Belegschaft im KMU auf hybrid umstellen? Das müssen Sie beachten

Diese Einstellung spiegelt sich in den Führungsetagen von Unternehmen weltweit wider, darunter auch in Social Media Giganten wie LinkedIn und Twitter. In einer kürzlich durchgeführten Gartner-Umfrage gaben 82 % von 127 Unternehmensleitern an, dass sie beabsichtigen, bei der Rückkehr der Mitarbeiter an den Arbeitsplatz teilweise Fernarbeit zuzulassen4 . Das ist eine gute Nachricht für viele Mitarbeiter , die mit dieser flexibleren Arbeitsweise, welche bessere Work-Life-Balance, höhere Produktivität und mehr Zeit mit der Familie bietet, zufriedener sind.

Für viele Unternehmen, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), ist die Umstellung auf hybride Systeme eine Chance, einen Neustart zu machen und sich für die Zukunft nach der Pandemie zu optimieren. Die Umstellung bringt jedoch eine Reihe neuer Herausforderungen für Unternehmen mit sich. Es geht nicht mehr um die Verwaltung einer dezentralen Belegschaft, sondern darum, wie man eine komplexere, hybride Belegschaft verwaltet, sagt Elisabeth Joyce, VP und Team Manager, Gartner Research & Advisory.

Damit hybrides Arbeiten funktioniert, muss nicht nur die digitale Strategie, sondern auch die Unternehmenspolitik und -kultur neu bewertet werden. Hier sind sechs Schlüsselbereiche, die vor der Umstellung von KMU auf hybride Arbeitsformen zu berücksichtigen sind.

Die neue Politik klar kommunizieren
Zunächst einmal muss sichergestellt werden, dass die Unternehmensrichtlinien klar und frühzeitig kommuniziert werden. Es ist wichtig, klare und konsistente Richtlinien für hybride Arbeit festzulegen: wer und welche Art von Arbeitsaufgaben für hybride Arbeit in Frage kommen, welche Art von digitalen Werkzeugen zur Verfügung gestellt wird, wie lange die Arbeitszeit ist, welche Leistungserwartungen bestehen usw.

Für einige Teams und Mitarbeiter kann es notwendig sein, in den ersten Monaten der Einführung von Hybridarbeit regelmässig zu überprüfen, ob sich die Vereinbarung bewährt hat oder ob Anpassungen erforderlich sind.

Die Personalabteilung, die IT-Abteilung und die Unternehmensleitung müssen bei der Festlegung der Grundregeln eng zusammenarbeiten und dabei berücksichtigen, dass diese Richtlinien im Laufe der Einführung der Hybridarbeit im Unternehmen möglicherweise ständig verfeinert werden müssen. Letztendlich soll die Umstellung auf hybride Arbeitsformen die Leistung, die Produktivität und die Zufriedenheit der Mitarbeiter am Arbeitsplatz verbessern. Und nur wenn die Grundregeln und Erwartungen klar sind, kann die neue Arbeitsform erfolgreich umgesetzt werden.

Was gehört zum Toolset Ihres Mitarbeiters für hybride Arbeit?
Neben neuen Arbeitspraktiken und -richtlinien benötigen Ihre hybriden Arbeitskräfte auch die digitalen Werkzeuge, um mühelos von überall aus arbeiten zu können. Entscheiden Sie sich für eine mobile und portable Einrichtung, die es ermöglicht, Aufgaben effizient von unterwegs aus zu erledigen. Leichte, robuste Laptops, ein stabiler Internetzugang, eine umfassende Kommunikations- und Kollaborationssoftware sowie robuste Cybersicherheitslösungen gehören zu den absoluten Must-haves.

Fähigkeiten und Schulungen sind der andere wichtige Teil des Instrumentariums. Wenn KMUs neue digitale Tools und Software einführen, um hybrides Arbeiten zu ermöglichen, müssen sie sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter mit den Tools in seiner täglichen Arbeit vertraut ist. Wenn dies nicht der Fall ist, sollte Schulungsmaterial bereitgestellt werden, damit Mitarbeiter aus allen Funktionen und mit unterschiedlichem Kenntnisstand in Sachen Technik in der Lage sind, sich anzupassen und nicht zurückbleiben.

Bevor Sie Ihre Mitarbeiter auf die Reise in die hybride Arbeitswelt schicken, sollten Sie daher eine Neubewertung Ihres IT-Bestands vornehmen und beurteilen, ob Ihre Mitarbeiter für ihre Arbeit in einem hybriden Arbeitsmodell gut gerüstet sind. Auch hier müssen KMUs ein klares Verständnis des Mitarbeiterprofils, der Arbeitsfunktion und der Fähigkeit zur erfolgreichen Nutzung der erforderlichen Technologie haben.

Schaffen Sie den sozialen Klebstoff, der Ihr hybrides Team zusammenhält
Ohne regelmässige Mittagessen, Kaffeepausen und persönliche Treffen kann die Chance auf zwischenmenschliche Interaktion im Büro verloren gehen und sogar zu einer Ungleichheit zwischen Fernarbeitern und Büroangestellten führen, da man nicht so viel Zeit mit seinen Kollegen verbringen kann, um Beziehungen und Kameradschaft aufzubauen.

Um den Zusammenhalt Ihrer Teams aufrechtzuerhalten, sollten Sie bestehende Praktiken beibehalten, wie z. B. regelmässige persönliche Treffen, hybride Townhalls oder sogar eine virtuelle Happy Hour für Aussendienstmitarbeiter und Büroangestellte unter Verwendung von Microsoft 365 oder Google Meet, um alle Beteiligten einzubinden, so dass die Verbindung zueinander nur einen Klick entfernt ist. Dazu muss das Unternehmen sicherstellen, dass die Büroumgebung und die digitale Einrichtung für jeden Mitarbeiter eine einfache und sofortige Kommunikation ermöglichen, egal wo sie sich befinden.

Diese virtuellen Veranstaltungen können zwar nicht die Plaudereien an der Kaffemaschine ersetzen, aber sie werden dazu beitragen, die persönliche Kommunikation zu fördern und soziale Silos zu durchbrechen.

Die besondere Rolle des Vertrauens
Der Übergang zu einem hybriden Arbeitsmodell ist vor allem ein Kulturwandel. Damit das hybride Modell funktioniert, müssen KMUs die Art von Arbeitgeber sein, die ihren Mitarbeitern vertrauen können - auch wenn sie sie nicht sehen. Vertrauen ist eine wesentliche Voraussetzung für das Management hybrider Teams. Misstrauen hingegen ist eine Abwärtsspirale, die zu einem Rückgang der Produktivität führt.

Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und zeigen Sie Ihrem Team, wie Vertrauen in hybrider Arbeit aussehen kann. In diesem Fall tun Sie es mit Ihren persönlichen Arbeitspraktiken und -ethiken. Die Handlungen einer Führungskraft sind in kleinen Teams besonders wirkungsvoll, eine vertraute Dynamik für viele KMUs. Genauso wichtig ist es, ein Gespräch in beide Richtungen zu führen. Dies schafft ein gegenseitiges Verständnis zwischen den Führungskräften und ihren Teams (und innerhalb der Teams).

Empfohlene Produkte

Der ASUS ZenScreen™ Touch MB16AMT
ASUS ExpertBook B9

Burnout: weiter verbreitet als Sie denken
Seit der Pandemie haben wir längere Arbeitszeiten und erleben digital intensivere Tage12 . Vierundfünfzig Prozent der Befragten im Work Trend Index von Microsoft geben an, sich überarbeitet zu fühlen, während neununddreissig Prozent sich erschöpft fühlen.

Burnout führt zu geringer Motivation, schlechter Arbeitsqualität und geringerer Produktivität. In einem hybriden Arbeitsverhältnis, in dem die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben verschwimmen, haben Arbeitnehmer ein höheres Risiko, an Burnout zu erkranken.

Achten Sie darauf, ob Ihre Mitarbeiter mehr Stunden aufschreiben, als sie sollten. Dies könnte ein Zeichen dafür sein, dass die Arbeitsabläufe in der neuen Arbeitsorganisation optimiert werden müssen oder mehr Ressourcen benötigt werden. Legen Sie auch innerhalb des Unternehmens einige Grundregeln fest, um ein hybrides Arbeits-Burnout zu verhindern. Legen Sie eine Politik fest, die eine Kultur der Ruhe und der regelmässigen Pausen fördert. Messen Sie die Produktivität anhand ergebnisorientierter Ziele und nicht anhand der geleisteten Arbeitsstunden. Und nicht zuletzt sollten Sie Ihr Team regelmässig überprüfen, um ein Gefühl für das geistige und emotionale Wohlbefinden ihrer Teammitglieder zu bekommen.

Die Leitung eines gemischten Teams erfordert im Laufe der Zeit regelmässige Anpassungen, um es zu optimieren. Aber wenn Sie sich an ein einfaches Mantra halten, können Sie nichts falsch machen: Sie müssen das Beste für Ihre Mitarbeiter im Sinn haben.

Für weitere Informationen besuchen Sie uns auf unserer ASUS Business Seite.