Vorhang auf für Microsofts neues Office 2010

Vorhang auf für Microsofts neues Office 2010

Artikel erschienen in IT Magazine 2009/09

Integrierte Bildbearbeitung

Das wohl am meisten genutzte Programm der Office-Suite ist Word. Hier hat sich nur wenig getan. Es gibt neue Fonts, Styles etc., aber sonst nichts Grosses. Erwähnenswert ist, dass das Textverarbeitungsprogramm, jedoch alle anderen Produkte von Office 2010 auch, mit einer einfachen Bildbearbeitungsfunktion namens «Picture Tools» ausgestattet wurde. In die Dokumente oder Mails integrierte Bilder lassen sich ab sofort in Bezug auf Farbe oder Helligkeit korrigieren, komprimieren, zuschneiden, mit visuellen Effekten verändern oder mit Rahmen versehen, um nur einige Features dieses integrierten «Mini-Photoshop» zu nennen. Das spart viel Zeit beim Hin- und Herwechseln zwischen einem Bildbearbeitungsprogramm und Word oder PowerPoint. Natürlich ersetzt es ein Programm wie Photoshop nicht. Was man damit aber ganz schnell und einfach anstellen kann, überzeugte im Test und ist ein grosser Mehrwert für Office. A propos Bilder: Mit Word 2010 wie auch Excel, Outlook und PowerPoint lassen sich ab sofort auch einfach Screenshots einfügen. Wer unter «Einfügen» auf den Menüpunkt «Screenshot» klickt, erhält eine Übersicht über alle offenen Fenster und kann auswählen, wovon er nun einen Screenshot in das Dokument einfügen will.


Weiter hat Microsoft Word und die anderen Office-Programme mit einer Preview-Funktion beim Einfügen ausgestattet, «Paste View». Ab sofort wird als Vorschau angezeigt, wie Dokumente aussehen würden, wenn man die Zwischenablage (Buchstaben, Bilder etc.) an der bestimmten Stelle einfügt. Neu ist ausserdem, dass man mit Office 2010 ab sofort ohne Add-on direkt PDFs aus den Dokumenten erstellen kann. Aber nicht nur PDFs: Auch der Export in XML- oder ODF-Dateien ist via Backstage-Bereich mit wenigen Klicks möglich. Ausserdem kann man diese Dateien dann auch direkt an ein neues E-Mail anhängen lassen. Das funktionierte im Test allerdings nicht, daran wird Microsoft aber bestimmt noch arbeiten.

Auch punkto Sicherheit hat Microsoft in Office 2010 vorgesorgt: Öffnet man Word-Dateien, die man aus Mails oder aus dem Internet heruntergeladen hat, so warnt einen das Programm und gewährt nur einen «Protected View». Die Datei lässt sich erst bearbeiten, wenn man dem ausdrücklich zustimmt. Dasselbe gilt auch hier für alle anderen Teile der Office-Suite.



Outlook 2010 macht sich

Im Gegensatz zu Word hat Microsoft seiner Kommunikations- und Terminplanungssoftware Outlook eine ganze Reihe exklusiver Neuerungen spendiert. Eine wurde bereits angesprochen, Outlook 2010 kommt neu mit dem Ribbon-Interface. Darin enthalten ist eine der interessantesten neuen Funktionen. Sie heisst «Quick Steps». Damit lassen sich nur mit einem Klick verschiedene, sehr häufig genutzte Funktionen ausführen. Man könnte das ganze auch «Kurzbefehle» nennen. Die einzelnen Steps kann man selber festlegen, ausserdem gibt es ein paar Vorschläge. Am besten erklärt man das mit einem Beispiel: Schickt man regelmässig eine E-Mail an sein gesamtes Team, so kann man das neu mit einem Klick tun. Anstelle eine neue E-Mail zu öffnen, die Adresse(n) einzufügen genügt es, nur den Kurzbefehl anzuklicken und man kann losschreiben. Man kann im Kurzbefehl nicht nur die Adressen des Teams hinterlegen, sondern auch gleich Titel und Texte, falls die jeweils identisch oder ähnlich sind. Weiter kann man beispielsweise auch direkte Antwort- oder Weiterleiten-Nachrichten für Termine oder E-Mails hinterlegen. Die «Quick Steps» sind wirklich einfach einzurichten und erleichtern die Arbeit. Leitet man beispielsweise oft E-Mails zum selben Thema an dieselbe Person weiter, so erleichtert einem das die Arbeit enorm. Einfach die E-Mail markieren, den Button drücken und senden.


Eine weitere praktische Innovation in Outlook 2010 ist eine neue Ansichtsmethode. Im sogenannten «Conversation Modus» sammelt Outlook alle Nachrichten, die zu einem bestimmten Thema versandt wurden oder eingegangen sind und zeigt sie gemeinsam untereinander an. So kann man schnell schauen, was man mit wem wann diskutiert hat. Dabei sammelt Outlook E-Mails aus allen Ordnern, also auch aus den Gesendeten oder Archiven. Interessant, wenn man sieht, wie lange Diskussionen eigentlich schon im Gange sind und wie viele E-Mails verschickt wurden.

Gerade in Fällen wie oben genannt, wo es lange E-Mail-Konversationen gibt, sammeln sich oft Nachrichten beziehungsweise Daten oder Texte an, die unnötig mehrmals vorhanden sind. Um dort mehr Ordnung zu schaffen, hat Microsoft in Outlook 2010 die neue Funktion «Clean Up» eingeführt. Damit ist es möglich, Nachrichten, die andernorts, meistens in neueren Versionen der E-Mails, noch zu 100 Prozent vorhanden sind, automatisch zu löschen. Das führt nicht nur zu mehr Übersicht, sondern im gleichen Atemzug auch zu einer besseren Speicherplatzausnutzung, was die Administratoren freut. Im Test funktionierte «Clean Up» beim Aufräumen von Konversationen gut. Ganze Ordner zu säubern, was auch möglich sein soll, war hingegen nicht möglich. Wir erhielten nur die Meldung, dass Outlook nichts löschen könne. Eventuell gab es wirklich nichts Doppeltes, was wir aber bezweifeln, denn im Conversation-Modus wurden ja Sachen gelöscht. Aber auch hier hat Microsoft ja noch Zeit zur Nachbesserung.


Neben diesen beiden Neuerungen in Outlook 2010 muss man, neben ganz vielen weiteren, noch die Unterstützung für mehrere Exchange-Ordner in einem Profil (bspw. privat und geschäftlich) und eine «Ignore-Funktion» für E-Mails oder ganze Konversationen erwähnen, die beide auch sehr praktisch sind.


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