Die Einführung einer digitalen Vertragsmanagementlösung erhöht die Effizienz und Standardisierung im Verkauf und Einkauf, senkt dadurch die Prozesskosten und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen.
Das
Vertragsmanagement ist ein komplexer Prozess, der die verschiedenen Abteilungen wie Einkauf, Verwaltung, Recht oder auch den Verkauf betrifft. Ob beispielsweise Kaufverträge, Partnerschaftsverträge, Lieferantenverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen oder Arbeitsverträge: bei allen Verträgen besteht die grosse Herausforderung darin, den Vertragslebenszyklus – das sogenannte Contract Lifecycle Management (CLM) – effizient, sicher und unternehmensweit standardisiert zu verwalten.
Vertragslebenszyklus und die Tücken der LückenAuf die Vertragsanfrage folgt ein Vertragsentwurf und die Verhandlungen beginnen. Kommt es nach dem Prüfungs- und Genehmigungsprozess zu einem Abschluss, muss der Vertrag verwaltet werden. Dabei gilt es, Dauer und Verlängerungsklauseln sowie Änderungen zu berücksichtigen. Wird das Vertragsmanagement im Unternehmen unterschiedlich und noch manuell sowie physisch gehandhabt, wird es tückisch. Die Verträge liegen den zuständigen Mitarbeitenden nicht oder nur unvollständig vor, weil sie über verschiedene Abteilungen oder Unternehmensstandorte verstreut sind. Ein schneller Zugriff auf alle benötigten Unterlagen und Informationen gestaltet sich als unmöglich. Aufgrund eines fehlenden systematischen Prozesses kann es durchaus passieren, dass zum Beispiel Kündigungsfristen vergessen werden, Preisanpassungen durch die Lappen gehen, unwissentlich vertragliche Pflichten nicht erfüllt werden, sich die Suche nach Vertragsinhalten sehr zeitaufwändig gestaltet oder Datenschutzgesetze und Aufbewahrungs-/Löschfristen nicht eingehalten werden.
Lückenlose und effiziente VertragsverwaltungMit der Einführung einer digitalen Vertragsmanagementlösung von
Arcplace werden Lücken geschlossen und ein unmittelbarer Zugriff sowie Einblick in alle Verträge des Unternehmens sichergestellt. Eine einheitliche Ablage führt zu enormer Zeitersparnis und effizienter Bearbeitung, was sich auf schnellere Geschäftsabschlüsse sowie auf das Kundenerlebnis positiv auswirkt. Automatische Warnungen und Leistungsüberwachungen gewährleisten die rechtzeitige Ausführung wichtiger Prozesse und vermeiden Kosteneinbussen oder entgangene Einnahmen durch Nichteinhalten von Fristen. Mit präzisen Kontrollen und einem vollständigen Prüfpfad für jeden Vertrag steht der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben nichts mehr im Wege. Weiter ermöglicht die Vertragsmanagementlösung, dass bereits bei der Erstellung der Verträge Richtlinien und Standards seitens Einkaufs und Legal ab dem ersten Schritt respektiert und eingehalten werden. Dies führt unweigerlich zu einer hohen Standardisierung und weniger Wildwuchs.
Die Lösungen von Arcplace basieren auf No-Code-Plattformen und bieten anpassbare Best-Practice-Funktionen für die Vertragsverwaltung auf der Käufer- sowie Verkäuferseite. Lassen Sie sich persönlich beraten:
sales@arcplace.ch Case Study: Digitales Vertragsmanagement bei Jungheinrich
Autorin:Irene Feusi, Head Marketing bei Arcplace
Arcplace Das Schweizer Unternehmen
Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister, der Organisationen bei der Digitalisierung und Automatisierung von dokumentenbezogenen Prozessen sowie bei der elektronischen Archivierung unterstützt.
Seit der Gründung im Jahre 2006 hat Arcplace Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. Arcplace ist ein privates und unabhängiges Unternehmen mit einem professionellen Team von über 100 Mitarbeitenden.
Arcplace betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.
