Beim Output liegt manches im argen. Zwar liefern sich technologische Fortschritte punkto Auflösung, Druckgeschwindigkeit und Multifunktionalität von Druckern, Faxgeräten und Scannern eine schier unerbittliche Hetzjagd, beim Einsatz der Output-Wunder im Unternehmen hat sich in den letzten fünfzehn Jahren aber wenig geändert, vor allem nicht in grösseren Umgebungen.
«Viele Grossunternehmen betrachten die verschiedenen Output-Disziplinen getrennt, und für jeden Teilbereich gibt es separate Ausschreibungen», weiss Remo Vettiger, Managing Partner beim Document- und Output-Management-Spezialisten Valueplus, zu berichten (www.valueplus.ch). Nach einer unerlässlichen Bestandesanalyse steht bei seiner Beratungstätigkeit deshalb die Konvergenz im Vordergrund: «Der erste Hosenlupf ist immer, die Themen Kopieren, Drucken und Fax zusammenzubringen. Die Drucker sind meist Sache der IT, verantwortlich ist der CIO. Für Kopierer und Faxgeräte dagegen ist die Abteilung ‹Dienste› oder schlicht der Büromaterialeinkauf zuständig. Letzten Endes ist ja alles das Gleiche – aber die Kostenblöcke sind im ganzen Unternehmen verteilt, und niemand hat den Überblick.»
Marktübersicht Printing-Services
Für Vettiger stimmt deshalb auch das Argument der Hersteller, die sich in letzter Zeit vermehrt als Generalunternehmer für das ganze Output-Wesen anbieten: Das typische Unternehmen hat heute keine Ahnung, was drucken, kopieren und faxen insgesamt überhaupt kosten. «Analysten wie die Gartner Group sprechen von 10 Prozent des IT-Budgets – das ist aber etwas akademisch und schwierig nachzuvollziehen. In den Benchmarks bei unseren Kunden haben wir herausgefunden, dass vor der Reorganisation für den dezentralen Output mit direkten Kosten von 800 bis 1000 Franken pro PC-Client und Jahr zu rechnen ist.»
Die Sparmöglichkeiten sind laut Vettiger erheblich: «Mit einer Optimierung des Output-Wesens spart man sicher mehr als 20 Prozent, das würde ich bei jedem Kunden unterschreiben. Meistens sind es sogar um die 30 Prozent.»
Eines der wichtigsten Elemente der Output-Optimierung ist die Standardisierung der Infrastruktur. Einige wenige Gerätetypen, bedarfsgerecht eingesetzt, sind einfacher und billiger zu unterhalten als ein übermässig vielfältiger, mit allerlei Exoten durchsetzter Gerätepark – das gilt nicht zuletzt für den Kauf und die Bewirtschaftung des Verbrauchsmaterials im laufenden Betrieb.
Gleichzeitig mit der Vereinheitlichung, so Vettiger, soll auch Nutzen aus der Konvergenz der Technologien gezogen werden. «Das heisst aber nicht, dass man nur noch Multifunktionsgeräte kauft.» Vielmehr kommt es darauf an, welche Bedürfnisse sich aus den Businessprozessen, der Infrastrukturstrategie und der Arbeitsweise der einzelnen Mitarbeiter ergeben: «Nicht nur betriebswirtschaftliche und technologische Aspekte spielen eine Rolle, sondern auch soziale: Wichtig ist, wie die Leute am besten arbeiten – letztlich geht es um eine möglichst hohe Produktivität.»
Im Schnitt rechnet Vettiger mit einem Gerät pro 5 bis 10 Mitarbeiter. «Wichtig bei der Auswahl und Positionierung der Infrastruktur: Was der Benutzer am meisten braucht, sollte am nächsten beim Arbeitsplatz zu finden sein. Weniger oft benötigte Funktionen können in zentralen, entfernter plazierten Geräten zusammengefasst werden.»
Der Einzelplatzdrucker hat damit fast, aber nicht ganz ausgedient: «Im Grundsatz stimmt es, dass ein Arbeitsplatzdrucker zu teuer kommt. Auch hier geht es aber in erster Linie um die Businessprozesse, sicher nicht um Hierarchien – oft heisst es, der Chef brauche einen eigenen Drucker, obwohl eigentlich die Sekretärin alles ausdruckt. Auf der anderen Seite kann ein Anwalt durchaus einen berechtigten Anspruch auf den eigenen Drucker haben, damit nicht vertrauliche Kundendokumente auf dem Gemeinschaftsgerät im Gang ausgegeben werden.»
Auch die komplette Auslagerung des gesamten Output-Wesens ist vor allem in Grossunternehmen ein aktuelles Thema. «Outsourcing liegt im Trend», meint Vettiger, «die Unternehmen wollen einen Generalunternehmer für alles, was mit Output zu tun hat. Das ist eine vernünftige Idee: Man hat nur noch einen Ansprechpartner – Output ist ja nicht gerade in der Top-Five-Liste der CIOs und sollte deshalb möglichst einfach zu handhaben sein.» Vettiger warnt aber davor, die Kontrolle völlig aus der Hand zu geben: «Das Monitoring und Controlling sollte man im Sinn einer herstellerunabhängigen Datenwahrheit unbedingt im eigenen Haus behalten. Das ist keine Frage des Vertrauens, sondern der Strategie – ein Unternehmen muss ja wissen, wo das Geld hingeht, gegebenenfalls rasch Entscheidungen treffen und dabei unabhängig bleiben.»
Vettigers Firma Valueplus betreut vor allem Grosskunden ab 500 Arbeitsplätzen. Kleinen und mittleren Unternehmen rät er aber zu einem ähnlichen Vorgehen: Auch hier steht eine Bestandes- und Bedarfsanalyse am Beginn; Standardisierung und Konvergenz sind die Mittel zur Optimierung. Im Gegensatz zum Grossunternehmen hat das KMU aber oft schon einen einheitlichen Ansprechpartner für alle IT-Belange, typischerweise einen Fachhändler oder VAR, und der kann auch für den Output zuständig sein. Valueplus bildet zu diesem Zweck Händler in Output-Belangen aus – Vettiger nennt zum Beispiel die Bürofachgeschäfte Büro Schaller (Lenzburg), Pius Schäfer (St. Gallen) und Copytech (Lyss) – und bietet Tools an, mit denen das KMU, unterstützt durch den VAR, ein Self-Assessment seiner Output-Strategie durchführen kann. Valueplus empfiehlt dieses Vorgehen für KMU als Alternative für eine Beratung.
Sun Microsystems hat weltweit das gesamte Output-Management an Xerox ausgelagert. Die Schweiz gehört zu einem der ersten Ländern, in denen das Konzept umgesetzt wurde – seit drei Monaten bewirtschaftet Xerox hierzulande sämtliche Drucker, Kopierer
und Faxgeräte der verschiedenen
Sun-Standorte. Wir haben den Schweizer Sun-Chef Andreas Knöpfli gebeten, das Projekt und die ersten Erfahrungen kurz zu beschreiben. Hier die Anworten:
Motivation und Vorgehen
Sun hat sich für einen einzigen Dienstleister entschieden, um die Kosten reduzieren, Skaleneffekte nutzen sowie die Effizienz und Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöhen zu können. Für die Implementierung der veränderten Dienstleistungsstruktur nutzten wir unsere interne Sigma-Methode. Grundsätzlich handelt es sich um einen globalen Vertrag, der jedoch lokale Besonderheiten berücksichtigt, sofern das geboten ist. Nach und nach wird er in weiteren Ländern implementiert.
Situation vor der Optimierung
Vor dieser Entscheidung hatte Sun Verträge mit einer grossen Zahl von Einzelunternehmen, was zu einem erheblichen administrativen Aufwand allein für die Rechnungsbearbeitung führte. Ausserdem waren die Dienstleistungen quer durch das Unter-nehmen fragmentiert und nicht immer konsistent. Die Nutzung der verschiedenen Geräte erwies sich ebenfalls als wenig optimal.
Bei Sun sind viele Geräte von unterschiedlichen Herstellen im Einsatz, wobei die Mehrzahl bereits Xerox-Produkte waren. In die neue Vereinbarung sind alle Systeme unabhängig vom Hersteller eingebunden. Nach Ablauf der Vertrags- oder Lebensdauer werden alte Systeme durch Xerox-Produkte ersetzt.
Umfang der Outsourcing-Lösung
Die neue, von Xerox offerierte Lösung deckt folgende Punkte ab:
• Managed Services (Sun ist nicht Eigentümerin der Geräte)
• Bestandsoptimierung
(durch Lifecycle-Management)
• proaktives Service-Management zur Früherkennung von Störungen (Kontrolle via Call Center)
• Bewirtschaftung der Verbrauchsmaterialien
• Konsolidierung der Zulieferer und der Rechnungsstellung
Im Zentrum der neuen Lösung stehen die Abrechnung nach tatsächlicher Nutzung mit einem Festpreis pro Ausdruck, Kosteneinsparungen durch bessere Nutzung der einzelnen Geräte, Konsolidierung des Geräteparks und proaktives Gerätemanagement sowie umfassende Online-Berichte über die Verwendung der Output-Flotte.
Situation Schweiz
In der Schweiz sind alle Sun-Standorte in diese Vereinbarung eingebunden. Es geht dabei um mehr als 50 Netzwerkdrucker, über ein Dutzend Kopierer und mehrere Dutzend Faxgeräte. Dabei ist niemand von Xerox fest bei Sun «installiert», sondern der Einsatz erfolgt bedarfsweise. Bei der genannten Anzahl der Geräte ist das die wirtschaftlichste Lösung.
Erste Erfahrungen
Der Service für Drucker, Kopierer und Faxgeräte wird über eine zentrale Stelle koordiniert. Der Standardservice läuft gut; wir konnten bereits Einsparungen im zweistelligen Prozentbereich erzielen. Die Erfahrungen sind insgesamt positiv. Das Fazit: Durch den weltweit gültigen Vertrag mit Xerox sind Verwaltung und Support jetzt zentralisiert. Das hat in jeder Hinsicht zur Optimierung des Output-Managements geführt und – auch durch Konsolidierung vieler auf einen Dienstleister – die Kosten reduziert.
On-Demand-Abrechnungsmodelle, bei denen der Kunde keinen Drucker mehr kauft, sondern in bestimmten Intervallen einen volumenabhängigen Betrag für Hardware-Leasing, Verbrauchsmaterial und Serviceleistungen zahlt, sind attraktiv. Wie unsere Marktübersicht zeigt, werden sie bisher aber vor allem für Grosskunden angeboten.
KMU verkehren im allgemeinen ohnehin nicht direkt mit dem Hersteller, sondern über einen Fachhändler, der oft als Generalunternehmer die gesamte IT des KMU-Kunden betreut. Über den Fachhandelskanal wird aber auch heute noch vorwiegend verkauft, allenfalls mit Unterstützung von Finanzinstituten geleast.
Oki hält für seine Fachhandelspartner seit einigen Monaten ein Clickcharge-Tool bereit, das die Berechnung eines exakten Seitenpreises für händlerseitige On-Demand-Businessmodelle ermöglicht. Einer der ersten Oki-Händler in der Schweiz, der seinen Kunden die Clickcharge-Abrechnung anbietet, ist das IT-Kompetenz- und Dienstleistungscenter «it center» in Therwil (www.itfuerkmu.ch). Die Firma besteht seit 8 Jahren, beschäftigt heute 9 Mitarbeiter und bedient KMU-Kunden mit bis zu 50 Arbeitsplätzen als einheitlicher Ansprechpartner für IT und Telefonie von der Gebäudeverkabelung bis zur ERP-Software.
Geschäftsführer Reto Dellenbach: «Printer-Kalkulationstools haben wir schon immer gekannt, aber sie waren früher ziemlich teuer. Oki offeriert das Clickcharge-Tool gratis – es dient uns als Händler dazu, einen genauen Seitenpreis zu berechnen. Damit sind dann verschiedene Businessmodelle möglich, zum Beispiel ein reines Mietmodell.»
Bei Kunden, die am Clickcharge-Modell interessiert sind, geht das «it-center» so vor: Mit dem Clickcharge-Tool werden zunächst 5 bis 10 typische Dokumente des Kunden im JPG- oder BMP-Format eingelesen; das Tool berechnet daraus die durchschnittliche Deckung in den vier Druckfarben und damit den zu erwartenden Verbrauch an Toner und anderem Verbrauchsmaterial. Zusammen mit den Angaben des Kunden, wieviele Prints von welcher Art pro Monat gedruckt werden, ergibt sich so ein durchschnittlicher Seitenpreis. Zusammen mit dem Druckertyp, dem Leasingfaktor und der Vertragsdauer errechnet das Tool daraus die Monatsmiete.
Die Crux, so Dellenbach, liegt nicht in der Technik, sondern beim Verbrauch: «Ein Kunde sagte zu Beginn, er werde wohl etwa 3000 Farbprints pro Jahr drucken. Nach vier Monaten liegt er nun bei 45'000 Seiten und hat schon den dritten Tonersatz nachbestellt. Der Appetit kommt mit dem Essen: Sobald ein Farblaser herumsteht, hat jeder das Gefühl, er müsse farbig drucken.» Es liegt auf der Hand, dass das «it center» daher keinen, allgemeingültigen Fixpreis pro Seite vereinbaren kann. Jeweils nach drei Monaten werden die automatisch übermittelten Printer-Statistiken ausgewertet, und wenn die Nutzung mehr als 10 Prozent vom ursprünglichen Seitenpreis abweicht, wird dieser nach Rücksprache mit dem Kunden neu angepasst.
Obwohl das Clickcharge-Modell bei verschiedenen Farblaser-Linien von Oki genutzt werden kann, bietet das «it center» es derzeit nur für die Spitzenmodelle der 9000er-Serie an. Der Grund: Der Seitenpreis liegt bei den schnellen, grossen Modellen aufgrund des grösseren Tonervorrats wesentlich tiefer als bei kleineren Geräten. Die Unterschiede sind frappant. Ein schwarzweisses Word-Dokument zum Beispiel kostetauf einem C9000 V2etwa
27 Rappen, beim kleineren C7000 sind es 32. Bei den Farbprints, beispielsweise bei einer vollflächig farbigen Powerpoint-Seite, sind es 35 versus 74 Rappen; auf dem 7000er kostet ein Ausdruck also mehr als das Doppelte.»
Das «it center» bietet das Clickcharge-Konzept seit August 2004 an. Als Anwender dieses Tools nennt Reto Dellenbach die Liestaler Gebro Pharma. Dort steht jetzt ein 9000er-Printer für 16 Arbeitsplätze. Bis Ende Jahr erwartet das «it center» weitere Kunden – «das ist durchaus realistisch, wir erkennen ein echtes Kundeninteresse. Chancen sehe ich vor allem im mittleren Segment und in Branchen, die im Moment wirtschaftlich zu kämpfen haben – solche Kunden können sich damit ohne grosse Investition einen Farblaser leisten. Unter dem Strich erhalten sie einen günstigeren Seitenpreis als beim Kauf eines billigeren Druckers.»
