Büroarbeit im Netz

Wer braucht heute noch fette, teure Office-Clients auf dem Desktop-Rechner? Der moderne mobile Büro-Arbeiter verzichtet darauf und nutzt stattdessen die schlanken, kostenlosen Alternativen im Netz – Ajax und Breitband machen es möglich. Das machen einem zumindest die vollmundigen Verlautbarungen der Anbieter glauben. Wir wollten wissen, ob die Online-Office-Suiten tatsächlich als valable Alternativen zu OpenOffice und dem Marktführer aus Redmond durchgehen können.

Artikel erschienen in Swiss IT Magazine 2007/08

     

Auf den ersten Blick bieten Online-Office-Anwendungen eine Menge Vorteile. Sie sind (zumindest die in diesem Test berücksichtigten Tools) kostenlos nutzbar und benötigen weder Software-Downloads und -Installationen noch mühsame Upgrade- und Bugfix-Prozedere. Doch das Beste daran ist zweifellos, dass die damit erstellten Dokumente jederzeit und überall (einen Internet-Anschluss vorausgesetzt) verfügbar sind und problemlos auch gemeinsam mit anderen Anwendern genutzt und bearbeitet werden können.

Somit ist es beispielsweise möglich, ein Dokument unterwegs zu erstellen oder zu ändern und vor der Übergabe an einen Geschäftspartner noch schnell dem Vorgesetzten zur Kontrolle und für die Anpassung letzter Details vorzulegen – ganz ohne umständlichen E-Mail-Verkehr mit Attachments. Ebenso lassen sich kurz vor einer Präsentation durch einen Mitarbeiter im heimischen Büro auf die Schnelle die aktuellsten Zahlen in die Folien einfügen oder etwa bei unterwegs erstellten Dokumenten das fehlende Firmenlogo einbetten. Und wer im Team an Dokumenten arbeitet, wird es zu schätzen wissen, dass die Zusammenarbeit auch ohne einen dedizierten Server funktioniert. Die Anwendungsmöglichkeiten sind in der Praxis endlos.



Wir haben uns vier bekannte und beliebte Online-Office-Suiten näher angeschaut – Ajax 13, Google Text & Tabellen, Thinkfree Office und die Zoho Office Suite (vgl. Kasten «Auswahl der Lösungen») – und uns dabei auf die Hauptanwendungen Textverarbeitung und Tabellenkalkulation konzentriert. Im Zentrum des Tests standen die gebotene Performance und die Kompatibilität mit den Dokumentenformaten der weitverbreiteten Desktop-Applikationen von Microsoft und OpenOffice. Weitere Kriterien waren die Features, die die einzelnen Lösungen bieten, die Benutzerfreundlichkeit und die Sicherheit der Anwendungen. Und nicht zuletzt haben uns natürlich die Kollaborationsmöglichkeiten interessiert, gehören sie doch zu den Hauptvorteilen der Online-Offices.


Kein vollwertiger Ersatz

Um es gleich vorwegzunehmen: Mit dem Feature-Reichtum der fetten Desktop-Offices kann es keiner der Testkandidaten wirklich aufnehmen. Das ist auch nicht weiter erstaunlich – letztlich können mit den Online-Alternativen nur Features geboten werden, die sich mit den doch recht rudimentären Möglichkeiten von HTML, XML und JavaScript auch umsetzen lassen. Vor diesem Hintergrund leisten manche der Anwendungen allerdings doch erstaunliches.
Fairerweise muss man hier auch anmerken, dass es sich die Hersteller der Web-Offices auch gar nicht zum Ziel gesetzt haben, beispielsweise den Marktleader aus Redmond komplett obsolet zu machen. Sie begnügen sich damit, die wichtigsten Funktionen der zentralen Office-Anwendungen – Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentation – jederzeit und überall und auch zur Zusammenarbeit verfügbar zu machen. Vor dem Hintergrund der Tatsache, dass über 90 Prozent der Anwender von Microsoft Office kaum 10 Prozent der gebotenen Features tatsächlich benutzen, dürfte dieser Ansatz in den meisten Anwendungsszenarien vollauf genügen.


Ajax13

Im Laufe der vergangenen Monate hat sich aus dem ursprünglichen AjaxWrite eine Office-Suite aus den Anwendungen Textverarbeitung (AjaxWrite), Tabellenkalkulation (AjaxXLS) und Präsentation (AjaxPresents) entwickelt, die neu unter dem eher unglücklichen, aber ominösen Namen «Ajax13» angeboten wird. Neben diesen Hauptanwendungen hat der Hersteller auch noch einen Grafikeditor – AjaxSketch – sowie einen Multi­media-Player namens AjaxTunes im Angebot.
Auf den ersten Blick sieht AjaxWrite seinem grossen Bruder aus Redmond zum Verwechseln ähnlich: Dieselben Icons wie in früheren Office-Versionen, ähnliche Menü-Strukturen und eine deutsche Oberfläche machen die Bedienung einfach.

Das Feature-Set umfasst neben strukturierten und unstrukturierten Listen auch Tabellen und erlaubt das Einfügen von Grafiken oder Links. Dazu kommen die üblichen Formatierungsoptionen für Text, der sich zum Beispiel in verschiedenen Farben und Grössen, mit oder ohne Einzug, im Block oder Flattersatz, fett oder durchstrichen darstellen lässt. Dabei steht allerdings nur gut ein Dutzend Schriftarten zur Verfügung – ein Prinzip-bedingtes Problem, an dem (fast) alle Testkandidaten kranken: Um die Zusammenarbeit und vor allem auch die Kompatibilität mit allen möglichen Rechnern gewährleisten zu können, werden nur Schriften angeboten, die typischerweise darauf verfügbar sind, also etwa Arial, Times New Roman oder Verdana.
Hinsichtlich Import und Export von Word-Dateien vermochte AjaxWrite nur bedingt zu überzeugen: So werden etwa auch längere Texte problemlos geladen, Bilder und Tabellen sind integriert, aber das Original-Layout wird nicht in jedem Fall zu hundert Prozent eingehalten. Insbesondere Tabulatoren versteht der Editor nicht und löscht sie. Mitunter werden Zeilenabstände leicht verändert, was sich etwa beim Drucken bemerkbar macht: Was ursprünglich auf eine A4-Seite gepasst hat, braucht plötzlich zwei Seiten. Beim Speichern von Dokumenten hat AjaxWrite dagegen keine Probleme, was wohl auch auf die eher rudimentären Bearbeitungsmöglichkeiten zurückzuführen ist.



Beim Öffnen und Speichern von Dateien zeigt sich ausserdem eines der grundsätzlichen Mankos von AjaxWrite: Als einziger der Testkandidaten kann das Tool nur auf die Festplatte des Anwenders speichern respektive Dateien nur von da öffnen. Eine Zusammenarbeit mit anderen Anwendern ist nicht vorgesehen, ebenso wenig wie die permanente Verfügbarkeit der Daten von beliebigen Rechnern aus. Damit ist einer der Hauptvorteile eines Online-Office dahin, die Nutzung von AjaxWrite quasi witzlos.
Interessanterweise gibt es bei der Nutzung der Präsentations-Software AjaxPresents ein Gigabyte Speicherplatz auf dem Server kostenlos dazu – was die Anwendung für Teams wirklich interessant macht. AjaxXLS dagegen war während des Testzeitraums nicht erreichbar, was für eine Online-Applikation einer absoluten Todsünde gleichkommt. Wir haben es aus verschiedenen Netzwerken und von unterschiedlichen Rechnern versucht, konnten die Anwendung aber nie starten.


Google Text & Tabellen

Als zweiter Hersteller in unserem Testpool kann auch Google mit seinem Text & Tabellen mit einer deutschen Oberfläche aufwarten. Obwohl diese sich von den Microsoft-Pendants deutlich unterscheidet, fällt die Arbeit damit doch leicht. Auch Google Text verfügt über die wichtigsten Textformatierungsoptionen und ermöglicht so die Gestaltung von einfachen Dokumenten, bietet aber weniger Schriftarten zur Auswahl als etwa Ajax13. Auch hier ist der Umgang mit Tabellen, Listen und Grafiken einfach und intuitiv. Leider wird auch bei Google Text das Format von komplexeren Word-Dokumenten nicht immer korrekt interpretiert. Als einziger Testkandidat bietet Google Text dafür die Möglichkeit, die Dokumente direkt im HTML-Format zu editieren. Ausserdem verfügt Google Text über eine Rechtschreibprüfung, die auch in Deutsch funktioniert und fehlerhafte Wörter in Gelb markiert.

Google Tabellen, das lange nur rudimentäre Tabellenkalkulations-Möglichkeiten geboten und für kaum mehr als blosse Zahlenreihen getaugt hat, wurde zuletzt stark erweitert. In der aktuellen Version bietet das Tool beispielsweise Unterstützung für eine grosse Auswahl von Formeln unter anderem aus den Bereichen Mathematik und Finanzwesen, dazu werden neu auch Diagramme (z.B. Balken, Kuchen und Säulen) unterstützt. Damit hat sich der Einsatzbereich des Programms entscheidend erweitert. Mit den komplexeren Funktionen von Excel oder OpenOffice wie beispielsweise bedingter Formatierung oder Pivot-Tabellen kann Google Tabellen aber nach wie vor nicht umgehen – sie werden beim Import schlicht ignoriert.



Gespeichert werden die Texte und Spreadsheets standardmässig auf den Google-Servern (maximal können 1000 Texte und 200 Tabellen gesichert werden); wer will, kann auch eine Kopie auf die Festplatte sichern. Der Vorgang dazu ist sehr einfach gehalten, als Speicherformate stehen unter anderem DOC und XLS, deren Pendants von OpenOffice, HTML und PDF zur Verfügung. Nicht ganz so einfach ist dagegen der Ladevorgang für bereits existierende Dokumente: Was beispielsweise bei Ajax13 direkt aus dem Textverarbeitungstool erledigt werden kann, muss bei Google über eine separate Upload-Funktion vorgängig durchgeführt werden. Die Text-Dokumente werden dann auf Googles Server hochgeladen und als «aktiv» markiert, worauf sie nach dem Wechsel in die passende Anwendung erst zur Bearbeitung zur Verfügung stehen. Für Google Tabellen gibt es allerdings eine Importfunktion für XLS, ODS und CSV.

Sehr simpel und elegant ist dagegen die Möglichkeit zur Online-Zusammenarbeit gestaltet. In einem separaten Dialogfeld kann der Ersteller eines Dokuments dazu die Mail-Adressen der Mitarbeiter eintragen, die Zugriff auf das Dokument erhalten sollen; diese werden darauf automatisch zur Mitarbeit eingeladen. Des Weiteren bietet Google für beide Anwendungen einen «Überarbeitungen»-Tab, in dem ähnlich einem Wiki sämtliche Änderungen in den Dokumenten mitsamt dem Namen des Bearbeiters aufgelistet sind und so den Vergleich zwischen verschiedenen Versionen desselben Dokuments vereinfacht.


Thinkfree Online

Thinkfree bietet für seine drei Applikationen für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentation jeweils zwei unterschiedliche Editoren: Den sogenannten «Quick Edit»-Modus sowie den «Power Edit»-Modus. Auf diese Weise erreichen die Programme den höchsten Feature-Reichtum aller Produkte im Test sowie die beste Kompatibilität zu Microsofts Anwendungen. Allerdings bedient sich Thinkfree dabei eines Tricks: Während der Quick-Edit-Modus (wie bei den anderen Testkandidaten) auf Ajax beruht und ein vergleichbar rudimentäres Feature-Set bietet, ist der Power-Edit-Modus eigentlich eine Java-Anwendung – und ermöglicht damit wesentlich ausgeklügeltere Funktionen. Die Kehrseite der Medaille ist die deutlich längere Ladezeit, die für Applikation und Dokument benötigt wird.

So unterstützt Thinkfree Office etwa als einziger Testkandidat die Formatierung von Texten in mehreren Spalten, eine Zeichen-Toolbar mit Auto-Formen, ein Auto-Korrektur-Feature (das auch in Deutsch funktioniert), ausgefeilte Möglichkeiten zur Bearbeitung von Tabellen, Unterstützung für sämtliche installierten Schriften und sogar ein Zoom-Tool für den Bildschirm. Dazu kommen natürlich die Grundfunktionen der Textverarbeitung, die auch von allen anderen getesteten Programmen unterstützt werden.


Auch bei der Tabellenkalkulation kann Thinkfree Office im Power-Modus mit einer sonst unerreichten Kompatibilität zu Microsofts Excel auftrumpfen, sowohl bei importierten Tabellen als auch bei neuerstellten Spreadsheets. Bei den Diagrammen bietet das Tool eine annähernd so grosse Auswahl wie das Redmonder Vorbild, und auch hinsichtlich Formel-Unterstützung braucht sich die Online-Variante nicht zu verstecken. Auch hier gilt aber wie bei Google, dass einige fortgeschrittene Funktionen nicht unterstützt werden.

Für die Speicherung der Dokumente und Tabellen erhält der Anwender bei Thinkfree 1 GB Speicherplatz zur Verfügung gestellt, aber auch hier kann auf Wunsch lokal auf die Festplatte gespeichert werden. Sowohl bei auf dem Server gespeicherten Dateien als auch beim Import und Export von Dokumenten reagieren die Thinkfree-Anwendungen angenehm schnell; dafür dauert das Laden der Java-Anwendungen etwas länger. Unterstützt wird dabei eine Vielzahl von Dateiformaten, darunter die Office- und OpenOffice-Formate sowie PDF.
Die Zusammenarbeit an Dokumenten ist ähnlich gelöst wie bei Google und Zoho, allerdings steht für die Benachrichtigung eine breitere Auswahl an Mail-Clients (sogar lokal installierte) zur Verfügung. Dafür fehlt eine Versions-Verwaltung.
Während unseres Tests leistete sich auch Thinkfree die Todsünde der Nichterreichbarkeit – wenigstens wurde man hier aber über die voraussichtliche Dauer der Offline-Phase informiert.


Zoho Office Suite

Im Unterschied zu seinen Konkurrenten beschränkt sich Zoho nicht auf Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentation, sondern bietet zahlreiche weitere Anwendungen, darunter ein Notizbuch, einen Mail-Client, eine Datenbank und vieles mehr. Alle Applikationen sind in Ajax programmiert – und gehen hinsichtlich der Funktionen über das hinaus, was die anderen Testkandidaten bieten (kommen aber gleichzeitig nicht an die Java-Tools von Thinkfree heran). So kann Zoho beispielsweise mit einer Suchen-und-Ersetzen-Funktion aufwarten, bietet ein Dialog-Feld für Sonderzeichen und kann für Texte ein Inhaltsverzeichnis erstellen. Die üblichen Textbearbeitungs-Optionen sind natürlich ebenso wie eine vernünftige Auswahl an Fonts auch an Bord, die integrierte Rechtschreibprüfung funktioniert allerdings nur bei englischen Texten. Dazu lässt Zoho in der Writer-Anwendung die Anpassung der Toolbar zu und bietet über Skins sogar die komplette Individualisierung der Oberfläche. Selbiges fehlt zwar in Zoho Sheet, der Tabellenkalkulation, dafür bietet diese alle gebräuchlichen Formeln und Funktionen sowie eine breite Palette an Diagrammen.
Grundsätzlich verfügen alle Tools von Zoho über eine recht einfache und intuitiv nutzbare Oberfläche, die allerdings über die Anwendungen hinweg alles andere als konsistent ist. Das macht die Nutzung für Anwender, die zwischen den Tools wechseln, unnötig kompliziert, weil immer wieder eine Umorientierung nötig ist.
Import und Export von Dateien in den MS-Office- und OpenOffice-Formaten funktionierte in unserem Test weitgehend problemlos, Formatierungen wurden fast immer einwandfrei beibehalten. Bei Zoho werden die Dokumente auf dem Server gespeichert, wobei im Moment der Speicherplatz noch unlimitiert ist; künftig soll er auf 1 GB beschränkt werden.
Die Zusammenarbeit ist bei den Zoho-Anwendungen ähnlich intuitiv und einfach gelöst wie bei Google: In einem separaten Dialog werden die Mail-Adressen der Mitarbeiter erfasst, welche darauf automatisch eingeladen werden. Dabei lässt sich auch festlegen, welche Rechte die Mitarbeiter im Dokument haben sollen.


Fazit

Alles in allem leisten drei der vier Kandidaten Erstaunliches. Auch wenn die Nutzung allen Bemühungen der Hersteller zum Trotz gewöhnungsbedürftig ist, wird mit den Online-Tools ein für viele Anwendungsfälle durchaus genügender Ersatz zu den fetten Desktop-Clients geboten. Leider werden die Vorteile von Online-Anwendungen wie die zeit- und ortsunabhängige Nutzung oder die Kollaboration nicht von allen Herstellern konsequent umgesetzt.
Enttäuschend ist der Umgang mit der Sicherheit: Abgesehen davon, dass die Dokumente auf Servern des Anbieters gespeichert werden (was sicher nicht für jeden Inhalt erwünscht, aber für die Nutzung der Vorteile wohl unumgänglich ist), sündigen die Anbieter auch bei der Datenübertragung, die bei keinem Testkandidaten über abgesicherte Leitungen (beispielsweise mit dem HTTPS-Protokoll) läuft.
Katastrophal ist schliesslich, dass während unserer Testphase die Anwendungen von gleich zwei Anbietern teilweise oder sogar komplett unerreichbar waren. Das ist für Online-Software schlicht nicht akzeptabel, auch wenn sie als Beta deklariert und kostenlos verfügbar ist.


Testsieger: Thinkfree Office

Stehen die Kompatibilität zu Microsoft Office und der Feature-Reichtum im Vordergrund, kann es in unserem Test nur einen Sieger geben: Thinkfree Office. Der Testsieger vermag auch in Sachen Tempo und Verfügbarkeit zu überzeugen. Kleinere Abstriche etwa im Vergleich zu Google gibt es hingegen bei der Collaboration, die nicht ganz so elegant gelöst ist. Eine gute Leistung und einen grossen Feature-Reichtum können wir auch Zoho mit seiner Office Suite bescheinigen; der Anbieter kann darüberhinaus mit dem umfangreichsten Produkt-Portfolio für alle möglichen Anwendungsgebiete aufwarten kann. Googles Text & Tabellen hat seine Stärken klar in der Online-Zusammenarbeit, kann mit den Vorplazierten in Sachen Features und Kompatibilität aber nicht ganz mithalten. Das Schlusslicht macht Ajax13, dessen Anwendungen teils nicht verfügbar waren und bei dem man sich fragt, wo der Sinn einer Online-Anwendung liegt, wenn die Dateien nur lokal gespeichert werden können. Da wäre der Anwender auf der Suche nach einer kostenlosen Office-Suite mit OpenOffice bestimmt besser bedient.





Kostenlose Online-Office-Suiten im Überblick


Testumgebung

Wir haben die Online-Offices mit einem Asus-Notebook des Typs F3JP mit Core-2-Duo-Prozessor, 2 GB RAM und 17-Zoll-Widescreen-Display getestet. Die Internet-Verbindung wurde durch ein WLAN nach 802.11g sichergestellt. Als Test-Browser kam Firefox 2.0.0.3 zum Einsatz.




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