Wege zu tieferen IT-Kosten

Als Klassiker, um im Bereich Client-Software Geld zu sparen, nennt René Jenni, Solution Architect und Partner beim Luzerner Dienstleister Leuchter Informatik, das Thema Open Source (siehe auch S. 37). «Unsere Erfahrung zeigt aber, dass die Akzeptanz, zum Beispiel von Libre Office, beim Endanwender nicht sehr gross ist. Er ist nicht bereit, auf irgendwelchen Komfort zu verzichten oder umzulernen. Gerade die Schnittstellen etwa zwischen einem ERP-System und einem freien Office-Programm sind auch immer wieder eine Herausforderung.» Ein weiteres Thema sind zudem auch die Software-Lizenzen. Matthias Keller, Geschäftsführer von Paninfo, zu diesem Thema: «KMU sollten sich überlegen, welche Software der einzelne Benutzer wirklich zum Arbeiten benötigt und mit einem Spezialisten prüfen, ob die geeigneten Lizenzierungsmodelle gewählt wurden.» Stichworte seien zum Beispiel die Nutzung von Open License Agreements oder die Überprüfung des Umfangs von Office-Suiten. «Ein Ansatz, hier Kosten zu sparen, sind sicher Cloud-Angebote wie Office 365 (siehe S. 42), die ergänzend zur lokalen IT eingesetzt werden können.» Zum Thema Lizenzen im Zusammenhang mit Office hält auch Charles Gubler von Technogroup einige Tips parat. Kleineren KMU rät er, keine Open-Lizenzvertrag mit Microsoft einzugehen, sondern die Office-ready-Preloads-Suiten (also die auf Rechnern vorinstallierten Office-Trial-Ver­sionen, die nach 90 Tagen freigeschaltet werden müssen) zu nutzen, was für alle Office-Versionen funktioniere, und allenfalls auch den Einsatz von Office 365 zu prüfen. Grössere KMU sollten derweil laut Gubler keine OPL-Verträge (Microsofts Volumenlizenzprogramm) mit Software Assurance wählen. «Diese zusätzlichen Update-Verträge für neue Versionen rechnen sich in der Regel nicht, da die Migrations­zyklen in den Unternehmen nicht synchron laufen mit dem Release-Rollout der Hersteller.»

Andrea Filippelli von Ti&m rät auch bei der Software zu einer überlegten Vorgehensweise. «Vor einer Anschaffung oder Migration empfiehlt es sich, entsprechende Auswertungen durchzuführen, welche Auskunft über den aktuellen Bestand und die durchschnittliche Einsatzzeit einer bereits instalallierten Software geben. Damit lassen sich womöglich langfristig enorme Lizenzkosten einsparen. Back-Office-Suiten, welche oftmals überlizenziert werden, bieten dafür ein gutes Beispiel. Solche Auswertungen lassen sich oft durch kleine Hilfsprogramme erstellen oder in Kombination mit etwaiger Systemverwaltungsprogramme. Aber genau auch in diesem Bereich geben Unternehmen jede Menge Geld aus, indem sie für jedes Feature eine eigenständige Software einsetzen, welche durch individuelles Know-how verwaltet werden muss und oft auch viele eigenständige Schnittstellen erfordert. Ein präzises und abgestimmtes Lifecycle Management kann hohe Integrations- und Administrations- sowie Lizenzkosten verhindern.» In die gleiche Kerbe schlägt auch Gero Stautmeister von Ontrex, der auch im Software-Umfeld zur Einführung eines Endpoint-Management-Systems rät. Zum einen spare ein solches System Geld, Zeit und Personalressourcen bei der Installation von Betriebssystemen, Anwendungen und Patches. Zum anderen könne ein gutes Endpoint-Management-System bei der Inventarisierung der Clients zwischen installierter, benutzter und gekaufter Software unterscheiden. «So kann erkannt werden, ob Überlizenzierungen vorhanden sind», weiss Stautmeister.

Im Server- und Storage-Umfeld haben die Experten verschiedene Ratschläge parat, um die Kosten zu drücken. Dino Fiori, CEO von Dinotronic, rät beispielsweise, die Storage-Umgebung in Primary Storage und Nearline Storage zu unterteilen. Als ergänzende Massnahmen erwähnt Fiori die Archivierung, was für schlanke Datenhaltung auf den Primärspeichern sorgt und das tägliche Backup entlastet, sowie die Daten-Klassifizierung. «Diese ermöglicht die unterschiedliche Handhabung bei der Daten-Aufbewahrung, schont Primärspeicher und beschleunigt das Auffinden von Daten», so Fiori, der ausserdem auch zum Einsatz von Thin Provisioning und Storage Virtualization rät.

Virtualisierung ist auch das ganz grosse Thema für Matthias Keller von Paninfo: «Mit der Virtualisierung kann die Dichte der Systeme auf ein Maximum erhöht werden. Dies hilft, Hardware-Kosten zu optimieren und ausserdem Energiekosten, Platzbedarf und Klimakosten zu reduzieren.» Gero Stautmeister von Ontrex verweist derweil wie Dino Fiori auf die Datenklassifizierung und spricht von einem mehrstufigen Konzept, das im Storage via Archivierungs-Software eingeführt werden sollte. «Auf den schnellen und entsprechend teureren Storage-Systemen werden die Daten vorgehalten, die immer wieder gebraucht werden. Auf einem nicht so schnellen und entsprechend weniger teuren Storage-System werden – immer noch Festplatten-basiert – die Daten gelagert, die nur selten benötigt werden. Auf einem Tape werden dann die Daten archiviert, welche auch auf dem zweiten Storage-System über einen gewissen Zeitraum gar nicht adressiert wurden.» Als weiteren Punkt nennt Stautmeister zudem Deduplication – sprich dafür zu sorgen, dass die verwendete Backup-Software alle Daten und Dateien nur einmalig über das gesamte Unternehmen speichert und nicht pro Client separat. «Das reduziert den benötigten Speicheraufwand extrem.»

Urs Frehner von Würth Itensis plädiert derweil ganz klar auf Outsourcing im Server- und Storage-Bereich. «Diese Dienste werden professionell und mit einer sehr hohen Ausfallsicherheit angeboten. Im weiteren sind hier auch die Skalierbarkeit der Dienste und die klare Kostenstruktur zu erwähnen.»
Den Weg in die Cloud empfiehlt schliesslich auch Ti&m-Consultant Andrea Filippelli. Wolle nun ein Unternehmen aber nicht auf den Betrieb einer eigenen Server- und Storage-Infrastruktur verzichten, dann sei es sehr wichtig, Technologien anzustreben, die nicht nur aus Hardware bestehen, sondern auch aus intelligenter Software. «Provisioning, Deduplizierung, Redundanz und Skalierbarkeit sind hier die wichtigsten Stichworte.» Doch Filippelli unterstreicht zum Abschluss noch einmal: «Alles, was man nicht unbedingt selbst bewältigen und verantworten muss, sollte wenn immer möglich kostentransparent ausgelagert werden. So auch Backup-Systeme, deren Anschaffungs- und wiederkehrende Kosten, aber vor allem auch die Verwaltungs­kosten in kosmische Sphären reichen.»