Analyse der Druckerlandschaft - Weniger ist mehr

Analyse der Druckerlandschaft - Weniger ist mehr

23. April 2010 - Aus einer überalterten Gerätelandschaft verschiedenster Hersteller ist bei Vogel Business Media zusammen mit Ricoh ein moderner, kostengünstiger Print-Park entstanden.
Artikel erschienen in IT Magazine 2010/05
(Quelle: Vogel.de)

Im noch jungen Schweizer Verlagshaus Vogel Business Media, das 2007 durch den Zusammenschluss der Fachpresse Zürich und Compress entstand, stehen aktuell 15 Dokumenten-Output-Geräte für rund 25 Mitarbeitende. Bei den Druckern, Scannern, Multifunktionsprintern, Kopierern und Fax-Geräten handelt es sich um 12 unterschiedliche Modelle von fünf verschiedenen Herstellern (HP, Lexmark, Xerox, Ricoh/Lanier, Brother). Eine typische, natürlich gewachsene heterogene Gerätelandschaft also. Einige der Geräte haben ihre besten Zeiten zudem schon hinter sich.


Dass diese Situation nicht das Optimum darstellt, wusste man schon lange, doch hatte das Projekt nicht oberste Priorität. Im Januar dieses Jahres jedoch stellte sich heraus, dass im Mai eines der älteren und aktuell sehr häufig eingesetzten Geräte ersetzt werden muss. «Wenn wir schon ein neues Gerät evaluieren müssen, dann können wir auch gleich den gesamten Print-Park unter die Lupe nehmen und optimieren», dachte sich Verlagsleiter Stefan Biedermann. Er beauftragte Ricoh Schweiz, einen langjährigen Kunden des Verlags, der bereits ein Gerät der Firma betreut, damit, eine Analyse durchzuführen.


(Quelle: Vogel.de)
(Quelle: Vogel.de)
Peter Müller und Claudia Huldi, Business Consultants bei Ricoh Schweiz, beim Erfassen der Daten der Dokumenten-Output-Geräte. (Quelle: Vogel.de)


Wichtiger Augenschein vor Ort

Die Analyse von Ricoh Schweiz gliederte sich in mehrere Schritte. In einem ersten haben die beiden Ricoh-Business-Consultants Claudia Huldi und Peter Müller vor Ort, in den Räumlichkeiten von Vogel Business Media in Thalwil, den Ist-Zustand erfasst. Die gesamte Flotte an Dokumenten-Output-Geräten wurde bis ins kleinste Detail untersucht. Festgehalten wurden Daten wie Hersteller und Modell, aber auch Installations- und Fabrikationsdatum, Zählerstände, Ausstattung etc. Weiter hat man sich durch Kopien verschiedener Verträge Informationen über eventuelle Mieten oder Services verschafft. Zusätzlich wurden die Geräte auf einem Grundrissplan lokalisiert, um die Wege und Distanzen zu den Arbeitsplätzen analysieren zu können.


«Die Datenerfassung ist nicht immer einfach, oft gibt es keine Verträge mehr oder sind Daten aus irgendwelchen anderen Gründen nicht mehr aufzufinden», erklärt Claudia Huldi. Das zeigte sich auch bei Vogel Business Media. «Bei vielen älteren Geräten, was hier der Fall war, ist es beispielsweise sehr schwer, den exakten Stromverbrauch herauszufinden», so Huldi. Diese Zahlen benötigte man aber, um die Werte mit neuen Geräten vergleichen zu können. Also nahm Ricoh Durchschnittswerte zur Hilfe. Auch bei den monatlichen Service-Aufwendungen nahm man, wo keine Verträge vorhanden waren, Erfahrungswerte.

Natürlich wurden in dieser ersten Phase der Analyse auch ein paar allgemeine Informationen zum Betrieb, wie Anzahl Mitarbeiter und PC-Arbeitsplätze erfasst. Anhand einer IT-Checklist wurden zudem das Netzwerk, die eingesetzten Betriebssysteme, Druckersprachen, Anwendungen etc. zusammengetragen.

 
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