Quelle: Arcplace
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Schon beim Eingang digital!
Der digitale Posteingang organisiert den gesamten Dokumenteneingang schon beim Eintreffen fehlerfrei und lückenlos über verschiedene Kanäle hinweg.
2. November 2023
Es ist eine Herausforderung, den Posteingang in unterschiedlichen Formen und über diverse Kanäle effizient und sicher zu verarbeiten. Mit der Umstellung auf einen digitalen Posteingang werden alle eingehenden papierbasierten und digitalen Sendungen sowie deren Informationen beim Eintreffen klassifiziert und erfasst, damit sie automatisiert elektronisch im Unternehmen verteilt, nachvollziehbar bearbeitet und letztendlich rechtskonform archiviert werden können. Die Einführung eines digitalen Posteingangs erfordert jedoch eine sorgfältige Planung. Es ist wichtig, die Anforderungen des Unternehmens zu analysieren und sicherzustellen, dass die Umstellung gut durchdacht und schrittweise umgesetzt werden kann.
Umfassende Analyse, Anforderungen und Ziele
Die Implementierung eines digitalen Posteingangs macht dann Sinn, wenn der Ist-Zustand, die Anforderungen und die Ziele im Unternehmen bekannt sind. Wie werden physische Dokumente – zum Beispiel Postsendungen, Rechnungen, Verträge – und digitale Kommunikation wie E-Mails oder Online-Formulare derzeit empfangen, bearbeitet, archiviert und verwaltet? Wo liegen die Herausforderungen und Engpässe in den aktuellen Dokumentenprozessen. Sind zeitaufwändige manuelle Aufgaben, unnötige Medienbrüche, Schwierigkeiten bei der Dokumentensuche oder hohe Kosten für die physische Dokumentenlagerung an der Tagesordnung? Können gesetzliche Vorschriften oder strenge Regulierungen an die Datensicherheit eingehalten werden? Der Fragekatalog ist lang und die Beratung von Experten im Bereich Dokumentenmanagement und Digitalisierung unumgänglich.
Von minimal bis maximal
Wer sich für die Digitalisierung vom Posteingang entschieden hat, steht vor der Herausforderung, die für das Unternehmen passende Lösung zu finden. Arcplace bietet beispielsweise unterschiedliche Lösungen an: Mit dem schlanken Posteingang «Service Light» erhalten Organisationen die tägliche Briefpost auf dem digitalen Weg und können sie so schnell und einfach weiterverarbeiten. Der «Service Smart» setzt auf dem «Service Light» auf und geht einen Schritt weiter. Er bietet eine schlanke, automatisierte und skalierbare Prozesslösung für die tägliche Verarbeitung der Eingangspost. Denn nebst physischen Sendungen können dabei auch elektronische Sendungen verarbeitet werden. Weiter gibt es die Möglichkeit einer komplett individualisierten Lösung, die auf die Anforderungen und Bedürfnisse eines Unternehmens passgenau gebaut wird und möglichst hohe Skaleneffekte bietet. Daneben konzipiert und realisiert Arcplace auch passgenaue On-Premise beziehungsweise In-House Lösungen, welche dann von den Kunden und deren Mitarbeitenden selbst bedient und genutzt werden.
Arcplace legt viel Wert auf den Einsatz modernster Technologien. Sei es im Bereich des Capturing oder bei der Klassifizierung der Posteingangsdokumente, wo künstliche Intelligenz (KI) in Form von «Machine Learning» eingesetzt wird. Das System lernt im Betrieb ständig dazu und die Lösung optimiert sich stetig. Dadurch können die Sachbearbeitenden von den manuellen Tätigkeiten entlastet und Prozesse weiter automatisiert werden. Lassen Sie sich persönlich beraten: sales@arcplace.ch
Autorin:
Irene Feusi, Head Marketing bei Arcplace
Arcplace
Das Schweizer Unternehmen Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister, der Organisationen bei der Digitalisierung und Automatisierung von dokumentenbezogenen Prozessen sowie bei der elektronischen Archivierung unterstützt.
Seit der Gründung im Jahre 2006 hat Arcplace Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. Arcplace ist ein privates und unabhängiges Unternehmen mit einem professionellen Team von über 100 Mitarbeitenden.
Arcplace betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.
Umfassende Analyse, Anforderungen und Ziele
Die Implementierung eines digitalen Posteingangs macht dann Sinn, wenn der Ist-Zustand, die Anforderungen und die Ziele im Unternehmen bekannt sind. Wie werden physische Dokumente – zum Beispiel Postsendungen, Rechnungen, Verträge – und digitale Kommunikation wie E-Mails oder Online-Formulare derzeit empfangen, bearbeitet, archiviert und verwaltet? Wo liegen die Herausforderungen und Engpässe in den aktuellen Dokumentenprozessen. Sind zeitaufwändige manuelle Aufgaben, unnötige Medienbrüche, Schwierigkeiten bei der Dokumentensuche oder hohe Kosten für die physische Dokumentenlagerung an der Tagesordnung? Können gesetzliche Vorschriften oder strenge Regulierungen an die Datensicherheit eingehalten werden? Der Fragekatalog ist lang und die Beratung von Experten im Bereich Dokumentenmanagement und Digitalisierung unumgänglich.
Von minimal bis maximal
Wer sich für die Digitalisierung vom Posteingang entschieden hat, steht vor der Herausforderung, die für das Unternehmen passende Lösung zu finden. Arcplace bietet beispielsweise unterschiedliche Lösungen an: Mit dem schlanken Posteingang «Service Light» erhalten Organisationen die tägliche Briefpost auf dem digitalen Weg und können sie so schnell und einfach weiterverarbeiten. Der «Service Smart» setzt auf dem «Service Light» auf und geht einen Schritt weiter. Er bietet eine schlanke, automatisierte und skalierbare Prozesslösung für die tägliche Verarbeitung der Eingangspost. Denn nebst physischen Sendungen können dabei auch elektronische Sendungen verarbeitet werden. Weiter gibt es die Möglichkeit einer komplett individualisierten Lösung, die auf die Anforderungen und Bedürfnisse eines Unternehmens passgenau gebaut wird und möglichst hohe Skaleneffekte bietet. Daneben konzipiert und realisiert Arcplace auch passgenaue On-Premise beziehungsweise In-House Lösungen, welche dann von den Kunden und deren Mitarbeitenden selbst bedient und genutzt werden.
Arcplace legt viel Wert auf den Einsatz modernster Technologien. Sei es im Bereich des Capturing oder bei der Klassifizierung der Posteingangsdokumente, wo künstliche Intelligenz (KI) in Form von «Machine Learning» eingesetzt wird. Das System lernt im Betrieb ständig dazu und die Lösung optimiert sich stetig. Dadurch können die Sachbearbeitenden von den manuellen Tätigkeiten entlastet und Prozesse weiter automatisiert werden. Lassen Sie sich persönlich beraten: sales@arcplace.ch
Autorin:
Irene Feusi, Head Marketing bei Arcplace
Arcplace
Das Schweizer Unternehmen Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister, der Organisationen bei der Digitalisierung und Automatisierung von dokumentenbezogenen Prozessen sowie bei der elektronischen Archivierung unterstützt.
Seit der Gründung im Jahre 2006 hat Arcplace Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. Arcplace ist ein privates und unabhängiges Unternehmen mit einem professionellen Team von über 100 Mitarbeitenden.
Arcplace betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.
