Nutzen von Portalen wird selten erkannt

Weniger als ein Viertel der Schweizer Unternehmen setzen eine Portallösung ein. Dies ist das Ergebnis einer Studie, die von The Information Management Group (IMG) und dem Institut für Wirtschaftsinformatik (IWI-HSG) erstellt wurde. Im Rahmen der Studie wurden Entscheider aus den Bereichen IT und Human Resources (HR) befragt. Insgesamt wurden 120 Firmen mit mehr als 200 Mitarbeitern angegangen. InfoWeek sprach mit Alexander Fahrnholz, Vice President - Business Unit Manager bei IMG, über die Erkenntnisse der Studie.

Mangelnde Kommunikation

Fahrnholz schiesst gleich einmal voraus, dass Portale seiner Meinung nach "für alle Firmen geeignet sind, bei denen kollaborative Arbeit - sei dies intern oder auch nach aussen - zwischen Menschen anfällt." Häufig werde jedoch der Nutzen von Portallösungen nicht erkannt. Was Fahrnholz immer wieder anspricht, ist die Diskrepanz zwischen der IT-Abteilung und dem Business (der eigentlichen Zielgruppe der Portale; den Nutzern, beziehungsweise Fachgruppen und dem Management). Fahrnholz erklärt: "Der Informationsfluss zwischen der IT-Abteilung und dem Business funktioniert zu wenig. Die IT hat zwar den Nutzen eines Portals erkannt, kann diesen dem Business jedoch zu wenig vermitteln. Beim Business hat man dagegen gewisse Anforderungen, die mit einem Portal gelöst werden könnten, kann diese aber nicht formulieren. An der Übersetzerfunktion zwischen Business und IT muss gearbeitet werden."

Es gibt aber noch andere Gründe, warum man Portale mit echter Prozessunterstützung auch in grösseren Firmen noch nicht sehr oft findet. Eines der grössten Hindernisse derzeit ist die Budgetknappheit in den IT-Abteilungen. "Jedoch", fügt Fahrnholz an, "gibt es auch kleinere Projektansätze, die mit kleinem Budget Nutzen stiften und vom Funktionsumfang her durchaus genügen können. Es ist aber nicht selten, dass Dienstleister und Produktanbieter ihre Kunden mit zu grossen Lösungen überfrachten."

Jedoch muss man sich im Klaren sein, dass Portale stets Infrastruktur sind und man sie nicht einfach "unter dem Schreibtisch" einführt. Vielmehr sollte man das Management überzeugen, mit einem ersten kleinen, aber bereits nutzenbringenden Ansatz auf eine Plattform zu setzen, die zu der bestehenden Landschaft passt.

Probleme definieren, dann umsetzen

Aus dem Teil der Studie, der sich mit den IT-Abteilungen auseinandersetzt, lässt sich entnehmen, dass nur knapp 35 Prozent aller Firmen, die noch kein Portal haben, die Einführung eines solchen kurz- oder mittelfristig planen. Von denjenigen Unternehmen, die den Portaleinsatz ins Auge gefasst haben, hat erst ein Viertel eine konkrete Produktauswahl getroffen. Diejenigen, die kein Portal einführen wollen, geben als Gründe dafür zu hohe Kosten, keine ausreichende Sicherheit, kein Bedarf bei Kunden und andere Prioritäten an.

Die Studienverfasser haben die Firmen, die ein Portal einsetzen, nach dem Nutzen der jeweiligen Lösung befragt. Vor allem die Zufriedenheit der Mitarbeiter habe sich erhöht, so die Antwort. Auf die Zufriedenheit der Kunden habe sich das Portal ebenfalls positiv ausgewirkt, zudem haben sich die Entscheidungsprozesse beschleunigt.

Nur ein Drittel der befragten Firmen hat vor Beginn der Portaleinführung messbare Projektziele definiert. Darin liegt laut Fahrnholz ein grosses Problem. "Bislang wurden zu viele fiktive Probleme definiert; aufgrund dieser wurden Dummyportale erstellt, die nie für den operativen Betrieb umgesetzt wurden." Sein Tip an Firmen, die ein Portal ins Auge fassen: "Man sollte sich einer Lösung vom Prozess aus nähern. Bevor man eine Lösung umsetzt, braucht es einen Business Case, der aus dem Geschäftsprozess kommt. IT-Abteilungen denken zu oft in Plattformen. Sie müssen das Gespräch mit dem Management suchen, um klar zu definieren, welche Anforderungen ein Portal erfüllen muss."