Die Firma Uniqservice ist ein IT-Dienstleistungsunternehmen mit 12 Standorten in der Schweiz und rund 100 Mitarbeitenden. Uniqservice ist auf Service und Reparaturen von PCs, Servern, Druckern etc. spezialisiert. Das Unternehmen verfügt mittlerweile über Tausende von Service-Verträgen, hat über 30’000 Versicherungsfälle abgewickelt und Hunderttausende von Einsätzen getätigt. Dass eine Organisation dieser Grösse und Komplexität nicht ohne funktionierende ERP-Software aufrecht erhalten werden kann, versteht sich von selbst. Die bisher eingesetzte Lösung Winpeak konnte den reibungslosen Betrieb gepaart mit neuen technischen Anforderungen nicht mehr gewährleisten, weshalb die Evaluation einer neuen Lösung eingeleitet wurde.

«Das Problem bei Winpeak ist, dass die Software nicht mehr weiterentwickelt wird und den heutigen Anforderungen für den mobilen Einsatz nicht mehr genügt», sagt Philipp Zollinger, Bereichsleiter Repair & Logistik und Mitglied der Geschäftsleitung von Uniqservice. Das Risiko sei zu gross gewesen, weiterhin auf ein System wie dieses zu setzen. Zollinger ist zuständig für die Einführung der neuen Lösung SO des deutschen Software-Herstellers Godesys. So machte er sich denn bereits vor über einem Jahr auf der ERP-Messe Topsoft auf die Suche nach Anbietern, die die Anforderungen einer Service-Organisation, insbesondere die einfache Handhabung im Mobil-Bereich und die entsprechende Abbildung der Prozesse, erfüllen können.

Wie ging er dabei vor? «Ich sah mir sechs Anbieter näher an, darunter die bekannten wie Abacus, Opacc One, Navision, Nvinity und eben Godesys. Übrig blieben schliesslich in der Endphase noch drei Hersteller», sagt Zollinger. Abacus beispielsweise sei bei näherem Hinschauen gar nicht in Betracht gekommen, weil die Neuentwicklung des Mobil-Teils noch nicht abgeschlossen war, als Zollinger evaluierte. Des weiteren informierte er sich auch näher über die Microsoft-Lösung Navision und kam deshalb mit dem Zuger Systemintegrator RedIT in Kontakt. «Die haben versprochen, dass sie alles aus einer Hand liefern könnten, in Tat und Wahrheit handelte es sich aber um eine Kombination von zwei Navision-Anbietern, da der eine den für uns relevanten Mobil-Teil nicht im Portfolio hatte.» Dies sei besonders ärgerlich gewesen, weil die Anforderung, dass man nur mit einem Anbieter zu tun haben wolle, im Pflichtenheft gestanden habe. «Schliesslich waren bei Gesprächen immer zwei Anbieter anwesend und die einzelnen Teile hatten auch unterschiedliche Look-and-Feels.» Zusätzlich habe gegen Navision gesprochen, dass man alle Client-Server-Applikationen von Microsoft hätte anpassen müssen. «Die Abhängigkeit von Microsoft wäre für uns einfach zu gross gewesen», sagt er.

Entschieden hat sich Zollinger schliesslich wie erwähnt für den deutschen Hersteller Godesys. Was zeichnet den Anbieter gegenüber anderen aus? Godesys schnitt vor allem bei den für Uniqservice wichtigen Grundfunktionen sowie bei Spezialanforderungen bedeutend besser als die letzten zwei Anbieter ab, die sich ebenfalls in der Endrunde befanden. Bei den ERP-Funktionen (Adressen, Buchhaltung, Zweiwirtschaft, Reparaturen, Lagerbewirtschaftung, Planung etc.) erreichte der Hersteller eine 26 von 30 Punkten der Bewertungsskala, während es die anderen zwei nur auf 16 respektive 23 Punkte schafften. «Zwar hat Godesys kein Lohn-Modul, aber das ist für uns zweitrangig», sagt Zollinger. «Wichtig war für uns darüber hinaus, dass Godesys bei den Spezial-Bewertungen wie der Frage der Prozessabbildung, Eskalation, Artikelaustausch, mobile Anbindung oder etwa der Frage der Flexibilität, der Anbindung an Fremdsysteme oder der Schnittstellen bedeutend besser dasteht als die Konkurrenz.» Das System von Godesys bewertete Zollinger bei den Spezialanforderungen mit insgesamt 31 von 35 Punkten, während die Mitbewerber lediglich 15 respektive 17 Punkte erreichten.

Dennoch hat Zollinger von allen drei Anbietern die Systeme vor Ort angesehen und auch Besuche bei Referenzkunden gemacht. Entscheidend für die Evaluation war für Zollinger neben der Kostenfrage die Anforderung an das Service-Verständnis des Anbieters. «Die Aufgaben einer Service-Organisation müssen verstanden werden. Das heisst, ein funktionierender Mobil-Teil des Systems ist Voraussetzung ebenso wie die Frage der exakten Prozessabbildung», sagt er. Bei den Kosten sei Godesys im Mittelfeld gelegen, allerdings wären diese bei den anderen Anbietern nicht sicher transparent gewesen. Zollinger rechnet nun bei den Gesamtkosten, ohne die internen personellen Aufwände und ohne die Hardware-Beschaffung, dass Lizenz- und Initialisierungskosten in etwa zu gleichen Teilen 250’000 Franken betragen. Für die Amortisation des ERP-Systems rechnet er mit fünf, für die der Hardware (Smartphones) mit drei Jahren. Zum Thema Kostenberechnung siehe auch das Berechnungsbeispiel des Herstellers in der Tabelle.