevanten Mails auszudrucken und fein säuberlich in entsprechenden Ordnern abzuheften. Diese Methode ist zwar rechtskonform, verursacht aber bereits bei mittelgrossen Unternehmen einen kaum zu rechtfertigenden Aufwand. Eine weitere Alternative wäre es, den Mitarbeiter selbst entscheiden zu lassen, welche E-Mails geschäftsrelevant sind und nur diese zu archivieren. Die Entscheidung darüber ist aber in der Praxis recht komplex, und die Archivierung wird zum Teil schlicht vergessen. Stattdessen bietet es sich an, sämtliche E-Mails automatisch zu archivieren. Jedoch ist hierbei genauestens darauf zu achten, dass die jeweiligen Datenschutzrichtlinien eingehalten werden.
Unterstützung erfahren die KMU durch qualifizierte Anbieter, die sie bei der rechtssicheren Archivierung der Mails unterstützen, oder diese Dienstleistung gar komplett als Cloud-Service anbieten. Gefragt sind dabei vor allem Dienstleister, die diesen Service kostengünstig und rasch implementieren und gleichzeitig sicherstellen, dass alle E-Mails rechtskonform archiviert werden. Viele Unternehmen wünschen sich ausserdem, dass die Datenhaltung für den Service ausschliesslich in Schweizer Datenzentren erfolgt und so die Informationen die Schweiz gar nicht erst verlassen. Die Datenzentren sollten dabei gemäss gängiger Standards (z.B. FINMA, ISO 27001) zertifiziert sein. Um das Thema E-Mail-Archivierung im KMU-Umfeld schnell und einfach lösen zu können, sollte der Service ausserdem mit allen gängigen E-Mail-Systemen kompatibel sein.

Sicherheit macht sich bezahlt

Einen finanziellen Vorteil bieten in besonderem Masse Anbieter für Cloud-E-Mail-Archivierung. Bei reinen Cloud Services wird ausser den geringen Kosten für das Setup nur die tatsächliche Anzahl der Mailboxen verrechnet, und dies zu oft attraktiven Preisen, verglichen mit traditionellen E-Mail-Archivierungslösungen. So werden sonst nur in grösseren Firmen eingesetzte Komplettsysteme für E-Mail-Archivierung auch für KMU mit etwas niedrigerem Budget erschwinglich. Der Archivzugriff erfolgt in vielen Fällen per Web-Benutzerschnittstelle (SSL) und enthält optimalerweise umfassende Suchfunktionen. Einzelne Mitarbeiter sind somit dank des Web-Logins in der Lage, direkt auf ihre archivierten E-Mails zuzugreifen oder sie sich auch nochmal schicken zu lassen.
Weiterhin ist es von Vorteil, wenn die Archivierungslösung die E-Mails in einem Standardformat (z.B. RFC822) aufbewahrt, das sicherstellt, dass die Inhalte auch noch nach längeren Zeiträumen lesbar sind. Gleichzeitig sollten die E-Mails zum Schutz gegen unbefugte Leser sowohl beim Transport als auch bei der späteren Archivierung verschlüsselt werden. Es ist ein psychologisch nicht zu unterschätzender Faktor, wenn ein Unternehmen mit Fug und Recht behaupten kann, dass seine E-Mails von einem externen, neutralen Dienstleister archiviert werden und das Unternehmen, selbst wenn es wollte, keine unbemerkten Veränderungen an den Daten vornehmen kann.

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