Eine kleine Geschichte von MPS bis MDS

Eine kleine Geschichte von MPS bis MDS

Artikel erschienen in IT Magazine 2017/03

Die Bestie muss gezähmt ­werden

So entstanden die Managed Print Services (MPS). In der Tat war die Schweiz lange Zeit führend in der Umsetzung dieses neuartigen Konzepts. So wurde der erste derartige Auftrag für den Office-Bereich 2002 in einem Krankenhaus in der Nähe von Basel umgesetzt. Es war auch kein Anbieter, der die Idee hatte. Es war ein smarter und visionärer IT-Manager, der der Meinung war, dass man die Kakophonie, die man damals Drucken nannte, auf jeden Fall verbessern kann. So bestand er auf einen einzigen Anbieter mit nur wenigen Basismodellen, was aus Managementsicht durchaus sinnvoll war. Um den Aufwand noch weiter zu reduzieren, beharrte er auf einer automatischen Tonerlieferung, einem Servicemanager, der die Entwicklung im Auge behielt, und einem einzigen Vertrag mit Anfangs- und Enddatum. Seine Ersparnisse waren riesig – wesentlich höher als Gartners Prognose von 30 Prozent.

Seit diesen ersten Anstrengungen sind MPS zu einem Allerweltsprodukt geworden. Mehrere Anbieter können diesen Service anbieten, wobei sein Einsatz heutzutage weitgehend auf Basis des Preises entschieden wird. Da der wirtschaftliche Anreiz gross ist, hat inzwischen fast jedes Unternehmen eine MPS-Variante implementiert. Beginnend bei Grossunternehmen mit äussert komplexen Druckumgebungen bis hin zu kleineren KMU mit ein paar Dutzend Druckern. Natürlich nimmt die Rendite bei reduzierter Komplexität der Druckumgebung ab.

Heutzutage hängt die Wahl des besten MPS-Partners von seinem logistischen Know-how und seiner Fähigkeit, diesen Service umzusetzen, ab. Faktoren sind etwa das Rollout von Geräten über mehrere Standorte hinweg, die Fertigkeit, das Change-Management handzuhaben, also ob ein Rollout bei minimaler Unterbrechung des laufenden Betriebs stattfinden kann und von der Fähigkeit, zusätzliche Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen sowie davon, wie gut der gesamte Betrieb langfristig vom Partner betreut wird. Aufgrund der organisatorischen Komplexität internationaler Unternehmen ist ferner die Erfahrung in der Koordination und im Management eines Druckerprojekts von grundlegender Bedeutung.

Vom Gerät zum Prozess

Also was nun? Man muss daran denken, dass MPS lediglich eine Anpassung der Infrastruktur und deren aktiven Managements darstellt. Der tatsächliche Wert dieser gemanagten Infrastruktur kommt nur dann voll zum Tragen, wenn das Geräte-Netzwerk richtig ausgenutzt wird. Der Badge-­Druck, bei dem die Nutzer zunächst in die Cloud drucken und ihre Dokumente erst dann ausdrucken, wenn sie benötigt werden, ist nur ein kleines Beispiel für eine gute Nutzung solcher Netzwerkeffekte. Ein Netzwerkpark von intelligenten Geräten, von denen viele MFPs sein können, stellt eine Plattform dar, auf der ein Unternehmen Anwendungen zur Effizienzsteigerung aufbauen kann. Auch dank der Scanfunktion eines MFP wird ein Netzwerkpark zu einer breiten, dezentralisierten digitalen Brücke, einer Zwei-Wege-­Schnittstelle, die die zahllosen Workflows und Anwendungen eines Unternehmens mit der noch physischen Welt des gedruckten Dokuments verbindet.

Hier kommen Managed Document Services (MDS) ins Spiel. In der Regel schliessen Managed Document Services alle Infrastrukturelemente des MPS ein und ergänzen sie, indem sie alle Prozesse umfassen, die auf dieser Infrastruktur aufbauen. Dieses Konzept signalisiert wiederum einen breiteren Trend: Unternehmen geraten unter Druck, sowohl ihre Fülle an gedruckten Informationen zu digitalisieren und ordentlich zu archivieren als auch die zahlreichen Medienbrüche in vielen Unternehmensabläufen zu optimieren. Die in den meisten Unternehmen bereits vorhandene intelligente MFP-Infrastruktur ist prädestiniert für solche wichtigen Aufgaben. Der MFP ist dabei zentral, da Papier – ungeachtet dessen, was Experten über sein Verschwinden vorhergesagt haben – ein wichtiger Bestandteil der Informationsübertragung bleibt. Menschen nutzen nach wie vor gerne Drucksachen, schreiben auf ihnen und teilen sie.

Managed Document Services sehen sich den grösseren Informationsfluss in einem Unternehmen an, analysieren ineffiziente Arbeitsabläufe und optimieren sie, indem sie die gedruckte Form von Informationen – das Dokument – als einen Zwischenschritt in einem Prozess betrachten, der eigentlich vollständig digitalisiert sein sollte. Die Scan-Funktion von MFPs kann wichtige Dokumente intelligent und automatisch an ein bestehendes Dokumentenmanagementsystem, einen bestehenden Workflow oder eine Anwendung, etwa ein ERP-System, dirigieren. Ein häufig zitiertes Beispiel sind Rechnungen: Egal an welcher Stelle im Unternehmen sie eintreffen – oftmals per herkömmlicher Schneckenpost – können sie dezentral eingescannt, ihr Inhalt automatisch erfasst und schliesslich an unterschiedliche Stationen zur digitalen Freigabe und endgültigen Archivierung geleitet werden.

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