Auch Office 2007 verfügt wieder über eine neue Oberfläche, die sich allerdings im Gegensatz zu den vorherigen Versionen von Office nicht nur in einem geänderten Farbschema und minimal anders angeordneten Menüs präsentiert. In Office 2007 hat Microsoft die Gelegenheit genutzt, die Oberfläche in einem Rundumschlag komplett zu erneuern. Die klassischen Menüs und Symbolleisten, die sich über Jahre in quasi allen Windows-Anwendungen etabliert haben, sind einer grossen Symbolleiste gewichen, die alle verfügbaren Aktionen in einzelnen Tabs kontextbezogen zusammenfasst – den sogenannten Ribbons.
Die neue Oberfläche
Die Idee dahinter ist, dass Office im Grunde bereits über alle benötigten Funktionen verfügt, diese vom Anwender zu oft aber nicht gefunden werden. Dies wurde durch eine Studie bestätigt, die Microsoft im Vorfeld der Entwicklung von Office 2007 durchgeführt hat, um herauszufinden, was die gröbsten Mängel in Office sind. Zudem passt sich das neue, aufgabenorientierte Konzept in das Bedienkonzept von Windows Vista ein, das ebenfalls sehr taskorientiert aufgebaut ist.
Warum Microsoft dieses Konzept aber nicht durchgängig umgesetzt hat, ist unklar – in Word, Excel, PowerPoint und Access werden die Ribbons konsequent verwendet, in Outlook zumindest teilweise, und in Publisher wird gänzlich darauf verzichtet. Gerade in Publisher ist dies wenig verständlich, da zahlreiche Aufgaben zur Formatierung ähnlich auch in Word und PowerPoint zu finden sind.
Ergänzt werden die Ribbons durch sogenannte Galerien, mit deren Hilfe der Anwender grafisch die verfügbaren Optionen und Stile abrufen kann. Dank der grafischen Darstellung der Optionen erhält er sofort einen Eindruck, welcher Art die Änderungen sind. So ist es mit Galerien beispielsweise möglich, Seitendesigns festzulegen, Schriftarten und -grössen auszuwählen oder Diagrammtypen zu wechseln.
Innerhalb dieser Galerien findet sich ein Feature namens Live Preview, das dafür sorgt, dass Änderungen im Dokument nicht erst angezeigt werden, sobald sie bestätigt wurden, sondern bereits, sobald sie ausgewählt werden. Markiert der Anwender beispielsweise einen Text und öffnet danach die Galerie zur Auswahl der Schriftart, so kann er beim Überfahren der einzelnen Schriftarten mit der Maus in Echtzeit bereits begutachten, welche Auswirkungen die jeweilige Schriftart im Dokument hätte – sobald er klickt, wird die Änderung nur noch manifestiert, die grafische Darstellung ist bereits angepasst.
Während dieses neue Konzept auf den ersten Blick sehr durchdacht und praktisch erscheint, so verfügt es doch über einige gravierende Nachteile: Als Umsteiger braucht man teilweise sehr lange, bis man gewohnte Menübefehle wiederentdeckt hat, zumal die Verschachtelung zum Teil stark zugenommen hat. So findet sich beispielsweise die Dokumentenstatistik, die in Office 2003 noch über «Datei - Eigenschaften - Statistik» erreicht werden konnte, nun unter «Office - Vorbereiten - Eigenschaften - Dokumenteneigenschaften - Erweiterte Eigenschaften - Statistik».
Auch warum sich «Designs» in Word unter «Seitenlayout» finden, in Outlook aber unter «Optionen», ist nicht nachvollziehbar. Sicher kann man Microsoft hier zugutehalten, dass es sich um ein vollständig neues Konzept handelt, das erst noch reifen muss, dennoch sind teilweise grobe Schnitzer enthalten, die relativ offensichtlich sind. Ausserdem bleibt noch anzumerken, dass die neue Oberfläche äusserst träge reagiert – flüssiges Arbeiten ist unter Windows XP mit 512 MByte
Arbeitsspeicher auf einem Pentium 4 mit 1.8 GHz schlichtweg nicht möglich, von den Ladezeiten ganz zu schweigen.
Word 2007
Doch – im Gegensatz zu den vorherigen Versionen von Office – enthält Office 2007 auch funktionale Neuerungen, die über grafische Spielereien hinausgehen. So enthält Word 2007 nun beispielsweise eine neue Komponente namens Document Inspector, die sich unterhalb des Menüpunktes «Office – Vorbereiten – Dokument prüfen» befindet. Der Document Inspector entfernt Kommentare, versteckten Text und sonstige Informationen und Metadaten aus einem Dokument, die nicht für die Veröffentlichung gedacht sind. Hiermit versucht Microsoft, der Probleme Herr zu werden, die es in den vergangenen Monaten und Jahren mit der versehentlichen Veröffentlichung von sensitiven Informationen in Dokumenten gab.
Ebenfalls praktisch in Word 2007 sind die sogenannten Building Blocks, vorgefertigte Elemente, die erfahrungsgemäss immer wieder benötigt werden und nun per Mausklick bereitstehen und abgerufen werden können. Dazu zählen beispielsweise Titelseiten für Dokumente, grafische Seitenleisten oder Textvorlagen wie zum Beispiel ein Haftungsausschluss. Die Verwendung dieser Building Blocks spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht auch ein einheitliches Aussehen aller Dokumente innerhalb einer Organisation, da immer wieder die gleichen Elemente verwendet werden.
Auch die verfügbaren Dokumentenformate an sich wurden erweitert – so unterstützt Word 2007 nun erstmals das auf XML basierende Dokumentenformat Office Open XML, das Microsofts Antwort auf das Open Document Format (ODF) darstellt. Ausserdem wird mit Hilfe eines Add-ins nun auch der Export eines Dokumentes in das PDF-Format von Adobe angeboten.
Schliesslich können Dokumente mit Hilfe von Word 2007 auch digital signiert werden, um die Authentizität des Dokumentes sicherzustellen. Ausserdem können Dokumente als «abgeschlossen» markiert werden, so dass sie nicht mehr – oder nur an vorgegebenen Stellen – geändert werden können.
Insbesondere in Kombination mit der Unterstützung des neuen Dateiformates XPS, das mit Windows Vista als anwendungsunabhängiges Dokumentenformat als Alternative zu PDF eingeführt wird, wird Word 2007 damit wieder interessanter, um Dokumente zu veröffentlichen und weiterzugeben.
Als weitere grosse Neuheit enthält Word 2007 – wie alle anderen Office-Produkte auch – ein System namens SmartArt, das die Formatierung und Gestaltung von grafischen Elementen stark vereinfacht. Zunächst lassen sich beispielsweise bei Diagrammen mit Hilfe von Galerien der Diagrammtyp sowie grafische Optionen wie Reflexionen oder Transparenz einstellen. Mit Hilfe von SmartArt lassen sich Diagrammelemente dann nach vorgegebenen Schablonen anordnen, wobei diese Schablonen nicht starr sind, sondern eine gewisse Intelligenz zur Anpassung der optimalen Darstellung mitbringen.
Die meisten weiteren neuen Funktionen benötigen einen SharePoint Server 2007 im Hintergrund, über den man als Privatanwender in der Regel aber kaum verfügen wird. Alles in allem enthält Word 2007 somit einige nützliche neue Funktionen, enttäuscht aber durch seine Trägheit auf nicht tagesaktuellen Computern und hätte – würde noch in «richtigen» Versionsnummern gezählt – mit Sicherheit keinen Sprung um eine ganze Versionsnummer verdient. Trotz des gänzlich anderen Aussehens handelt es sich auch bei Word 2007 wieder eher um eine Evolution als um eine Revolution.
Excel 2007
Auch Excel 2007 enthält neben den allgemeinen Neuerungen, die im wesentlichen die grafische Oberfläche betreffen, einige spezifische Neuerungen, von denen zu allererst die neue maximal mögliche Ausdehnung eines Arbeitsblattes zu nennen ist. So kann ein Arbeitsblatt in Excel 2007 nun aus über einer Million Zeilen und über 16’000 Spalten bestehen. Damit müssen sehr aufwändige, komplexe Arbeitsblätter nicht mehr wie bisher aufgeteilt oder im schlimmsten Fall sogar auf eine andere Anwendung als Excel zurückgegriffen werden.
Wie Word 2007 nutzt auch Excel 2007 nun SmartArt als Grafikengine zur Gestaltung von Diagrammen, so dass diese einheitlicher zu den Grafiken erscheinen, die in anderen Anwendungen aus Office 2007 erstellt wurden. Zudem können Diagramme aus Excel 2007 problemlos in den anderen Anwendungen weiter verarbeitet werden, da die gleiche Technologie zugrundeliegt und in allen Anwendungen konsistent bedient wird. Die Erstellung optisch konsistenter und ansprechender Dokumente wird dadurch ein ganzes Stück vereinfacht, da überall die gleichen Farbschemata, die gleichen Abmessungen und die gleichen Effekte gelten.
Ausserdem wurde die Unterstützung für Tabellen in Excel 2007 deutlich verbessert. So lassen sich Tabellen nun aus Formeln heraus direkt ansprechen. Des weiteren werden die Tabellenköpfe bei grossen Tabellen nun fixiert, wenn diese grösser als der verfügbare Platz auf dem Bildschirm sind und beim Scrollen hinausgeschoben würden. Schliesslich wurde auch die Unterstützung für Pivot-Tabellen verbessert, so dass sich diese nun noch einfacher erstellen, bearbeiten und analysieren lassen.
Ein äusserst nützliches neues Feature sind die bedingten Formatierungen, mit denen sich Trends in Daten darstellen und Ausreisser leichter finden lassen. Mit einer bedingten Formatierung ist es beispielsweise möglich, Hintergrundfarben oder Farbverläufe für Zellen zu definieren, die abhängig vom Wert der Zelle angepasst werden, so dass farblich auf einen Blick ersichtlich ist, wie sich die Daten verhalten. Auch hier wird wieder deutlich, dass Office 2007 dem Anwender an einigen Stellen Arbeit abnehmen möchte, die immer und immer wieder gemacht werden musste. Die Kehrseite der Medaille ist, dass man künftig vielen Dokumenten ansehen können wird, dass sie mit Office 2007 gestaltet wurden.
Trotz der gleichen Oberfläche wie in Word 2007 arbeitet Excel 2007 deutlich flüssiger, es lässt sich auch auf nicht mehr ganz aktuellen Rechnern zügig damit arbeiten. Kritisch werden hier lediglich Features wie die Galerien oder die Live Preview, bei denen sehr umfangreiche Bildschirmänderungen vorgenommen werden müssen. Insgesamt bietet Excel 2007 mehr eigene neue Funktionen als Word 2007 und hätte somit eher den Sprung auf eine neue Versionsnummer verdient.
PowerPoint 2007
Die Neuerungen in PowerPoint 2007 sind schnell beschrieben – wie schon Word 2007 und Excel 2007 nutzt PowerPoint 2007 SmartArt zur Darstellung seiner grafischen Elemente und erweitert dessen Möglichkeiten noch ein wenig. So lassen sich beispielsweise Aufzählungen und Listen per Mausklick in Diagramme umwandeln, die ebenso einfach mit aufwendigen grafischen Effekten versehen werden können. Ausserdem gibt es noch einige neue Diagrammtypen, wie beispielsweise Hierarchie-, Workflow- und Beziehungsdiagramme.
Extrem praktisch in PowerPoint 2007 sind die Designs, die hier bezogen auf alle Anwendungen von Office 2007 vermutlich den meisten Sinn ergeben. So lassen sich komplette Präsentationen mit nur einem Mausklick in ein einheitliches Layout und Design bringen. Dies bezieht sich dabei nicht nur wie bisher auf Hintergrundfarben und die verwendeten Schriften, auch die Farben von Diagrammen, die Gestaltung von Tabellen oder der Stil von Aufzählungen wird durch Themes beeinflusst. Doch auch hier gilt wieder – Themes bieten zwar sehr viel Komfort, man sieht einer entsprechenden Präsentation aber auch sofort ihre Herkunft an.
Sieht man von der auch in PowerPoint 2007 vorhandenen neuen grafischen Oberfläche ab, waren das auch schon die neuen Funktionen, die für Privatanwender interessant sind. Alle weiteren Funktionen – wie Folienbibliotheken, Publikationsprozesse, und Onlineupdate – erfordern einen SharePoint Server 2007. Dennoch ist PowerPoint 2007 ein grosser Wurf im Vergleich zur Vorgängerversion, da sich die neuen Funktionen auf die grafische Gestaltung von Dokumenten konzentrieren, was die Kernfunktionalität von PowerPoint darstellt. Hier machen sich die Neuerungen äusserst positiv bemerkbar.
Outlook 2007
Das Highlight von Office 2007 ist fraglos Outlook 2007, auch wenn es im Gegensatz zu den anderen Anwendungen nur teilweise über die neue grafische Oberfläche verfügt. Stattdessen wurde die Oberfläche derart überarbeitet, dass sie sich nahtlos in Windows Vista integriert und sich teilweise an dessen Features anlehnt, wie beispielsweise mit Instant Search.
Mit Hilfe von Instant Search ermöglicht Outlook 2007 es dem Benutzer, alle Nachrichten, Termine, Aufgaben und sonstige Elemente zu durchsuchen. In Kombination mit dem Exchange Server 2007 und dessen Unified-Messaging-Technologien bezieht diese Suche sogar SMS, Faxnachrichten, Anrufe sowie handgeschriebene Notizen ein. Da sie zudem jederzeit verfügbar ist, wird es sehr einfach und vor allem unglaublich schnell, durch die bereitgestellten Daten zu navigieren.
Ebenfalls neu – und ein wenig an die Sidebar von Windows Vista angelehnt – ist die Aufgabenleiste von Outlook 2007, die im Posteingang angezeigt wird. Die Aufgabenleiste zeigt automatisch alle anstehenden Termine, Kalendereinträge und Aufgaben an, wobei dazu nicht nur der Datenbestand von Outlook 2007 integriert wird, sondern auch OneNote 2007, Access 2007 und weitere Datenquellen herangezogen werden können. Die Aufgabenleiste enthält dabei aber nicht nur Erinnerungen an anstehende Ereignisse, sondern bietet auch eine schnelle Möglichkeit, Aufgaben zu planen und nachzuverfolgen, ohne den Posteingang verlassen zu müssen. Auch wenn sich dieses Feature nicht all zu grossartig liest, in der Praxis steigert es die Produktivität erheblich.
Schliesslich wurde in Outlook 2007 nochmals die Sicherheit vor Junkmails, Viren und Phishing erhöht. So enthält es nun neben einem erweiterten und verbesserten Junkfilter, der deutlich effektiver arbeitet als der von Outlook 2003, einen Phishingfilter, der potentiell gefährliche Links in E-Mails deaktiviert und zudem warnt, wenn möglicherweise gefährliche Inhalte in einer E-Mail gefunden werden.
Als kleine Zugabe enthält Outlook 2007 schliesslich noch einen RSS-Reader, der RSS-Feeds als eigenen Ordner in den Posteingang einbindet, so dass E-Mails und RSS-Feeds an einem Ort gemeinsam gelesen und verarbeitet werden können.
Des weiteren kann Outlook 2007 mit dem Business Contact Manager erweitert werden, der erweiterte Funktionen zur Verwaltung von Kundenkontakten bereitstellt. So lassen sich über den Business Contact Manager neben den eigentlichen Kundendaten auch zugehörige Kommunikationsdaten ablegen, wie der Kommunikationsverlauf, Anrufe, Notizen, Dokumente usw. Kurz gesagt, ermöglicht der Business Contact Manager, an einem zentralen Ort alle Kommunikationsvorgänge mit Kunden zu verwalten.
Neu in Version 2007 sind ausserdem umfangreiche Such- und Filtermöglichkeiten, mit denen Kundenvorgänge analysiert und ausgewertet werden können, sowie ein sogenanntes Dashboard, das alle für Entscheidungen relevanten Kundendaten auf einen Blick darstellt, um Geschäftsprozesse optimieren zu können. Alles in allem ist der Business Contact Manager ein ganz nützliches Werkzeug, das man gerne nutzt, sobald man sich einmal an dessen Anwendung gewöhnt hat.
Access 2007
Die neue Version von Access zeigt, wohin sich Access im Allgemeinen entwickelt – weg von einer Desktopdatenbank hin zu einem flexiblen Werkzeug für den Zugriff auf die unterschiedlichsten Datenquellen.
An Datenquellen werden dabei neben den Access-eigenen Datenbanken auch Datenblätter aus Excel 2007, über ODBC ansprechbare Datenquellen und der SQL Server unterstützt. Die grosse Stärke von Access 2007 liegt dann im Erstellen von Reports aus diesen Daten, um die Daten zu analysieren. Im Unterschied zu den älteren Versionen von Access unterstützt Access 2007 nun aber WYSIWYG und bietet dem Anwender visuelles Feedback in Echtzeit an. Ausserdem können auf einen Report mehrere Sichten gespeichert werden, so dass der gleiche Report für verschiedene Zielgruppen unterschiedlich aufbereitet werden kann.
In diesem Zusammenhang tritt Access 2007 allerdings in Konkurrenz mit InfoPath 2007, das ebenfalls als Front-end zum Zugriff auf verschiedenste Datenquellen gedacht ist. Der wesentliche Unterschied liegt – noch – in der Weiterverarbeitung der Daten. Während Access 2007 im Wesentlichen auf die Erstellung von Reports ausgelegt ist, steht in InfoPath 2007 die Weiterverarbeitung in einer Datenbank, per Web Service oder ähnlichem im Vordergrund. Langfristig wäre jedoch ein Zusammenwachsen von Access und InfoPath denkbar, da sich beide Produkte aufeinander zu bewegen.
Bei den Access-eigenen Datenbanken stehen schliesslich noch einige neue Feldtypen zur Verfügung. So kann nun prinzipiell jede Art von Dokument, Arbeitsblatt, Bild oder sonstiger Datei an einen Datensatz angehängt werden. Mit dem Multivalue-Datentyp ist es möglich, in einem einzelnen Feld mehrere Werte zu speichern. Ausserdem kann Access 2007 nun beim Anlegen eines neuen Feldes anhand der eingegebenen Werte automatisch den Feldtyp ermitteln und zuweisen.
Access 2007 kann damit insgesamt nicht gut mit den anderen Anwendungen aus Office 2007 verglichen werden. Steht bei jenen die Weiterentwicklung bestehender Features beziehungsweise die Verbesserung der Produktivität im Vordergrund, entwickelt sich Access von seinem Ansatz her allmählich in eine neue Richtung. Insofern fällt es schwer, hier eine abschliessende Beurteilung zu treffen, wobei Microsoft mit dem Vorhaben, den Anteil der Desktopdatenbank zu verringern, mit Sicherheit nicht die schlechteste Entscheidung getroffen hat.
Publisher 2007
In Publisher 2007 schliesslich fällt zunächst auf, dass Microsoft hier – noch – nicht auf die neue Oberfläche setzt. Speziell durch den Assistenten, mit dem neue Publikationen erstellt werden, erinnert Publisher 2007 somit eher an Visio als an die übrigen, neuen Anwendungen von Office.
Immerhin die Idee der Designs, die in Word, Excel und PowerPoint für ein einheitliches Aussehen von Dokumenten sorgt, wurde in Publisher konsequent weiterverfolgt. Hier enthalten Designs zusätzlich zu Farb- und Schrifteinstellungen auch Logos und generell Elemente, die zur Gestaltung eines Corporate Designs gehören. Diese Designs lassen sich dann auf die diversen Publikationstypen wie E-Mails, Briefpapier oder Visitenkarten anwenden, was deren einheitliche Gestaltung durchaus erleichtert.
Ansonsten wurde bei Publisher 2007 grosses Gewicht auf Funktionen für das Veröffentlichen und Verteilen von Publikationen gelegt. Neben einem Assistenten, der den Anwender beim Personalisieren einer Publikation sowie beim Vorbereiten einer Publikation für den Druck unterstützt, enthält Publisher auch eine Möglichkeit für den Export in die Formate PDF und XPS, das mit Windows Vista erstmals unterstützt wird.
Insgesamt gilt für Publisher, dass auch hier eher eine Evolution als eine Revolution vorliegt. Das Fehlen der neuen Oberfläche wirkt hier zudem ein wenig unausgegoren – ungewollt drängt sich die Frage auf, warum Microsoft in diesem Produkt darauf verzichtet hat.
Fazit
Mit der Tradition, in jeder neuen Version von Office eine neue Oberfläche einzuführen, bricht auch Office 2007 nicht. Leider kann diese in der Praxis den Marketingankündigungen nicht vollkommen gerecht werden – zu sehr ist man mit dem Suchen von Funktionen beschäftigt, was durch die nicht ganz konsistente Umsetzung in den einzelnen Produkten nicht unbedingt erleichtert wird.
Relevante neue Funktionen liegen hauptsächlich in Outlook 2007 vor, die Neuerungen in den übrigen Anwendungen sind zwar im Grossen und Ganzen nützlich und brauchbar, sie bieten aber keine gravierenden Anreize, unbedingt auf die neue Version von Office umzusteigen. Zieht man zusätzlich noch den gestiegenen Leistungshunger insbesondere von Word 2007 in Betracht, so empfiehlt sich eine Aktualisierung für Anwender von Office 2003 nur bedingt. Wer allerdings noch eine ältere Version von Office wie Office 2000 oder Office XP einsetzt und ohnehin die zugrundeliegende Hardware erneuern wollte, kann auch zu Office 2007 greifen, ohne enttäuscht zu werden – sofern die neue Oberfläche zusagt.
