Die Analyse von Ricoh Schweiz gliederte sich in mehrere Schritte. In einem ersten haben die beiden Ricoh-Business-Consultants Claudia Huldi und Peter Müller vor Ort, in den Räumlichkeiten von Vogel Business Media in Thalwil, den Ist-Zustand erfasst. Die gesamte Flotte an Dokumenten-Output-Geräten wurde bis ins kleinste Detail untersucht. Festgehalten wurden Daten wie Hersteller und Modell, aber auch Installations- und Fabrikationsdatum, Zählerstände, Ausstattung etc. Weiter hat man sich durch Kopien verschiedener Verträge Informationen über eventuelle Mieten oder Services verschafft. Zusätzlich wurden die Geräte auf einem Grundrissplan lokalisiert, um die Wege und Distanzen zu den Arbeitsplätzen analysieren zu können.

«Die Datenerfassung ist nicht immer einfach, oft gibt es keine Verträge mehr oder sind Daten aus irgendwelchen anderen Gründen nicht mehr aufzufinden», erklärt Claudia Huldi. Das zeigte sich auch bei Vogel Business Media. «Bei vielen älteren Geräten, was hier der Fall war, ist es beispielsweise sehr schwer, den exakten Stromverbrauch herauszufinden», so Huldi. Diese Zahlen benötigte man aber, um die Werte mit neuen Geräten vergleichen zu können. Also nahm Ricoh Durchschnittswerte zur Hilfe. Auch bei den monatlichen Service-Aufwendungen nahm man, wo keine Verträge vorhanden waren, Erfahrungswerte.

Natürlich wurden in dieser ersten Phase der Analyse auch ein paar allgemeine Informationen zum Betrieb, wie Anzahl Mitarbeiter und PC-Arbeitsplätze erfasst. Anhand einer IT-Checklist wurden zudem das Netzwerk, die eingesetzten Betriebssysteme, Druckersprachen, Anwendungen etc. zusammengetragen.