Im Projekt die Balance wahren

Im Projekt die Balance wahren

Artikel erschienen in IT Magazine 2010/12

Fähigkeiten (der Mitarbeiter)

Wenn Unternehmen registrieren, dass sie ein Problem beim Projekt-Management haben, kontaktieren sie Unternehmensberatungen und wollen den Mitarbeitern in einem Crashkurs das nötige Wissen vermitteln. Die Probleme werden also personalisiert und es wird übersehen, dass die Ursache der Probleme auch eine andere sein kann.


Bezogen auf die Projektmanagement-Fähigkeiten der Mitarbeiter lassen sich in Unternehmen zwei Extreme konstatieren. Auf der einen Seite gibt es Firmen, die Mitarbeitern ohne professionelle Vorbereitung Projektaufgaben übertragen. Oft gemäss der Maxime: «Herr Müller hat in der ‹Linie› schon oft sein Können gezeigt und hervorragende Ergebnisse geliefert. Lass’ den mal das Projekt übernehmen. Dann kann er zeigen, was wirklich in ihm steckt.» Übersehen wird dabei, dass Projekte in der Regel sehr komplexe Vorhaben sind. Ausserdem erfordern Projekte oft ein anderes Fachwissen als operative Aufgaben in der Linie.


Auf der anderen Seite gibt es Unternehmen, die ihre Mitarbeiter ohne Unterlass schulen. Sie besuchen ein Projekt-Management-Training nach dem anderen, ohne dass sich ihre Erfolge bei Projektaufgaben erkennbar erhöhen. Die Mitarbeiter kennen nach den Schulungen zwar die Projekt-Management-Methoden und -Instrumente, können diese aber in der Organisation nicht effektiv einsetzen, weil die existierende Struktur und Kultur sowie die vorhandenen IT-Tools dies nicht ermöglichen.



IT-Tools und technische Infrastruktur

Bei Projekt-Management-Trainings wollen Firmen häufig auch noch IT-Tool-Schulungen einbinden, weil man dafür ihrer Meinung nach nicht viel Zeit braucht. Unternehmen unterschätzen also vielfach die Bedeutung der IT-Tools für den Projekt-Management-Erfolg.


Viele Firmen stellen den Mitarbeitern gar keine IT-Tools zur Verfügung. Die Mitarbeiter basteln sich selbst Tools für die Planung und Steuerung der Projekte. Meist handelt es sich hierbei um Excel-Lösungen. Entsprechend viel Zeit und Energie ist für das Abstimmen, Koordinieren und Harmonisieren nötig.




Haben Unternehmen im Gegenzug die Bedeutung von gemeinsam genutzten IT-Tools erkannt, führen sie oft top-down sehr mächtige Werkzeuge ein, die an den praktischen Anforderungen vorbei gehen. Die Mitarbeiter fühlen sich überrannt – auch weil es zunächst einer umfangreichen Schulung bedarf, bevor sie das Tool überblicken und mit ihm arbeiten können. Also benutzen sie das Tool zwar formal, arbeiten im Alltag aber weiterhin mit ihren bewährten Excel-Lösungen.


Doch selbst wenn eine Firma ein adäquates Tool wählt, ist dies noch kein Garant für ein erfolgreiches Projekt-Management, denn den Mitarbeitern fehlen häufig die notwendigen Projekt-Management-Kenntnisse und in der Organisation existiert nicht die erforderliche Projektmanagement-Struktur und -Kultur, um das Tool effektiv einzusetzen.


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