Eine kleine Geschichte von MPS bis MDS
Eine kleine Geschichte von MPS bis MDS
(Quelle: iStock Photo)
4. März 2017 -
Von Richard Gaechter
Managed Print Services gibt es seit einer gefühlten Ewigkeit. Die aktuellen Ideen haben aber nur noch wenig mit den ursprünglichen Konzepten zu tun.
Managed Print Services gibt es seit einer gefühlten Ewigkeit. Die aktuellen Ideen haben aber nur noch wenig mit den ursprünglichen Konzepten zu tun.
Artikel erschienen in IT Magazine 2017/03
Die Thematik dieses Schwerpunkts orientiert sich gleichzeitig an der chronologischen Entwicklung des Druckens, Scannens und Archivierens. Denn in dieser Reihenfolge übernahmen die meisten Büros im Laufe der Zeit versuchsweise diese Technologien. Es ist gerade mal ein paar Jahre her, als das Drucken als das behandelt wurde, was es war: drucken. Das am häufigste verwendete Gerät war damals der Drucker. Kopierer waren Standalone-Geräte und machten nur Kopien. Und alles, was diese Geräte ausgaben, wurde schlicht als Output betrachtet. Doch nach und nach, als herkömmliche Anbieter von Kopiergeräten erkannten, dass diese Geräte vernetzt wesentlich leistungsfähiger sein können, wurde das moderne Multifunktionsgerät (MFP) geboren.
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Verschiedenste Themen, wie Technologie und Generationenwechsel, haben direkt mit der Druckbranche zu tun. (Quelle: Ricoh)
Der Weg vom Projektstart bis zur eigentlichen Kostenoptimierung kann sich über Jahre hinziehen. (Quelle: Ricoh)
In der PaaS-Wertschöpfungskette sind verschiedene Stationen zu durchlaufen und Faktoren zu beachten. (Quelle: Ricoh)
Beim Cloud-Printing geben Nutzer ihren Druckauftrag in die Cloud und können die Dokumente an einem beliebigen Drucker abholen. (Quelle: Ricoh)
Auf das Netzwerk kommt es an
Veränderungen im Büro gehen langsam vonstatten – wesentlich langsamer als es das Potential der zugrunde liegenden Technologie implizieren würde. So wie es eine Weile dauerte, bis in den Büros der Effizienzgewinn von PCs realisiert wurde, werden Multifunktionsgeräte heutzutage zu oft noch als Geräte behandelt, die nur scannen, kopieren und drucken können. Bis zur Verknüpfung der Scans mit einem Archivierungssystem war und ist es teilweise immer noch ein weiter Weg. Tatsächlich zeigen sich die wirklichen Möglichkeiten von MFPs erst, wenn sie vernetzt werden – untereinander und mit den Prozessen innerhalb eines Unternehmens. Der moderne MFP ist in erster Linie ein Computer, der nebenbei auch drucken, kopieren und scannen kann.
Da die Möglichkeiten der Netzwerke in Bezug auf MFPs und Drucker nur langsam erkannt wurden, wurden sie dementsprechend lange – ungeachtet ihres technologischen Potentials – als Möbelstück behandelt: Wenn sie kaputt waren, wurden sie Stück für Stück ersetzt. Die Beschaffung, oder oftmals die interne Firmenlogistik, entschied sich für das niedrigste Angebot. Die Folge davon war das reinste Chaos. MFPs und Drucker vermehrten sich rasch und zwar von jedem beliebigen Anbieter, in jeder beliebigen Anzahl von Formen, Konfigurationen, Grössen und Modellen. Von der Spitze des Eisbergs aus, auf der die Beschaffungsabteilungen sassen, sahen die Dinge gut aus: Man hatte zum niedrigsten Preis eingekauft. Aber diese Geräte zu managen war ein Alptraum geworden. Und die Kosten waren astronomisch – Gartner schätzte seinerzeit, dass das Document Management gesamthaft zwischen drei und zehn Prozent des Umsatzes eines Unternehmens ausmachen könnte. Die Fixkosten für das Drucken sind zwar weniger, aber bei einem Unternehmen mit nur 100 Mitarbeitenden und einem angenommenen Umsatz von 50 Millionen Franken können sich jährliche Kosten von bis zu 500’000 Franken anhäufen. Und das nur für Ausgaben wie Reparatur, Toner und Leasing.
Da die Möglichkeiten der Netzwerke in Bezug auf MFPs und Drucker nur langsam erkannt wurden, wurden sie dementsprechend lange – ungeachtet ihres technologischen Potentials – als Möbelstück behandelt: Wenn sie kaputt waren, wurden sie Stück für Stück ersetzt. Die Beschaffung, oder oftmals die interne Firmenlogistik, entschied sich für das niedrigste Angebot. Die Folge davon war das reinste Chaos. MFPs und Drucker vermehrten sich rasch und zwar von jedem beliebigen Anbieter, in jeder beliebigen Anzahl von Formen, Konfigurationen, Grössen und Modellen. Von der Spitze des Eisbergs aus, auf der die Beschaffungsabteilungen sassen, sahen die Dinge gut aus: Man hatte zum niedrigsten Preis eingekauft. Aber diese Geräte zu managen war ein Alptraum geworden. Und die Kosten waren astronomisch – Gartner schätzte seinerzeit, dass das Document Management gesamthaft zwischen drei und zehn Prozent des Umsatzes eines Unternehmens ausmachen könnte. Die Fixkosten für das Drucken sind zwar weniger, aber bei einem Unternehmen mit nur 100 Mitarbeitenden und einem angenommenen Umsatz von 50 Millionen Franken können sich jährliche Kosten von bis zu 500’000 Franken anhäufen. Und das nur für Ausgaben wie Reparatur, Toner und Leasing.