Für Jahresabschlussdokumente, Buchungsbelege und ähnliche Unterlagen ist die revisionssichere, zehnjährige Aufbewahrung für die Eidgenössische Steuer­verwaltung gesetzlich vorgeschrieben. Damit nicht Unmengen von Ordnern ihre Aktenschränke verstopfen, setzen viele Unternehmen deshalb auf elektronische Archivierung. Sie bietet gegenüber der Papierablage den Vorteil, dass Dokumente sekundenschnell archiviert und ebenso schnell wieder von vielen Nutzern abrufbar sind. Als integraler Bestandteil des Druck- und Dokumentenmanagements trägt die Archivierungslösung ausserdem zur Optimierung der Arbeitsprozesse bei. Dabei muss eine Archivlösung Dokumente erfassen und speichern, aber diese auch finden, schnell zugänglich machen, verwalten sowie revisions­sicher reproduzieren. Idealerweise ist eine solche Archivlösung als Teil einer massgeschneiderten Gesamtlösung für das Druck- und Dokumentenmanagement konzipiert. So können die Vorteile optimierter Arbeitsprozesse im Unternehmen komplett ausgeschöpft werden.

Auf Anfrage des Finanzamts müssen Unternehmen ihre steuerrelevanten Daten maschinell auswertbar zur Verfügung stellen. Ziel der digitalen Archivierung ist also, digitale Dokumente unveränderbar, reproduzierbar und jederzeit verfügbar zu machen. Dabei gilt es, rechtliche Bestimmungen sowie Compliance-Anforderungen zu erfüllen, wie die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) und die Verordnung des Eidgenössischen Finanzdepartements (EFD) über elektronische Daten und Informationen (EIDI-V). Und für archivierte Dokumente wie auch E-Mails gilt: Sie müssen in einem Format abgespeichert sein, das langfristig kompatibel und damit leicht reproduzierbar ist. Neben PDF oder TIFF spielt heute auch das von der ISO (International Organization for Stan­dardization) definierte Format PDF/A eine grosse Rolle. Überdies müssen die Dokumente effektiv gegen unbefugten Zugriff geschützt und zentral abgelegt sein. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, sollten Firmenrichtlinien darüber, wie, wann und wo Dokumente abzulegen sind, festgelegt werden.