Die Einrichtung eines einfachen Content-Management-Systems kostet über eine halbe Million Dollar. Zu diesem Schluss kam Forrester Research 2001 am Ende einer Studie, die ein Dutzend der damals verfügbaren kommerziell erhältlichen CMS-Produkte von Branchenleadern wie Vignette, Broadvision und Interwoven unter die Lupe nahm. Im Jahr 2004 sieht es anders aus: Eine Unzahl von Content-Management-Anbietern buhlen um die Kundengunst, dazu kommen rund zwei Dutzend Open-Source-Projekte - kurz: Heute sollte sich für jedes Budget und jeden Bedarf das passende CMS finden lassen.
Mit ein Grund für die überbordende Üppigkeit des CMS-Markts: Es gibt keine allgemeingültige Definition, was ein Web-Content-Management-System im Detail ausmacht. Zwar erfüllen alle Systeme eine gemeinsame Grundfunktion. Sie erleichtern die Erstellung und Pflege einer Webpräsenz so, dass die damit betrauten Personen keine Webdesign- und -programmierkenntnisse benötigen. Im Markt reicht die Spanne aber von ganz einfachen Editiertools bis zu grossunternehmenstauglichen Monsterapplikationen, den sogenannten Enterprise CMS. Etwas genauer betrachtet, erfüllt ein ausgewachsenes CMS drei Hauptfunktionen und deckt damit den gesamten Lebenszyklus der Webinformationen ab:
• Content Creation: Das System unterstützt die Autoren beim Erstellen der Inhalte für die Website. Dazu bietet es eine integrierte Authoring-Umgebung, mit der beispielsweise Texte direkt im Browser erfasst und editiert sowie Bilder und andere Medien per Mausklick importiert werden können. Wichtig dabei: Inhalt und Präsentation müssen getrennt gehandhabt werden können - Texte markiert man mit Stylesheets, die später an zentraler Stelle dem jeweiligen Publikationsmedium angepasst werden können; Bilder sollten nur einmal eingelesen vom CMS in verschiedenen Grössen bereitgestellt werden, ohne dass sie jedesmal von Hand bearbeitet werden müssen. Neben den Inhalten selbst muss das System auch die Struktur der Inhalte - ein Artikel besteht zum Beispiel aus Titel, Lead und Haupttext - sowie Metadaten wie Autor, Erstellungs- und Änderungszeitpunkt, Kategorien und Schlagworte speichern.
• Content Management: Den Kern jedes CMS bildet eine zentrale Ablage, ergänzt durch verschiedene Tools für den Umgang mit den meist dezentral durch verschiedene Mitarbeiter erfassten Inhalten. Dazu gehört im Idealfall eine Versionskontrolle, die jede Änderung protokolliert, so dass der Publikationsstand an einem bestimmten Zeitpunkt später jederzeit rekonstruiert werden kann - wichtig im Fall juristischer Auseinandersetzungen. Ebenfalls essentiell: Irgendwann wird auch der interessanteste Inhalt nicht mehr unmittelbar benötigt. Besser als simples Löschen ist ein Archiv, auf das mit einer Suchmaschine auch nach dem Entfernen aus der aktuellen Website zugegriffen werden kann. Damit nichts Unpassendes veröffentlicht wird, muss das System auch mehr oder weniger ausgeklügelte Genehmigungs-Workflows unterstützen. Das absolute Minimum sind zwei Berechtigungsstufen: Der Autor erstellt den Inhalt, der Administrator gibt vor der Publikation das definitive O.K. Besser und in den meisten professionellen Systemen auch vorhanden sind mehrstufige, flexibel der Organisationsstruktur anpassbare Workflow-Mechanismen. Zum CMS-Kernbereich gehört auch die Einbindung externer Datenquellen: Webinhalte werden nicht nur statisch von Autoren erstellt, sondern auch dynamisch aus anderen IT-Systemen bezogen. Hier zeigen die verschiedenen CMS grosse Unterschiede. Vom völligen Fehlen jeder automatisierbaren Schnittstelle über simple Datenbankabfragen bis zu integrierten oder optionalen Schnittstellen zu ERP-, CRM- und anderen Business-Systemen findet man alles.
• Content Publishing: Erst beim Aufruf durch den Surfer erzeugt das CMS die gewünschte Webseite in der definitiven Form, indem es die Inhalte aus der zentralen Ablage und den externen Quellen abruft und gemäss dem vorgegebenen Erscheinungsbild an den Browser schickt. Dazu braucht es Stylesheets, in denen Details wie Schriftart und Schriftgrösse festgelegt werden, und Seitenvorlagen oder Templates, die für die visuelle Grundstruktur der Seite und die Anordnung der Inhalte zuständig sind. Auch hier differieren die Systeme stark: Während in manchen CMS das Seitenlayout über ein simples HTML-Dokument "von Hand programmiert" werden muss, bieten andere Systeme einen WYSIWYG-Editor oder eine spezielle Template-Scriptsprache. In jedem Fall essentiell ist die saubere Trennung von Inhalt und Darstellung, ohne die gern gesehene Features wie das automatische Erzeugen einer Druck- oder PDF-Version sowie die Publikation für unterschiedliche Zielmedien wie PC, PDA, Handy und Hilfsgeräte für Behinderte nicht möglich sind. Am zukunftssichersten und flexibelsten ist Software, die für die Speicherung der Inhalte konsequent auf XML und für die Präsentation auf CSS und XSLT setzt. Leider erfüllen die meisten gängigen Produkte vor allem im Einstiegsbereich diese Anforderung noch nicht.
Bei der Evaluation eines CMS spielen Preis, Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit die Hauptrollen. Es liegt auf der Hand, dass ein Produkt mit Lizenzkosten im sechsstelligen Bereich für ein Kleinunternehmen überhaupt nicht in Frage kommt. Die allereinfachsten Pakete sind andererseits oft so unflexibel, dass sich die Website schneller und günstiger von Hand erstellen und pflegen lässt. Das Fazit: Man kommt um eine eingehende Evaluation nicht herum - und sie ist für ein KMU kaum einfacher als für die Grossfirma. Jede Frage sollte im Detail geklärt werden. Zum Beispiel das Thema Workflow und Berechtigungen: Ein Betrieb mit 30 Mitarbeitern, von denen vielleicht ein Viertel Inhalte erstellt und wo vor der Publikation sowieso der Patron das alleinige letzte Wort hat, benötigt kein fein granuliertes Genehmigungssystem mit grafischem Workflow-Editor. Oder die Integration mit Back-end-Systemen - wer kein SAP hat, braucht auch keine SAP-Anbindung.
Je nach der bestehenden IT-Umgebung spielt auch die im CMS eingesetzte Technologie eine Rolle. Enterprise-Java- und .NET-basierte Produkte passen natürlich am besten in eine Umgebung, die auf der gleichen Basis arbeitet. Ein KMU, das als ERP ein einfaches Client/Server-System einsetzt, fährt vielleicht besser mit einem ebenfalls einfachen Open-Source-CMS auf PHP/MySQL-Basis, das punkto Hosting keine gehobenen Ansprüche stellt, und findet dank einer grossen globalen Entwicklergemeinde problemlos auch ohne kommerziellen Hersteller Unterstützung bei der Einführung und Weiterentwicklung.
Generell gilt: Die unkomplizierte Erstellung und Verwaltung der Inhalte und Seiten sowie die Möglichkeit, die Funktionalität des Gesamtsystems mit Add-ons zu erweitern, bringen mehr als "modernste Technologie" und ein von Anfang an mit allem Schnickschnack ausgestattetes Monstrum.
Im Vergleich zu anderen Softwarekategorien zeichnet sich der CMS-Markt durch eine starke Präsenz lokaler Hersteller aus: Allein in der Schweiz entwickeln Dutzende von kleinen und grösseren Firmen Produkte fürs Content Management, darunter global bestbekannte Player mit Schweizer Wurzeln wie Day mit Communiqué und Obtree, deren Produkt C4 durch die Ixos-Übernahme mittlerweile bei Open Text gelandet ist. Diverse mittelgrosse Anbieter wie Obinary und Wyona haben ihre Produkte als Open-Source-Projekte freigegeben, und eine Unzahl kleiner Entwickler offerieren ihre CMS-Tools vornehmlich an KMU-Kunden, teilweise auch im ASP-Modus inklusive Hosting.
Gerade diese Einstiegsangebote sollte man vor einem Entscheid genau unter die Lupe nehmen: Oft bieten sie zwar ordentliche Grundfunktionen, sind aber punkto Gestaltung wenig flexibel und lassen sich natürlicherweise vom Kunden selbst nicht anpassen und erweitern.
Zu den Swiss-Made-Produkten kommen vergleichbare CMS aus der internationalen Szene. Vor allem deutsche Hersteller wie RedDot Solutions sind auch hierzulande sehr verbreitet, dies nicht zuletzt dank zahlreichen Implementationspartnern mit Schweizer Adresse.
Eine Komplettübersicht über den CMS-Markt ist nahezu unmöglich, und die Systeme lassen sich nur schwer in Kategorien einteilen und direkt miteinander vergleichen. Die einzige klare Unterscheidung liefert der Lizenzpreis, der bei Enterprise-CMS wie Day Communiqué, Obtree C4, Vignette Story Server, Microsoft Content Management Server, Stellent Content Management Suite und ähnlichen Produkten durchwegs im oberen fünfstelligen oder sogar sechsstelligen Bereich liegt, während Midrange-Systeme wie RedDot schon ab rund zehntausend Franken zu haben sind. Dazu kommen jeweils noch mindestens ebenso hohe Kosten für Anpassung, Implementation und Schulung, die auch bei den günstigsten Einstiegsprodukten in nicht vernachlässigbarem Mass anfallen.
Neben reinrassigen CMS bieten auch andere Software-Arten Content-Management-Funktionalität: Document-Management-Systeme (DMS), Knowledge-Management-Anwendungen (KM), Portale sowie Applikationsserver mit erweiterten Funktionen wie zum Beispiel der Oracle Application Server.
Der Hauptunterschied: CMS sind voll und ganz auf Erstellung, Verwaltung und Publikation getrimmt, während beispielsweise DMS das Schwergewicht auf Archivierung, Kategorisierung und Suchfunktionen legen. Die Content-Management-Funktionen bilden gewissermassen das Web-Interface zur Kernfunktionaliät. Ähnlich verhält es sich mit Knowledge-Management-Produkten.
Portale differenzieren sich von CMS etwas anders: Während ein CMS in erster Linie redaktionell aufbereitete statische und in zweiter Linie dynamisch aus Datenbanken generierte Inhalte mit möglichst geringem Erstellungsaufwand in eine möglichst anwenderfreundliche Website verwandeln, bringen Portale, zumindest nach der reinen Schule, vornehmlich applikatorische Funktionalität an die Webfront: Ein "Portlet" ist nicht bloss ein Anzeigefenster für bereits fixfertig aufbereitete Informationen, sondern ein Front-end zur interaktiven Kommunikation mit einer im Hintergrund ablaufenden Anwendung, die an sich auch ohne Portal funktioniert. Soweit die etwas spitzfindige Begriffsbildung, die aber immerhin Indizien gibt, warum Portalsoftware typischerweise noch mehr kostet als ein CMS.
Es gibt kein nennenwertes ERP-System mit Open-Source-Lizenz. Ganz anders sieht es punkto Content Management aus: Von PHP-Nuke, das vor allem für private und Community-orientierte Sites zum Einsatz kommt, bis zu Enterprise-tauglicher Software wie Apache Lenya bietet die Free-Software-Szene für nahezu jeden CMS-Anspruch ein passendes Projekt. Websites wie www.oscom.org und www.opensourcecms.com bieten kommentierte Verzeichnisse der derzeit aktuellen Projekte. Als Schweizer Anwender steht man besonders gut da: Verschiedene Projekte haben in der Schweiz ihren Ursprung (Apache Lenya, Magnolia) oder werden unter massgeblicher Schweizer Beteiligung vorangetrieben (Plone, Xaraya); viele andere finden auch bei uns grosse Beachtung und dienen verschiedenen Webdienstleistern als Basis für ihre Aktivitäten (Typo3, Mambo). Wer das System nicht gleich selbst installieren und konfigurieren will - für einfache Sites mit der passenden Software ein Kinderspiel -, kann also auf einen kundigen Partner in der Nähe zählen.
Red Dot Solutions bietet eine breite Palette von CMS-Lösungen von der einfachen und vergleichsweise kostengünstigen Express-Variante bis zur umfassenden "XCMS"-Suite mit klassischem Content Management im Kern und dazu passenden Applikationen für Dokumentenmanagement, Workflow,
Personalisierung und Integration mit externen IT-Systemen.
CMS Review
Evaluationshilfen, Feature-by-Feature-Vergleich, ausführliche CMS-Marktübersicht mit Kommentaren. US-zentriert; die meisten europäischen Anbieter sind aber ebenfalls berücksichtigt.
CMS Watch
Homepage des in Ausgabe 5 erhältlichen CMS Report mit vielen Hintergrundartikeln und kurzer Marktübersicht der allerwichtigsten Player.
OSCOM
Website der International Association for Open Source Content Management, enthält Infos über Standards und Projekte und eine Linkliste zu OS-CMS-Projekten namens "CMS Matrix"
Open Source CMS
Die wohl kompletteste Liste von CMS, Blogs, Groupware und ähnlicher Software mit Open-Source Lizenz. Bietet eine Demoinstallation zum Ausprobieren der meisten aufgeführten Systeme.
CMS-Whitepaper
Ausführliches Whitepaper zum Thema; berücksichtigt in erster Linie "Überblick Redaktionssysteme" Menüoption Know-How/Whitepaper Midrange- und High-End-Produkte.
