Optische Zeichen- oder Texterkennung, auch bekannt als OCR (Optical Character Recognition), ist heute dem Gros der Information Worker ein Begriff. Fast alle namhaften Technologieanbieter von Google bis IBM bieten eine entsprechende Lösung an. Im Einsatz ist OCR überall dort, wo Dokumente ohne digitale Textinformation – in der Regel gescanntes Papier – digital interpretiert werden sollen. Etwa, wenn Bücher digitalisiert oder Verträge digital archiviert werden müssen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Dokumente können nach dem Scan indexiert werden, sind fortan durchsuchbar oder werfen gar interessante Daten ab, die weiterverarbeitet werden können.

Im Falle eines klassischen KMU kann beispielsweise die Flut an Papierrechnungen und deren korrekte Archivierung durchaus ein paar Stellenprozent verschlucken. Und dabei ist die oben genannte Durchsuchbarkeit noch nicht einmal garantiert. In Zeiten von OCR kann man sich manuellen Aufwand damit sparen: Maschinen lesen die Inhalte von gescannten Dokumenten und leiten diese weiter, beispielsweise an Buchhaltungssysteme.

Neuere Daten-Extraktionslösungen punkten zusätzlich mit einem matchentscheidenden Zusatz-Feature: Informationen werden nicht nur ausgelesen, sie werden vom System auch interpretiert. So kann eine Künstliche Intelligenz (KI) etwa erkennen, ob es sich um eine Lieferantenadresse oder eine Rechnungsposition handelt und den Text entsprechend einordnen – ohne Vorarbeit oder vorgängiges Einrichten des Dokuments.

Letzteres Versprechen macht auch die Lösung Doxeo des Software-Entwicklers Parashift aus Sissach im Kanton Basel-­Land. Der Web-basierte Service arbeitet neben dem Einsatz von OCR mit ­einer hauseigenen KI, die Strukturen eines Dokumentes erkennen und interpretieren können soll.

Das System zielt dabei klar auf mittelständische Unternehmen ab. Parashift spricht von Firmen mit 50 bis 300 Mitarbeitern, die den Umstieg von Papier auf die digitale Verarbeitung von Dokumenten und deren Extraktion vollziehen wollen. Das heisst auch, dass die Lösung nicht als Zusatzfunktion in bestehenden Systemen gedacht ist, sondern, dass Benutzer direkt in der Doxeo-Anwendung arbeiten. Dabei, so der Hersteller, ist das längerfristige Ziel von Doxeo, den Preis für die Erfassung eines Dokuments unter einen Rappen pro Stück zu bringen. Damit sei Doxeo die günstigste Lösung für Rechnungseingangssysteme auf dem Markt. Im Praxistest von "Swiss IT Magazine" soll Doxeo zeigen, ob es die Versprechen halten kann.