Test Center – Calenso

Geschickt gebucht

Geschickt gebucht

(Quelle: Calenso)
5. Dezember 2020 - Calenso, entwickelt und betrieben vom Schweizer Software-Unternehmen Braincept, ist ein weitgehend gelungener Web-Dienst, mit dem Unternehmen von der Ein-Personen-Firma bis zum Grosskonzern ihren Kunden Online-Terminbuchungen anbieten können.
Artikel erschienen in IT Magazine 2020/12
Gängige Content-Management-­Systeme bieten für die meisten Funktionen, die eine Firmenwebsite benötigt, passende Tools – vom Blog-Editor bis zum Online-Shop. Wenn es jedoch darum geht, dass Kunden Termine für Beratungen, Konsultationen, Therapien oder anderweitige, zeiterfordernde Dienstleistungen buchen können, steht oft nur rudimentäre oder gar keine entsprechende Funktionalität bereit. In diese Bresche springt das Sempacher Software-Unternehmen Braincept mit seinem Online-Buchungsdienst Calenso.

Den Kern von Calenso bildet ein Online-Buchungssystem mit integriertem Online-Kalender, wahlweise für Einzel- und Gruppenbuchungen von Terminen mit Mitarbeitenden oder von Ressourcen wie Räumen oder Fahrzeugen. Möglich sind sowohl Buchungen von Kundenseite als auch firmeninterne Buchungen, zum Beispiel zur Reservation eines Sitzungszimmers. Darüber hinaus bietet der Dienst Funktionen wie Mehrsprachigkeit, Synchronisation mit externen Kalendern, automatische Terminerinnerungen, integrierte Kundenverwaltung und Online-Payment via Stripe oder per Rechnungsversand via Bexio.

Rascher Einstieg mit kleinen Hürden

Für die Anmeldung bei Calenso sind nur wenige Angaben nötig: Firmen- beziehungsweise Buchungsname, Vorname und Nachname, E-Mail-Adresse und das gewünschte Passwort. Danach unterstützt ein Einrichtungsassistent die Erfassung aller notwendigen Daten. In sechs Schritten werden Stammdaten, Dienstleistungen, Ressourcen, Kalendersynchronisation, Verfügbarkeitszeiten der einzelnen Ressourcen sowie die Integration mit anderen Webplattformen eingegeben. Die Dienstleistungen werden dabei in frei definierbare Kategorien eingeteilt – ohne mindestens eine Kategorie, wie zum Beispiel Beratung, Raumnutzung oder Fahrzeugmiete, kann keine Dienstleistung erfasst werden. Den Dienstleistungen selbst ist jeweils eine Beschreibung, eine Dauer, ein Preis und der passende Mehrwertsteuersatz zugeordnet.

Im dritten Schritt werden die Mitarbeitenden, die Dienstleistungen erbringen – also die menschlichen Ressourcen – und weitere buchbare Ressourcen konfiguriert. Nichtmenschlichen Ressourcen muss jeweils ein Buchungstyp zugeordnet werden. Die Auswahl umfasst verschiedene Raum- und Fahrzeugtypen. Eigene Buchungstypen lassen sich leider nicht definieren – in unserer fiktiven Beispielfirma wären dies etwa unterschiedliche 3D-Printer, die wir kurzum als Abteilung eingetragen haben. Beim Erfassen einer Ressource wird auch definiert, zu welchen Dienstleistungen die Ressource gehört. Auf diese Weise lassen sich einer bestimmten Ressource mehrere Dienstleistungen zuordnen.

In nächsten Schritt erfolgt die Einrichtung der Synchronisation mit externen Kalendern. Dabei ist eine Verbindung mit den Kalendern von Office 365, iCloud, Google und Exchange möglich. Die Synchronisation betrifft jeweils eine Ressource. So lassen sich die Buchungen für jeden Mitarbeitenden mit seinem eigenen Kalender synchronisieren. Wann welche Ressource und welche Spezialisten verfügbar sind, erfasst man im fünften Schritt. Für alles Buchbare erlaubt Calenso die Definition von wiederkehrenden Verfügbarkeiten, zum Beispiel Montag bis Donnerstag jeweils von 8 bis 13 Uhr, sowie von Abwesenheiten beziehungsweise nicht buchbaren Zeiten sowie Ferien.
 
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